Вопрос о необходимости ведения трудовых книжек для работников, нанимаемых индивидуальными предпринимателями (ИП), актуален уже несколько лет. В 2020 году в Беларуси произошли существенные изменения, которые освободили физических лиц‑нанимателей от этой обязанности. Ниже подробно рассмотрим, что именно изменилось, в каких случаях трудовая книжка всё ещё требуется, какие риски могут возникнуть при её отсутствии и как ИП может минимизировать возможные последствия.

Нормативная база: что изменилось в 2020 году

• Постановление Минтруда и соцзащиты от № 1 внесло поправки в ранее действующее Постановление № 40 от «О трудовых книжках».
• Согласно пункту 2 данного постановления физические лица, нанимающие работников (в т.ч; индивидуальные предприниматели), не обязаны заполнять и вести трудовые книжки.
• Изменения вступили в силу 28 января 2020 года. С этой даты ведение трудовых книжек нанимателями‑физическими лицами в отношении наёмных работников не осуществляется.
• Для работников, принятых на работу до , трудовые книжки должны были быть выданы не позднее с записью о прекращении заполнения в связи с вступлением в силу Закона от № 219‑З «Об изменении законов».

Таким образом, с февраля 2020 года ИП больше не несут юридической ответственности за отсутствие трудовой книжки у сотрудника, принятого после этой даты.

Когда трудовая книжка всё ещё может потребоваться

Работники, принятые до

Если сотрудник начал работать у ИП до указанной даты, предприниматель был обязан выдать ему трудовую книжку не позднее конца февраля 2020 года. Если этого не произошло, работник может потребовать:

• выдачу трудовой книжки (с записью о периоде работы);
• компенсацию в виде среднего заработка за задержку выдачи (ст. 234 ТК РБ).

Однако, как указывает ФСЗН в ответе на запрос от работника, устроившегося в 2022 году, выплата среднего заработка за задержку трудовой книжки не полагается, поскольку после обязанность по её выдаче отсутствует.

Электронная трудовая книжка

На момент 2026 года в Беларуси функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК), доступная через портал «Единый государственный портал электронных услуг». ИП могут voluntarily вносить сведения о работе сотрудника в ЭТК, но это не является обязательным требованием.

Какие риски остаются у ИП при отсутствии трудовой книжки

Хотя отсутствие трудовой книжки само по себе не влечёт штрафов, нанимать работников без надлежащего оформления связано с другими видами ответственности:

Налоговые и страховые риски

• Неуплата страховых взносов в ФСЗН и Пенсионный фонд.
• Неудержание и неперечисление НДФЛ (13 %).
• В случае выявления налоговой инспекцией – доначисление налогов, пени и штрафы (до 20 % от суммы недоимки);

Трудовая инспекция и Генпрокуратура

• С февраля 2024 года Генпрокуратура активно участвует в выявлении неоформленных трудовых отношений.
• При обнаружении факта неофициального трудоустройства могут быть применены меры по ст. 18.1 КоАП РБ (нарушение трудового законодательства) – штраф от 10 до 30 базовых величин.
• Отсутствие трудового договора усложняет защиту прав работника в случае спора (например, при увольнении, травме или невыплате заработной платы).

Репутационные и операционные последствия

• Сложность привлечения квалифицированных кадров – многие специалисты предпочитают официальное оформление.
• Риски при проверках контрагентов и банков (требование подтверждения легальности трудовых отношений).
• В случае судебного спора отсутствие документального подтверждения стажа работы может негативно сказаться на выплате пособий по нетрудоспособности, пенсии и т.д.

Как ИП должен оформлять отношения с работником, чтобы минимизировать риски

1. Заключить письменный трудовой договор (или договор подряда/ГПХ, если характер работы это позволяет). Договор должен содержать:
   • должность, функции, место работы;
   • размер и порядок оплаты труда;
   • режим работы и время отдыха;
   • условия отпуска и больничных;
   • порядок расторжения договора.
2. Оформить приказы о приёме, переводе и увольнении (хотя для ИП это не обязательно по закону, но желательно для внутренней документации).
3. Уплачивать все обязательные налоги и взносы в срок:
   • НДФЛ (13 %);
   • страховые взносы в ФСЗН (около 29 % от фонда оплаты труда);
   • взносы в Белгосстрах (если требуется по виду деятельности).
4. Вести учёт выплат (ведомости, платёжные ведомости, выписки из банка).
5. При желании – вносить сведения в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале ЕГПУ. Это повысит прозрачность отношений и упростит будущее подтверждение стажа.
6. Сохранять копии всех документов (договоры, приказы, расчётные листы) не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности (как требует архивное законодательство).

Практические рекомендации и образец действий

Приём нового работника (после )

1. Подготовить проект трудового договора (можно использовать типовой образец, адаптировав под специфику деятельности).
2. Провести собеседование, согласовать условия.
3. Подписать договор обеими сторонами.
4. Известить налоговую инспекцию о приёме на работу (если требуется по виду деятельности – например, при работе с НДС).
5. Начиная с первого дня работы, удерживать и перечислять НДФЛ и страховые взносы.
6. При желании – внести запись в ЭТК.

Увольнение работника

1. Составить приказ об увольнении (с указанием причины и даты).
2. Произвести окончательный расчёт (заработная плата, компенсация за отпуск, иные выплаты).
3. Выдать справку о доходах и о периодах работы (по требованию работника).
4. При наличии электронной трудовой книжки – подтвердить запись об увольнении в системе.

Что делать, если трудовая книжка не была выдана сотруднику, принятому до

• Немедленно оформить и выдать трудовую книжку (если она всё ещё не выдана).
• Внести записи о всех периодах работы у данного ИП.
• При невозможности выдать бумажную книжку – предоставить справку о стаже и предложить оформить электронную трудовую книжку.
• Если работник требует компенсацию за задержку, оценить основания: после такая компенсация не положена, но за период до этой даты может потребоваться выплата среднего заработка за каждый день задержки (ст. 234 ТК РБ).

С 28 января 2020 года индивидуальные предприниматели в Беларуси не обязаны заполнять и вести трудовые книжки для своих работников. Это освобождает их от прямой ответственности за отсутствие такого документа, однако не освобождает от других обязательных требований трудового и налогового законодательства.

Основные риски при неоформлении трудовых отношений связаны с:

• неуплатой налогов и страховых взносов;
• возможными штрафами со стороны налоговой и трудовой инспекций;
• осложнением защиты прав работника и репутационными потерями.

Для минимизации рисков ИП рекомендуется:

1. Заключать письменные трудовые договоры с чётким указанием всех условий.
2. Регулярно уплачивать все обязательные налоги и взносы.
3. Вести документальный учёт приёма, выплат и увольнения сотрудников.
4. При желании использовать электронную трудовую книжку как дополнительный инструмент подтверждения стажа.
5. Соблюдать сроки выплаты заработной платы и предоставлять справки о доходах по требованию работника.

Соблюдение этих простых, но важных правил позволит предпринимателю сосредоточиться на развитии бизнеса, избегая неприятных сюрпризов со стороны контролирующих органов и обеспечивая надёжную защиту прав своих сотрудников.

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (Контур‑Экстерн, neg.by, moedelo.org) и актуального законодательства Республики Беларусь на май 2026 года.