Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты приема, перевода, увольнения, а также информация о полученных квалификационных аттестациях, премиях и иных событиях, связанных с трудом.

Почему может потребоваться отмена трудовой книжки?

Отмена (аннулирование) трудовой книжки применяется в следующих случаях:

1. Ошибка в записях. Неправильные даты, неверно указанные должности, отсутствие подписи работодателя.
2. Утрата или повреждение. Книга полностью уничтожена, сильно испорчена или утеряна.
3. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период, и многие организации переводят сотрудников на электронный формат.
4. Смена формы трудового учета. При реорганизации предприятия, слиянии или разделении компаний может потребоваться закрыть старую книжку.
5. Юридические причины. Судебные решения, признание недействительности записей.

Порядок отмены трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Для аннулирования бумажной трудовой книжки необходимо выполнить следующие шаги:

• Обратиться в отдел кадров или управление персоналом организации, где была оформлена последняя запись.
• Подать письменное заявление «Об отмене (аннулировании) трудовой книжки». В заявлении указываются:
  • ФИО работника;
  • Табельный номер (если есть);
  • Причина отмены;
  • Дата и подпись работника.
• Предоставить оригинал трудовой книжки.
• Получить от работодателя акт об аннулировании книжки, в котором фиксируется, что все записи в ней признаны недействительными.
• Сдать аннулированную книжку в отдел кадров для последующего уничтожения или передачи в архив.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в системе «Госуслуги» и управляется через портал «Электронный кабинет работодателя». Процедура отмены выглядит так:

1. Войти в личный кабинет работодателя на портале Госуслуги.
2. Выбрать раздел «Трудовые книжки» → «Управление электронными трудовыми книжками».
3. Найти запись сотрудника, которую требуется аннулировать.
4. Нажать кнопку «Отменить запись» и указать причину (ошибка, переоформление и т.п.);
5. Подтвердить действие с помощью ЭЦП (электронной подписи) руководителя организации.
6. Сформировать и сохранить акт об отмене, который автоматически отправляется в Фонд социального страхования (ФСС).

Необходимые документы

Последствия отмены трудовой книжки

• Все записи в аннулированной книжке считаются недействительными и не учитываются при расчёте трудового стажа.
• Работнику необходимо оформить новую трудовую книжку (бумажную) или получить доступ к своей ЭТК.
• Если отмена произведена из‑за ошибки, в новой книжке (или в ЭТК) вносятся корректные данные, что сохраняет правовой статус работника.
• Отмена не влияет на выплаты, начисленные ранее, но может потребовать пересчёта при последующей проверке.

Переход к электронным трудовым книжкам

С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению Электронных трудовых книжек (ЭТК). Основные преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска утери или повреждения.
• Автоматическое обновление записей в реальном времени.
• Упрощённый доступ работодателя и сотрудника через портал «Госуслуги».
• Сокращение бумажного документооборота.

Если ваша организация ещё не перешла на ЭТК, рекомендуется обсудить этот вопрос с руководством, так как в дальнейшем бумажные книжки могут стать редкостью.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отменить трудовую книжку без согласия работодателя?

Нет. Аннулирование требует подписи работодателя (в бумажном виде) или подтверждения через ЭЦП в системе ЭТК; Без этого действие считается недействительным.

Сколько времени занимает процесс отмены?

В большинстве случаев процесс завершается в течение 5–10 рабочих дней после подачи всех необходимых документов.

Что делать, если работодатель отказывается подписать акт об отмене?

В таком случае работнику следует обратиться в Трудовую инспекцию по месту работы; Инспектор проверит законность отказа и при необходимости вынесет предписание работодателю.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе на ЭТК работнику выдается доступ к электронной версии, а бумажная книжка может быть сохранена в архиве организации. Однако в официальных расчётах приоритет имеет запись в ЭТК.

Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Если книжка утеряна, необходимо:

1. Составить заявление о потере.
2. Получить справку от работодателя о трудовом стаже.
3. Обратиться в отдел кадров с просьбой оформить новую книжку и перенести в неё все корректные записи.

Полезные ссылки и ресурсы

• Госуслуги – портал электронных государственных услуг
• Министерство труда и социальной защиты РФ
• Фонд социального страхования (ФСС)
• Российская трудовая инспекция