Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому требования к ее ведению строго регламентированы законом; Но что делать, если кадровик или бухгалтер допустил ошибку? Можно ли отменить внесенную запись и как это сделать правильно? Давайте разберем эти вопросы подробно, опираясь на актуальные требования законодательства.
Допускаеться ли отмена записей законом?
Ответ однозначный: да, отменить или исправить ошибочную запись можно и нужно. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан поддерживать трудовую книжку работника в актуальном состоянии. Если внесена неверная, неточная или признанная недействительной запись (например, об увольнении, которое потом отменил суд, или о строгом выговоре), работодатель обязан скорректировать данные.
Однако следует помнить главное правило: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» категорически запрещено зачеркивать неверные записи. Зачеркивание допускается только на ьном листе (при изменении Ф.И.О. или даты рождения). В остальных разделах ошибочная информация не уничтожается, а аннулируется путем признания ее недействительной.
Основные случаи для отмены записи
Необходимость отменить запись может возникнуть в самых разных ситуациях. Наиболее частые из них:
- Отмена записи об увольнении: работник был восстановлен на работе по решению суда или трудовой инспекции, либо сам работодатель отменил приказ об увольнении.
- Отмена дисциплинарного взыскания: Минтруд в своем письме от № 14-6/ООГ-208 напомнил, что записи о строгом выговоре в трудовую книжку вноситься не должны (ст. 66 ТК РФ позволяет вносить только сведения о награждениях). Если такая запись была внесена ошибочно, ее необходимо отменить.
- Неверное переименование организации: Роструд разъясняет, что если наименование работодателя внесено неверно, запись о переименовании также подлежит отмене и исправлению.
- Технические ошибки и опечатки: неверные даты, должности, номера приказов.
Как правильно отменить запись в бумажной трудовой книжке
Порядок исправлений регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225). Чтобы отменить ошибочную запись, необходимо:
Пошаговая инструкция
- Открыть нужный раздел: после последней записи в разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о награждениях»).
- Присвоить порядковый номер: в первой графе ставится следующий порядковый номер записи.
- Указать дату: во второй графе проставляется дата внесения исправляющей записи (текущая дата).
- Признать запись недействительной: в третьей графе (сведения о работе) необходимо написать: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Внести верные данные: сразу после слов о недействительности (в той же третьей графе) вносится правильная запись. Если же запись нужно просто отменить (например, при восстановлении на работе), пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «…восстановлен в прежней должности».
- Указать основание: в четвертой графе указывается реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится исправление. Если работник восстановлен судом — указываются реквизиты решения суда.
Пример отмены записи об увольнении
Предположим, запись № 15 об увольнении работника признана недействительной решением суда. Отмена будет выглядеть так:
16 | | Запись за номером 15 недействительна, восстановлен на прежней работе. | Приказ от № 45-к
Отмена записей в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С введением электронных трудовых книжек процедура исправления и отмены записей приобрела новые особенности. В ЭТК нельзя просто взять и стереть старые данные — они хранятся в системе Социального фонда России (СФР).
Исправление или отмена записи в электронной трудовой книжке происходит путем подачи работодателем корректирующей формы СЗВ-ТД. В этой форме указываются сведения о том, какая именно запись признается недействительной, и при необходимости вносятся правильные данные. Таким образом, сохраняется история всех изменений, и работник видит, что прежняя запись отменена.
Важные нюансы
- Если нужно отменить две (или более) подряд идущие ошибочные записи, аннулировать нужно каждую из них отдельной строкой. Нельзя объединить отмену двух записей в одну.
- Исправлять записи имеет право только работодатель, который их внес, либо текущий работодатель на основании официального документа от предыдущего.
- Все слова в графе 3 должны быть написаны разборчиво, без сокращений (нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
Отменить ошибочную запись в трудовой книжке не только можно, но и необходимо. Главное — строго соблюдать установленный порядок: не зачеркивать неверные данные в разделах о работе и награждениях, а признавать их недействительными с внесением новой правильной записи. Это позволит избежать проблем для работника при подсчете стажа или оформлении пенсии, а работодателя убережет от штрафов со стороны трудовой инспекции.