Отметка о приёме на работу – один из самых важных элементов трудовой книжки. Она подтверждает факт начала трудовых отношений, фиксирует дату, должность, структурное подразделение и основания трудового договора. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 435‑ФЗ «О трудовых книжках», приказы Минтруда и соцзащиты РФ).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (обязанность работодателя вести трудовую книжку).
• Федеральный закон № 435‑ФЗ от «О трудовых книжках» – регламентирует порядок заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 697н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» – содержит образцы записей и требования к оформлению.
• Постановление Правительства РФ № 225 от (в ред. от ) – уточняет порядок внесения изменений в трудовую книжку при приёме, переводе и увольнении.

Подготовка документов

Перед тем как внести запись, убедитесь, что у вас есть следующие документы:

1. Трудовая книжка сотрудника (оригинал).
2. Трудовой договор (или его копия) – подтверждает должность, дату начала работы и условия труда.
3. Приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная утверждённая организацией форма).
4. Паспорт сотрудника (для сверки личных данных).
5. СНИЛС (при необходимости – для проверки соответствия данных в трудовой книжке и в индивидуальном лицевом счёте).

Пошаговая инструкция по внесению отметки

Проверка данных

• Сверьте ФИО, дату рождения и серию/номер паспорта в трудовой книжке с данными в паспорте и трудовом договоре.
• Убедитесь, что в книжке нет предыдущих записей о приёме на данное место работы (если такие есть – они должны быть аннулированы согласно п. 5 приказа № 697н).

Формулировка записи

Согласно образцу, утверждённому приказом № 697н, запись о приёме на работу имеет следующий вид:

Принят на работу с «__» __________ 20__ г. в качестве наименования должности в наименование структурного подразделения (или без указания подразделения, если оно не предусмотрено штатным расписанием). Основание: приказ № ___ от «__» __________ 20__ г. о приёме на работу.

Внесение записи в трудовую книжку

1. Откройте трудовую книжку на странице, предназначенной для записи о приёме (обычно это первая чистая страница после личных данных).
2. С помощью шариковой ручки чёрного или синего цвета (не гелевой, не цветной) аккуратно запишите текст, соблюдая межстрочный интервал и поля, указанные в образце.
3. После текста поставьте подпись уполномоченного лица (директор, руководитель кадровой службы или иное лицо, уполномоченное приказом по личному составу) и расшифровку подписи (ФИО, должность).
4. Поставьте печать организации (круглую, если она есть). Если организация не имеет печати, подпись уполномоченного лица считается достаточной (п. 4 приказа № 697н).
5. Запишите дату внесения записи (обычно совпадает с датой приказа).

Проверка и хранение

• Проверьте читаемость записи, отсутствие помарок и исправлений. Если ошибка допущена, исправьте её согласно п. 6 приказа № 697н: проведите две параллельные линии через ошибочный текст, напишите исправление выше, укажите «Исправлено верно», подпись и дату.
• После внесения записи трудовую книжку следует вернуть сотруднику под расписку или хранить в личном деле работника в соответствии с внутренними нормами организации.

Пример записи

Принят на работу с «15» мая 2026 г. в качестве инженера‑программиста в отдел разработки программного обеспечения. Основание: приказ № 123 от «10» мая 2026 г. о приёме на работу.

Подпись: __________________ /Иванов И.И./

М.П.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная дата – всегда указывайте день, месяц прописью и год полностью (например, «15» мая 2026 г.).
• Отсутствие указания основания – без номера и даты приказа запись считается неполной.
• Использование неподходящей ручки – гелевые или цветные чернила могут стираться; используйте только чёрную или синюю пасту.
• Нечитаемый почерк – старайтесь писать разборчиво, иначе запись может быть признана недействительной при проверке.
• Отсутствие печати или подписи – если организация не использует печать, подпись уполномоченного лица обязательна.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли внести запись о приёме на работу электронным способом?

Нет. Трудовая книжка является документом на бумажном носителе; электронное заполнение не допускается (п. 2 приказа № 697н).

Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку?

Сначала выдаётся дубликат трудовой книжки (по заявлению сотрудника и при наличии подтверждающих документов); Затем в дубликате вносится запись о приёме на работу на основании приказа и трудового договора.

Нужно ли ставить отметку о приёме, если работник оформлен по договору ГПХ?

Нет. Отметка о приёме делается только при заключении трудового договора. По гражданско‑правовым договорам трудовая книжка не ведётся.

Можно ли исправить запись, если допущена опечатка в фамилии?

Да, исправление производится согласно п. 6 приказа № 697н: две параллельные линии через ошибочный текст, исправление выше, подпись уполномоченного лица и дата исправления.

Правильное внесение отметки о приёме на работу в трудовую книжку – это не только формальность, но и гарантия защиты прав сотрудника и соблюдения законодательных требований работодателем. Следуя представленной инструкции, вы избежите типичных ошибок, обеспечите корректность документации и сможете уверенно проходить любые проверки государственных органов труда и социальной защиты.

Удачной работы и аккуратного ведения трудовых книжек!