Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. При увольнении работника она должна быть выдана в течение рабочего дня увольнения. Если сотрудник не может забрать книгу лично, работодателю необходимо отправить её по почте. Ниже приведены подробные инструкции, сроки, юридические требования и рекомендации по правильному оформлению всех документов.
Что такое отправка трудовой книжки по почте?
Отправка трудовой книжки – это пересылка оригинала документа работодателем в адрес бывшего сотрудника с использованием услуг почтовой службы. Такая практика допускается только в пределах Российской Федерации и только после получения письменного согласия сотрудника.
Юридические основы
- Трудовой кодекс РФ (ст. 122, 123, 124) – устанавливает обязанность работодателя выдавать трудовую книжку.
- Правила 320н «Трудовая книжка» – регламентируют порядок оформления, хранения и передачи трудовой книжки.
- Приказ Минтруда РФ от № 589н – уточняет требования к печати и оформлению записей.
- Статья 3 Закона СССР от № 2261‑1 – запрещает пересылку трудовых книжек за границу.
- Письмо Минтруда от № 19‑1/ООГ‑210 – подтверждает запрет на пересылку за пределы РФ.
Кому и как нужно отправлять?
Трудовую книжку можно отправлять только:
- Внутри РФ (по почте, курьеру, иным способом).
- Только после получения письменного согласия сотрудника.
Если сотрудник отказывается забрать книгу лично, работодателю необходимо:
- Отправить письменное уведомление с просьбой явиться за документом или дать согласие на отправку.
- Получить от сотрудника письменное согласие (подписанное и датированное).
- Сохранить копию согласия в личном деле сотрудника.
Что должно быть в письме‑согласии?
Письмо‑согласие должно содержать:
- ФИО сотрудника и его должность.
- Дата увольнения и дату отправки.
- Адрес, на который будет отправлена книга.
- Подпись сотрудника и печать работодателя (если применимо).
- Указание, что согласие даётся добровольно и без принуждения.
Как оформить отправку в трудовой книжке?
В графе 13 книги учета трудовых книжек необходимо сделать отметку:
- «Трудовая книжка отправлена по почте».
- Указать фактическую дату отправки.
- Номер почтовой квитанции (если отправляете заказным письмом).
После отправки рекомендуется также внести запись о подаче сотрудником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 35 Порядка 320н).
Что делать, если сотрудник не забрал книгу?
- Отправьте письменное уведомление с просьбой явиться за документом;
- Если сотрудник не отвечает, получите письменное согласие на отправку по почте.
- Сохраните копию уведомления и согласия в личном деле.
- Отправьте книгу заказным письмом, указав номер квитанции в графе 13.
Сроки и ответственность
- Трудовая книжка должна быть выдана не позднее дня увольнения.
- При несвоевременной выдаче работодателю грозит материальная и административная ответственность (т. е. штраф).
- Отправка по почте должна быть осуществлена в течение 3–5 рабочих дней после увольнения, но не позднее 10 дней, если сотрудник дал согласие.
Какой вид почты использовать?
- Рекомендуется использовать заказное письмо с подтверждением доставки (почтовый сервис «Почта России»).
- Сохраняйте копию квитанции и подтверждения доставки.
- Не отправляйте трудовую книжку в обычной (незаказной) почте – это может привести к потере документа.
Пример письма‑согласия на отправку трудовой книжки
[Наименование организации]
[Адрес]
[Телефон]
[Дата]
Согласие на отправку трудовой книжки
Я, [ФИО сотрудника], прошу работодателя [Наименование организации] отправить мне трудовую книжку по адресу: [полный адрес получателя] в порядке заказного письма с подтверждением доставки.
Я подтверждаю, что данное согласие даю добровольно и без принуждения.
Подпись: _____________________ Дата: ___________
Что делать, если сотрудник не согласен?
Если сотрудник отказывается давать письменное согласие, работодатель может:
- Отправить книгу в течение 3 рабочих дней после увольнения, если сотрудник не явился за ней.
- Сохранить копию письма‑уведомления в личном деле.
- В случае отказа от получения книги, работодателю необходимо хранить книгу в безопасном месте до истечения 3 лет (срок хранения трудовых книжек).
При увольнении трудовая книжка должна быть выдана сотруднику в течение рабочего дня увольнения. Если это невозможно, работодатель обязан:
- Получить письменное согласие сотрудника.
- Отправить книгу заказным письмом в пределах РФ.
- Записать дату отправки и номер квитанции в графу 13 книги учета трудовых книжек.
- Сохранить копии всех документов (согласие, уведомление, квитанцию).
Соблюдение всех этих требований поможет избежать штрафов и обеспечит правовую чистоту процесса увольнения.