Отправка трудовой книжки по почте – это один из самых частых вопросов, которые возникают у работодателей после увольнения сотрудника․ Правильная подготовка описи вложения и соблюдение всех формальностей позволяют избежать споров, судебных разбирательств и потери времени․

Что такое опись вложения?

Опись вложения – это документ, в котором подробно перечисляются все отправляемые материалы․ В случае трудовой книжки опись должна содержать:

• Наименование отправляемого документа;
• ФИО сотрудника, которому принадлежит документ;
• Дата и место отправки (штемпель почтового отделения);
• Подпись сотрудника, отправляющего, и подпись получателя (если применимо)․

Опись заверяется сотрудниками почтового отделения и служит доказательством факта отправки․

Почему опись обязательна?

Согласно ч․ 1 ст․ 62 Трудового кодекса РФ и Письму Минтруда от  N 14‑2/ООГ‑1347 работодателю необходимо:

1. Получить согласие работника на отправку трудовой книжки;
2. Отправить её ценным письмом с уведомлением о вручении;
3. Составить и заверить опись вложения․

Без описи доказать факт отправки становится затруднительно, что может привести к судебным разбирательствам․

Как правильно оформить опись вложения?

Ниже приведён образец описи вложения для отправки трудовой книжки․

Опись вложения

Оригинал трудовой книжки сотрудника (ФИО: Иванов Иван Иванович) 
Копия приказа об увольнении № 123/2026 от  
Копия справки о заработной плате за период работы
Дата отправки: 
Штамп почтового отделения: 

Подпись отправителя: ___________________ 
Подпись получателя (при наличии): ___________________

В описи обязательно указывайте полное ФИО сотрудника и номер и дату приказа об увольнении․ Это поможет избежать недоразумений при проверке․

Шаги по отправке трудовой книжки

1. Получите письменное согласие работника на отправку трудовой книжки․
   Пример согласия:

   Согласие на отправку трудовой книжки
   
   Я, Иванов Иван Иванович, настоящим даю согласие работодателю ООО «Ромашка» на отправку мне трудовой книжки по почте на адрес: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5․
   Подпись: ___________________
    

2. Составьте письмо с уведомлением о вручении․
   Образец письма:

   Уважаемый Иван Иванович,
   
   В соответствии с вашим согласием, направляем вам трудовую книжку по почте․ Пожалуйста, подтвердите получение письма․
   
   С уважением,
   ООО «Ромашка»
    

3. Заполните опись вложения (см․ образец выше)․
   Важно: опись заверяется сотрудниками почтового отделения․
4. Отправьте письмо ценным письмом с уведомлением о вручении․
   Рекомендация: используйте экспресс‑почту или любого другого оператора с возможностью отслеживания;
5. Сохраните копию всех документов (письмо, опись, подтверждение отправки) в личном деле сотрудника․

Что делать, если работник не получил трудовую книжку?

Если сотрудник не получил документ в течение 30 дней, работодателю необходимо:

• Проверить статус доставки через трек‑номер;
• Если доставка подтверждена, но работник не получил, оформить заявление на возврат трудовой книжки по почте (образец:

  Заявление на возврат трудовой книжки
  
  Я, Иванов Иван Иванович, прошу вернуть мне трудовую книжку, которую я не получил в срок․ 
  Подпись: ___________________
   

  );

• При необходимости – повторно отправить документ, но уже с более надёжным способом (например, курьером)․

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить трудовую книжку без описи?

  Нет․ Без описи доказать факт отправки будет сложно, что может привести к судебному спору․

• Что делать, если работник не дал согласие?

  Трудовая книжка должна быть возвращена в офис работодателя․ При необходимости можно оформить заявление о возврате трудовой книжки по почте․

• Какой вид почтовой связи лучше использовать?

  Рекомендуется ценное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения․ Экспресс‑почта позволяет быстро отслеживать статус доставки․

Соблюдение всех формальностей при отправке трудовой книжки – это не только юридическая обязанность, но и гарантия того, что сотрудник получит документ в надлежащем виде․ Ключевые моменты:

• Получить письменное согласие работника;
• Составить и заверить опись вложения;
• Отправить письмо ценным письмом с уведомлением о вручении;
• Сохранить копии всех документов․

Следуя этим рекомендациям, вы минимизируете риск возникновения споров и обеспечите прозрачность процесса․

С уважением,
Ваш юридический консультант