Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное её оформление при приёме на работу регулируется нормативными актами, в частности Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н (действителен до 1 сентября 2027 г.) и статьёй 66.1 ТК РФ. Ниже представлен пошаговый гайд, актуальный на 2026 год, который поможет кадровикам и руководителям избежать типичных ошибок.

Общие требования к оформлению трудовой книжки

• Формат даты: все даты указываются в виде дд.мм.гггг (например, ).
• Язык заполнения: только русский язык.
• Подписи: каждая запись заверяется подписью работника и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров).
• Печать: ставится печать организации или кадровой службы (при её наличии). Если печать отсутствует, достаточно подписи ответственного лица.
• ьный лист: заполняется один раз при первом выдаче документа и содержит сведения о работнике и работодателе.

Что указывается на ьном листе

1. Фамилия, имя, отчество работника.
2. Дата рождения (дд.мм.гггг).
3. Образование (по документам).
4. Специальность, профессия, квалификация (если есть).
5. Серия и номер трудовой книжки.
6. Дата выдачи трудовой книжки (дд.мм.гггг).
7. Подпись работника.
8. Подпись лица, ответственного за выдачу книжки (кадровик, руководитель отдела кадров).
9. Печать организации (при наличии).

После заполнения ьного листа работник расписывается в графе «Подпись работника», подтверждая достоверность внесённых сведений.

Запись о приёме на работу

Запись о приёме (назначении) вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Согласно Приказу № 320н, порядок заполнения выглядит следующим образом:

Важно: при приёме удалённого (дистанционного) сотрудника запись оформляется по тому же образцу. Указание на удалённый характер работы в трудовой книжке не требуется.

Особенности для разных категорий работников

• Основной работник на полный день: стандартная процедура, сложностей обычно не возникает.
• Внешнее совместительство: в трудовой книжке делается запись о приёме на работу по совместительству в графе 5 (вид работы). При этом основное место работы остаётся unchanged.
• Внутреннее совместительство: аналогично внешнему, но указывается подразделение, в котором выполняется дополнительная работа.
• Вахтовый метод: если работа вахтовая, в графе 5 делается пометка «Вахтовый метод».
• Дистанционный работник: запись оформляется как обычно; если работник не может лично передать книжку, он направляет её заказным письмом с уведомлением, а работодатель вносит запись после получения документа.

Ответственность за корректное заполнение

Согласно ст. 66 ТК РФ и Приказу № 320н, за правильность ведения и хранения трудовых книжек отвечает:

• Руководитель организации (или его уполномоченный представитель).
• Служба кадров (отдел кадров, специалист по кадрам).
• Лицо, непосредственно вносящее записи (кадровик, бухгалтер по кадровому учету).

Нарушение порядка заполнения может повлечь административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ) и затруднить подтверждение трудового стажа сотрудника при обращении в Пенсионный фонд или при трудоустройстве в другую организацию.

Сроки выдачи трудовой книжки

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (или со дня приёма на работу, если заявление не требуется).

Если книжка выдаётся позже установленного срока, работник имеет право потребовать компенсацию за задержку выплаты среднего заработка за каждый день просрочки.

Изменения в порядке заполнения с 2026 года

В 2026 году вступили в силу следующие уточнения, связанные с цифровизацией кадрового учёта:

1. Разрешено вести электронный журнал учёта выдачи и приёма трудовых книжек (формат XML/PDF) при условии соблюдения требований к защите информации (ФЗ‑152 «О персональных данных»).
2. При отсутствии бумажной трудовой книжки (например, при переходе на электронный трудовой договор) допускается оформление записи в электронном виде с последующей печатью и подписью при первом запросе сотрудника на бумажный носитель.
3. Уточнён порядок указания сокращённого наименования организации: если в учредительных документах присутствует сокращённое название, оно должно быть указано в графе 3 после полного наименования через запятую.

Эти изменения не отменяют обязательного заполнения бумажной трудовой книжки при приёме на работу, но позволяют упростить внутренний документооборот.

Практический чек‑лист для кадровика

• Проверить наличие у сотрудника трудовой книжки (или оформить новую при первом трудоустройстве).
• Убедиться, что все данные на ьном листе заполнены верно и подписаны сотрудником.
• Подготовить приказ о приёме на работу (или иной документ, основание для записи).
• Внести запись в раздел «Сведения о работе» согласно таблице выше.
• Поставить подписи работника и ответственного лица, а также печать организации.
• Проверить соответствие формата дат (дд.мм.гггг).
• Сделать копию записи для личного дела сотрудника.
• Уведомить сотрудника о выдаче трудовой книжки и получить расписку о получении.
• Внести запись в журнал учёта трудовых книжек (бумажный или электронный).

Правильное заполнение трудовой книжки при приёме работника – это не только формальность, но и гарантия защиты прав как сотрудника, так и работодателя. Соблюдение установленного порядка, внимание к деталям (формат дат, подписи, печати) и своевременная выдача документа помогут избежать штрафов и споров в будущем. Надеемся, представленный выше гайд станет полезным инструментом для вашей кадровой службы в 2026 году и далее.