Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата публикации: 23 мая 2026 г․

Нормативная база

Статья 84․1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ) и произвести с ним расчёт (ст․ 140 ТК РФ)․
Статья 66․1 ТК РФ – регулирует ведение и выдачу трудовых книжек, включая возможность их выдачи в электронной форме․
Статья 62 ТК РФ – по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать заверенные копии документов, связанных с работой (в т․ч․ трудовую книжку)․
Письма и разъяснения Прокуратуры, КонсультантПлюс, FactorAcademy – уточняют порядок действий, если работник отсутствует в день увольнения․

Когда возможна отправка трудовой книжки по почте?

Отправка трудовой книжки почтой допустима только в следующих случаях:

Работник не явился в последний рабочий день для получения документа․
Работник подал письменное заявление о желании получить трудовую книжку по почте (либо о согласии на её отправку)․
В случае, когда трудовая книжка ведётся в электронной форме, работник может запросить выписку из ЭТК, которая также может быть направлена почтой․

Важно: без согласия работника отправлять трудовую книжку почтой запрещено․ Работодатель обязан сначала известить работника о необходимости получения документа и получить его согласие (письменное или в форме электронного сообщения, подтверждающего получение)․

Пошаговый порядок действий работодателя

Уведомление работника

В день увольнения (или на следующий рабочий день, если работник отсутствовал) работодатель направляет работнику уведомление о том, что:

трудовая книжка готова к выдаче;
необходимо явиться за ней в отдел кадров или дать согласие на её отправку почтой․

Уведомление может быть направлено:

заказным письмом с уведомлением о вручении;
электронной почтой (с требованием подтверждения получения);
SMS‑сообщением (при условии, что работник ранее дал согласие на такой способ информирования)․

Получение согласия

Согласие работника оформляется:

письменным заявлением (образец см․ ниже);
электронным сообщением с подтверждением получения (например, ответ на уведомление с текстом «Согласен(а) на отправку трудовой книжки почтой»)․

Подготовка и отправка документа

Трудовая книжка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации․
К книжке прилагается опись вложения (наименование документа, количество листов, дата выдачи)․
Отправка осуществляется ценным письмом с уведомлением о вручении через Почту России (или иной аккредитованный оператор связи)․
Сохраняется копия квитанции об отправке и трек‑номер для отслеживания․

Сроки

По письменному заявлению работника работодатель обязан отправить трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления․ Если работник не дал согласия, работодатель должен хранить книжку в отделе кадров и периодически напоминать о необходимости её получения․

Образец заявления на отправку трудовой книжки по почте

[ФИО работника]
[Должность, подразделение]
[Дата]

Заявление
о отправке трудовой книжки по почте

Я, _______________________, прошу выдать мне трудовую книжку и отправить её
ценным письмом с уведомлением о вручении по следующему адресу:

_____________________________
(индекс, город, улица, дом, квартира)

Согласен(а) на обработку персональных данных в целях отправки документа․

Подпись _______________ Дата «___» __________ 20__ г․

Примечание: заявление можно оформить в свободной форме, главное – наличие ФИО, адреса для доставки, просьба о отправке почтой и подпись работника․

Что делать, если трудовая книжка не дошла или вернулась отправителю?

Возможные причины

Ошибка в адресе;
Отсутствие получателя на месте вручения (почта оставила извещение, но получатель не явился);
Повреждение или потеря конверта в пути;
Отказ получателя принять ценное письмо․

Действия работодателя

Проверить трек‑номер и статус отправления на сайте Почты России․
Если письмо возвращено как «невостребованное», повторно направить уведомление работнику о необходимости явиться за документом или уточнить адрес доставки․
При утере документа – выдать дубликат трудовой книжки (согласно ст․ 66 ТК РФ) и отметить в ней факт выдачи дубликата․
Фиксировать все действия (копии писем, уведомлений, описей) для возможного трудового спора․

Права работника

Работник имеет право:

Требовать выдачи дубликата трудовой книжки бесплатно, если оригинал потерян по вине работодателя;
Получить компенсацию за задержку выдачи документа (согласно ст․ 234 ТК РФ – средний заработок за период задержки);
Обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием восстановить нарушенное право․

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 г․ трудовые книжки могут вестись в электронной форме․ При увольнении:

Если работник ведёт ЭТК, работодатель направляет ему выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) в электронном виде или на бумажном носителе по запросу․
Выписка может быть отправлена почтой так же, как и бумажная книжка, но при этом не требуется заверение печатью организации (достаточно электронной подписи уполномоченного лица)․
Согласие на отправку выписки также оформляеться письменным заявлением работника․

Отправка трудовой книжки по почте: порядок действий и образец заявления