Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Для крупных компаний‚ кадровых агентств и организаций с высокой текучестью кадров вопрос бесперебойного обеспечения этого документа всегда стоит остро. Именно поэтому покупка трудовых книжек оптом — это не просто желание сэкономить‚ а жизненная необходимость для грамотного ведения кадрового делопроизводства.
Зачем покупать трудовые книжки оптом?
Приобретение бланков строгой отчетности большими партиями имеет ряд неоспоримых преимуществ для предприятия:
- Экономия бюджета. Оптовая цена всегда ниже розничной. При закупке от нескольких десятков или сотен штук разница в цене становится существенной‚ что позволяет снизить накладные расходы организации.
- Бесперебойный кадровый учет. Отсутствие бланков в нужный момент — это риск нарушения закона. Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан оформить трудовую книжку на сотрудника‚ проработавшего более 5 дней. Оптовая закупка создает необходимый запас.
- Минимизация подделок. Работая с одним проверенным оптовым поставщиком‚ вы получаете гарантию того‚ что все бланки оригинальные‚ имеют соответствующие степени защиты и водяные знаки.
- Экономия времени. Закупка один раз в квартал или год гораздо эффективнее‚ чем оформление заказов на 1-2 бланка каждую неделю.
Какие трудовые книжки бывают?
На сегодняшний день в обороте находятся два основных вида бланков:
- Трудовые книжки образца 2004 года. Это актуальный бумажный бланк‚ который выдается сотрудникам‚ впервые устраивающимся на работу. Они имеют серию ТК‚ ТК-I и обладают современными защитными элементами (ирисная печать‚ водяной знак ТК‚ микротекст).
- Вкладыши в трудовую книжку. Если разделы (сведения о работе‚ награждениях) в самой книжке заканчиваются‚ она не аннулируется — в нее вшивается вкладыш. Потребность во вкладышах также высока‚ поэтому их выгодно заказывать оптом вместе с основными бланками.
Примечание: Книжки старых образцов (1973 и 1938 годов) действуют наравне с новыми‚ если работник не просит их заменить. Однако закупке подлежат исключительно бланки 2004 года.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ее влияние на оптовые закупки
С 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки. Многие работодатели задаются вопросом: стоит ли сейчас закупать бумажные бланки оптом?
Ответ однозначный, стоит. ЭТК не отменяет бумажный формат полностью. Работодатель по-прежнему обязан:
- Оформлять бумажную трудовую книжку сотрудникам‚ которые до конца 2020 года подали заявление о сохранении ведения бумажного формата.
- Оформлять бумажный бланк впервые принятым сотрудникам‚ если они не написали заявление о выборе только электронного варианта.
Поэтому потребность в бумажных бланках сохранится еще долгие годы‚ хотя объемы оптовых закупок в некоторых компаниях и могли снизиться.
Как правильно выбрать поставщика?
Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Ее продажа и изготовление контролируются государством. При выборе оптового поставщика обращайте внимание на следующие факторы:
- Наличие лицензии и договор с Гознаком. Добросовестный оптовик имеет официальные право на распространение защищенной полиграфической продукции.
- Наличие сопроводительных документов. К каждой партии бланков должны прилагаться накладные и счета-фактуры с указанием серий и номеров книжек.
- Условия хранения. Бланки должны храниться в надлежащих условиях (сухое помещение‚ сейфы)‚ чтобы они не имели заломов‚ пятен или поврежденных страниц.
- Порог минимальной партии. У разных дистрибьюторов условия отличаются. Ищите того‚ чей минимальный заказ (МОК) соответствует вашим потребностям.
Учет и хранение в организации: чего требует закон
Закупив трудовые книжки оптом‚ компания берет на себя ответственность за их сохранность. Нарушение правил учета грозит штрафами от трудовой инспекции.
Основные правила:
- Бланки должны храниться в несгораемом металлическом шкафу (сейфе).
- В компании должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Должна вестись Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией).
- Сотрудник‚ ответственный за ведение‚ хранение и выдачу бланков‚ назначается приказом руководителя и несет материальную ответственность.
Приобретение трудовых книжек оптом — это разумный и прагматичный подход к ведению бизнеса. Он позволяет оптимизировать расходы‚ застраховать себя от нехватки бланков в неподходящий момент и обеспечить строгий кадровый учет. Главное, сотрудничать только с сертифицированными поставщиками‚ гарантирующими подлинность продукции‚ и не забывать о строгих правилах хранения этих документов внутри компании.