Отправка трудовой книжки по почте – процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ․ Чтобы избежать штрафов и лишних расходов, работодатель обязан получить от сотрудника согласие на почтовую отправку документа․ Ниже – подробный гид, как правильно оформить заявление, какие формулировки использовать и где взять готовый образец заявления․
Правовая база
Согласно ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ и пункту 36 Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ № 225, работодатель может передать трудовую книжку сотруднику по почте только после получения письменного согласия работника․ При этом:
- Отправка возможна только заказным письмом с уведомлением о вручении․
- В случае потери документа работодатель не несёт ответственности, если в уведомлении указано, что согласие получено․
- Отправка за границу запрещена․
Когда требуется заявление?
Заявление необходимо, если:
- Сотрудник ушёл с работы и требует получить трудовую книжку по почте․
- Работник дал согласие на отправку документа, но не явился за ней лично․
- Необходимо оформить отправку в рамках увольнения (с записью об увольнении)․
Как правильно составить заявление
Форма заявления не регламентирована законом, однако в нём должны быть указаны:
- ФИО работника․
- Должность и отдел․
- Дата увольнения (если применимо)․
- Адрес, куда будет отправлена трудовая книжка․
- Подпись работника и дата․
Структура заявления
Заявление обычно выглядит так:
- Шапка – реквизиты работодателя (наименование, ИНН, адрес)․
- Тема – «Заявление о согласии на отправку трудовой книжки по почте»․
- Текст заявления – изложение просьбы/согласия․
- Подпись – подпись работника и дата․
Образец заявления (шаблон)
Ниже – готовый образец заявления 2026 года, который можно скопировать в Word или PDF․
Заявление о согласии на направление мне трудовой книжки по почте Я, _________________________ (ФИО полностью), паспорт: _________________________, выдан _________________________ (кем и когда), прошу _________________________ (наименование организации) направить мне мою трудовую книжку по почте на указанный ниже адрес․ Адрес для отправки: _________________________ Согласен(на) получать документ заказным письмом с уведомлением о вручении․ Подпись: _______________________
Готовый шаблон можно скачать в форматах Word и PDF на портале «Моё дело» (редакция от )․
Пошаговая инструкция по отправке
- Получение согласия – работник заполняет и подписывает заявление․
- Подготовка документа – в HR‑отделе вносят запись об увольнении, оформляют трудовую книжку․
- Выбор способа отправки – отправляется заказное письмо с описью вложения․
- Заполнение описи вложения – указывается «Трудовая книжка ФИО»․
- Отправка письма – в течение 3‑х рабочих дней с момента получения согласия․
- Подтверждение получения – работник подписывает уведомление о вручении, которое сохраняется в деле․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить трудовую книжку без заявления? – Нет․ Закон требует письменного согласия․
- Каким способом лучше отправлять? – Заказным письмом с уведомлением и описью вложения․
- Что делать, если документ потерялся? – При наличии описи вложения и уведомления о вручении работодатель не несёт ответственности․
- Можно ли отправлять за границу? – Запрещено․
Где скачать готовые формы
Бесплатные образцы заявлений и уведомлений доступны в системе КонсультантПлюс и на портале Моё дело․ Формы доступны в форматах Word и PDF и обновлены в соответствии с последними правками (последняя редакция – )․
Правильное оформление заявления о направлении трудовой книжки по почте – важный шаг, который защищает и работника, и работодателя․ Используя приведённый выше образец заявления и следуя рекомендациям, вы сможете без проблем передать документ, избежав штрафов и юридических рисков․
Если понадобится дополнительная помощь, обратитесь в HR‑отдел или к юристу компании․