В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику на руки его трудовую книжку с внесенной записью об увольнении. Однако на практике бывают ситуации, когда работник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ. В таких случаях на первый план выходит вопрос: можно ли отправить трудовую книжку по почте? Какая статья регулирует этот процесс и как оформить всё по закону? Ответам на эти вопросы посвящена данная статья.
Законодательная база: статья 84.1 ТК РФ
Главным нормативным актом, регулирующим порядок выдачи трудовой книжки при увольнении, является статья 84.1 Трудового кодекса РФ. Именно в ней закреплены обязанности работодателя в ситуации, когда выдать документ лично в руки невозможно.
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, если работник отсутствует на работе в день увольнения либо отказывается от получения трудовой книжки, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Важно понимать: до тех пор, пока работодатель не получил от сотрудника письменного согласия на пересылку, отправлять документ почтой нельзя. С момента направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Пошаговый порядок отправки трудовой книжки по почте
Чтобы минимизировать риски и действовать в строгом соответствии с законом, отделу кадров необходимо соблюдать следующий алгоритм:
- Составление уведомления. В день увольнения (если работника нет на месте) кадровик формирует письменное уведомление. В нем должна содержаться просьба явиться за документом лично или дать согласие на отправку трудовой книжки по почте.
- Отправка уведомления. Уведомление направляется по известному адресу работника (лучше заказным письмом с описью вложения, чтобы иметь на руках документальное подтверждение).
- Получение согласия. Работник присылает ответное заявление с просьбой выслать трудовую книжку почтой. Заявление может быть подано в письменной форме или направлено по правилам работодателя на электронную почту (ч. 5 ст. 66;1 ТК РФ).
- Отправка трудовой книжки. Получив согласие, работодатель высылает документ. По общему правилу, основанному на п. 6.2 Инструкции № 58, пересылка осуществляется ценным письмом с описью вложения.
Что делать, если отправленная книжка вернулась?
Ситуации, когда письмо с трудовой книжкой возвращается работодателю (например, работник сменил адрес или не забрал письмо на почте), не редкость. Возникает вопрос: обязан ли работодатель хранить невостребованный документ?
Ответ, да. Если трудовая книжка, отправленная по почте, вернулась, работодатель должен сохранить ее в архиве предприятия. Книжки невостребованных уволенных сотрудников хранятся в течение 75 лет (согласно Перечню типовых управленческих архивных документов); Уничтожить или выбросить вернувшийся документ нельзя.
Как правильно оформить заявление работника
Для пересылки документа необходимо заявление от работника. В нем должна быть отражена следующая информация:
- ФИО и должность руководителя организации;
- ФИО уволенного сотрудника;
- Просьба отправить трудовую книжку по почте;
- Точный почтовый адрес для отправки (в судебной практике были случаи, когда работник просил выслать книжку на имя супруги по ее адресу — это законно, если указано в заявлении);
- Дата и подпись работника.
Заявление можно предоставить лично, отправить сканом по электронной почте или направить через портал «Госуслуги»/СФР, если это предусмотрено внутренним регламентом компании.
Судебная практика и важные нюансы
Нарушение процедуры отправки может обернуться для работодателя серьезными финансовыми потерями. Суды встают на сторону работников, если работодатель пренебрег правилами.
Обязательность описи вложения
Суды неоднократно подчеркивали: не отправляйте работнику трудовую книжку по почте без описи вложения! Если вы отправите документ обычным письмом или бандеролью без описи, работник может заявить, что в конверте была пустая бумажка, и потребовать компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки. Опись вложения (а лучше, ценное письмо с описью) служит неопровержимым доказательством того, что именно трудовая книжка была передана почте.
Компенсация за задержку и НДФЛ
Если работодатель нарушил сроки выдачи трудовой книжки (не уведомил вовремя или отправил без согласия), он обязан возместить работнику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ). Часто компании выплачивают компенсацию. Стоит отметить нюанс налогообложения: компенсация за задержку трудовой книжки не упомянута в статье 217 НК РФ в числе выплат, освобожденных от НДФЛ. На этом основании Минфин России требует удерживать подоходный налог с суммы такой компенсации.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их влияние на пересылку
Начиная с 2020 года в России идет переход на электронные трудовые книжки, а с 2021 года при приеме на работу кадровики обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. С 2023 года введены новые бланки бумажных трудовых книжек.
Как это связано с отправкой по почте?
- Если работник перешел на ЭТК и бумажная книжка на него не велась, при увольнении работодатель просто отправляет ему форму СТД-Р по почте. Для отправки СТД-Р не требуется уведомлений и согласий работника, документ высылается автоматически на известный адрес.
- Если у работника осталась бумажная трудовая книжка, правила ст. 84.1 ТК РФ (с уведомлением и согласием) продолжают действовать в полном объеме.
С помощью электронной трудовой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР), что снижает риски потери стажа даже при утере бумажного документа на почте.
Краткие итоги
Отправка трудовой книжки по почте — процедура, требующая строгого соблюдения норм ст. 84.1 ТК РФ. Главное правило: никакой самодеятельности. Без согласия работника, выраженного в заявлении, пересылка незаконна. А для защиты интересов компании документ следует отправлять исключительно ценным письмом с описью вложения, чтобы иметь железобетонные доказательства на случай судебных споров.