Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника. При увольнении работодатель обязан передать её сотруднику в течение 10 календарных дней с момента расторжения трудового договора. Если сотрудник не успевает забрать книжку в последний рабочий день, ему необходимо предоставить уведомление о необходимости её получения либо согласие на отправку по почте. Ниже приведены все детали, которые помогут правильно оформить и отправить трудовую книжку по почте.
Законодательная база
- Статья 84.1 Трудового кодекса РФ – обязательство работодателя передать трудовую книжку.
- Пункт 36 Правил о порядке проведения кадрового документооборота (ПП РФ 225) – порядок отправки трудовой книжки по почте.
- Положения о запрете отправки трудовой книжки за границу.
Порядок уведомления сотрудника
- После расторжения договора работодатель должен в течение 10 дней уведомить сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой.
- Если сотрудник не успел забрать книжку в последний рабочий день, работодатель обязан отправить ему уведомление о возможности получения по почте.
- Уведомление может быть выслано в виде письма (печатного или электронного) с указанием реквизитов работодателя и адреса, куда будет отправлена книжка.
- После получения согласия сотрудника работодатель оформляет письмо с указанием «описи вложения» и отправляет книжку заказным письмом.
- В письме обязательно указывается дата отправки и почтовый штемпель.
Как оформить заявление о передаче трудовой книжки по почте
Заявление может быть написано от руки или распечатано на компьютере. В электронном виде допускается пересылка на e‑mail работодателя только при наличии электронного кадрового документооборота.
Образец заявления (2025‑2026):
ЗАЯВЛЕНИЕ Я, _______________________________ (ФИО, должность, дата рождения), прошу направить мне трудовую книжку по почте в адрес: _____________________________________ (название организации) _____________________________________ (адрес) _____________________________________ (почтовый индекс) Подпись: ______________________
Что нужно при отправке по почте
- Заказное письмо с описью вложения (указывается, что отправляется трудовая книжка).
- Письмо с подписью работодателя, подтверждающее согласие сотрудника.
- Почтовый штемпель с датой отправки.
- Сохранить копию письма и штемпеля для внутреннего учёта.
Особенности работы с электронным документооборотом
Если компания уже перешла на ведение кадрового документооборота в электронном виде, сотрудник может отправить заявление в электронном формате на e‑mail работодателя. В таком случае работодатель обязан:
- Получить электронное заявление.
- Подписать его в электронном виде.
- Отправить трудовую книжку заказным письмом по указанному адресу.
Что делать, если книга не была получена
В случае, если сотрудник не получил трудовую книжку в течение 30 дней после отправки, работодатель обязан:
- Уведомить сотрудника о задержке.
- Провести проверку в почтовой службе.
- При необходимости переслать книгу повторно.
Пример уведомления сотруднику
УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(ая) _______________________________, В соответствии с Трудовым кодексом РФ, вы имеете право забрать трудовую книжку в течение 10 календарных дней с момента расторжения трудового договора. Если вы не успели забрать книгу в последний рабочий день, просим вас дать согласие на её отправку по почте. Для этого заполните и подпишите заявление (см. образец) и пришлите его в отдел кадров. С уважением, _____________________________________ (ФИО, должность) _____________________________________ (контактные данные)
Правильное оформление уведомления и последующая отправка трудовой книжки по почте – важный этап завершения трудовых отношений. Соблюдение всех пунктов законодательства и процедур поможет избежать конфликтов и обеспечит своевременное получение сотрудником необходимого документа.
Если у вас возникли вопросы по конкретному случаю, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.