Вопрос: Как правильно отражать в бухгалтерском (бюджетном) учете операции, связанные с получением, хранением, выдачей и списанием вкладышей к трудовым книжкам в бюджетных организациях?
Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ, нормативных актах Министерства финансов и рекомендациях бухгалтерских справочных служб․
Правовая база
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовых книжек и обеспечении ими работодателей»․
- Приказ Минтруда России от № РМ‑1‑03/2021 «Об изменении порядка оформления и использования вкладышей в трудовой книжке» (вкладыши более не обязаны вшиваться, но могут использоваться)․
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета (для бюджетных организаций) – раздел «Бланки строгой отчетности (забалансовый счет 03)»․
- Бюджетный кодекс РФ и локальные нормативные акты организации (положение о бухгалтерском учете, регламент ведения книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей)․
Что такое «вкладыш»?
Вкладыш – отдельный лист (или несколько листов) формата А5, предназначенный для фиксирования сведений о трудовой деятельности, которые по тем или иным причинам не помещаются в основной части трудовой книжки․ С 1 сентября 2021 г․ вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным, однако многие организации продолжают использовать их для упрощения кадрового учета․
Классификация в бухгалтерском (бюджетном) учете
| Тип документа | Счет учета | Характеристика |
|---|---|---|
| Бланк трудовой книжки | 03 «Бланки строгой отчетности» (забалансовый) | Учитывается как материальный актив, не входящий в стоимость основных средств․ |
| Вкладыш к трудовой книжке | 03 «Бланки строгой отчетности» (забалансовый) | Отражается совместно с бланком трудовой книжки, но в разрезе отдельного вида․ |
Счёт 03 является забалансовым – он не входит в состав баланса, но отражает наличие и движение бланков, которые подлежат передаче работникам․
Документация, необходимая для учета
- Акт приема‑передачи от поставщика (приобретение бланков и вкладышей)․
- Счет‑фактура (для подтверждения расходов, включаемых в бюджет)․
- Книга (журнал) учета бланков трудовых книжек и вкладышей – обязательный регистр, в котором фиксируються:
- серия, номер, количество полученных бланков и вкладышей;
- дата получения и поставщик;
- дата выдачи работнику, ФИО, должность, дата увольнения (при возврате);
- основания списания (утрата, порча, истечение срока эксплуатации)․
- При выдаче – распоряжение руководителя (или приказ отдела кадров) с указанием количества и получателя․
- При возврате/списании – акт приема‑сдачи от работника (при возврате) или акт списания․
Операции и их отражение в бухгалтерском (бюджетном) учете
5․1 Приобретение бланков и вкладышей
При получении от поставщика бланков трудовых книжек и вкладышей без привлечения подотчетного лица проводятся следующие бухгалтерские записи:
Дт 03 «Бланки строгой отчетности» – Кт 60 (или 51) «Расчеты с поставщиками» – на сумму стоимости бланков + НДС․
Если организация использует субсчет «Вкладыши», запись может выглядеть так:
Дт 03․01 «Бланки трудовых книжек» – Кт 60 – (стоимость книжек); Дт 03․02 «Вкладыши к трудовым книжкам» – Кт 60 – (стоимость вкладышей)․
5․2 Выдача бланка (трудовой книжки) и вкладыша работнику
Выдача считается реализацией (передачей имущества) и облагается НДС, если получатель – юридическое лицо, либо считается безвозмездной передачей (работнику) и НДС не начисляется․
- Для безвозмездной передачи (основной вариант):
Дт 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – Кт 03 «Бланки строгой отчетности» (по субсчету «Трудовые книжки и вкладыши») – на сумму стоимости бланка (без НДС)․
- Для передачи в рамках возмещения (например, работник покупает вкладыш):
Дт 71 – Кт 03 – на сумму, подтверждённую актом приема‑передачи․
Одновременно в журнале учета бланков фиксируется дата выдачи, ФИО работника, номер бланка и вкладыша․
5․3 Возврат бланка/вкладыша от уволенного работника
Если работник возвращает бланк (включая вкладыш) в последний день работы, запись выглядит так:
Дт 03 «Бланки строгой отчетности» – Кт 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда»․
При отсутствии возврата (утрата, порча) – списание:
Дт 73 «Расходы на содержание и обслуживание персонала» – Кт 03 «Бланки строгой отчетности»․
5․4 Списание по истечении срока эксплуатации
Бланки и вкладыши считаются израсходованными через 12 мес․ после получения (по нормативу)․ Списание производится по той же схеме, что и в случае утраты:
Дт 73 – Кт 03․
Пример заполнения книги учета бланков
| Дата | Операция | Серия/№ | Кол‑во | Получатель (ФИО/подразделение) | Основание | Подпись |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Получение | А‑001 | 50 | — | Акт № 12 от | Казакова И․И․ | |
| Выдача | А‑001/001‑010 | 10 | Иванов П․П․, инженер‑техник | Приём на работу | Смирнова А․В․ | |
| Возврат (уход) | А‑001/001‑005 | 5 | Петрова М․С․ | Увольнение | Казакова И․И․ | |
| Списание | А‑001/011‑050 | 40 | — | Истечение срока эксплуатации | Смирнова А․В․ |
Особенности бюджетного учета
- Все расходы на приобретение бланков и вкладышей учитываются в расходах бюджета (счет 73 «Расходы на содержание и обслуживание персонала»), но только после их списания или передачи работнику․
- Для целей контроля расходов в бюджетных организациях рекомендуется вести подсчет по субсчетам:
- 03․01 – Трудовые книжки;
- 03․02 – Вкладыши к трудовым книжкам․
- При передаче в республиканский или местный бюджеты (например, в рамках межбюджетных трансфертов) необходимо оформить акт передачи и отразить его в бухгалтерском учете:
Дт 71 (или 73) – Кт 03․
- В случае, если организация использует подотчетных лиц (например, отдел кадров), расходы фиксируются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а затем – на 03․
Как оформить вкладыш в трудовую книжку (по новым правилам)
С 1 сентября 2021 г․ вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным, однако при его использовании необходимо соблюдать следующие шаги:
- Заполнить вкладыш в соответствии с Трудовым кодексом РФ (дата начала работы, должность, основание приема, сведения о стаже)․
- Подписать вкладыш представителем работодателя (руководитель отдела кадров) и работником․
- Внести запись в журнал учета вкладышей (отдельный реестр или в тот же журнал, где фиксируются трудовые книжки)․
- При необходимости вшить вкладыш в книжку – использовать специальный клей, предусмотренный ГОСТ 7․0‑2003․
Рекомендации по оптимизации учета
- Автоматизация: использовать электронные формы книги учета (Excel‑шаблоны или специализированные модули в 1С:Бухгалтерия)․ Это упрощает поиск по серии/номеру и формирует автоматические отчёты․
- Контроль доступа: хранить бланки и вкладыши в закрытом кабинете, вести журнал доступа (КАДР‑офис)․
- Периодический инвентаризационный контроль – минимум раз в полугодие сверять данные книги учета с фактическим наличием бланков․
- Согласование с налоговой службой: при передаче бланков работникам в виде реализации (если работник платит за их получение) оформить НДС‑счёт‑фактуру, иначе – без НДС․
Учет вкладышей в трудовую книжку в бюджетных организациях – это часть общего процесса ведения забалансового учета бланков строгой отчетности․ Основные моменты, которые необходимо помнить:
- Все бланки и вкладыши учитываются на счете 03 «Бланки строгой отчетности»․
- Операции по приобретению, выдаче, возврату и списанию фиксируются в журнале учета и в бухгалтерских проводках․
- Выдача работнику считается безвозмездной передачей и отражается в счете 71 «Расчеты с персоналом», а при списании – в счете 73․
- Необходимо вести документальное подтверждение каждой операции (акт, приказ, счет‑фактура)․
- С 2021 г․ вкладыши могут использоваться по желанию организации, но их учет обязателен․
Тщательное соблюдение указанных правил обеспечит корректность бюджетного учета, предотвратит недоразумения при проверках и позволит эффективно контролировать расходные статьи, связанные с кадровым документооборотом․
Дата публикации: