Дата актуализации:

С 2021 года в России и с 10 июня 2026 года в Украине официально вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Одним из ключевых элементов цифровой трудовой документации являются сведения о поощрениях‚ премиях‚ наградах и иных формах признания труда сотрудника. Данная статья подробно раскрывает правовые основы‚ порядок внесения данных‚ а также преимущества и практические нюансы работы с поощрениями в ЭТК.

Правовая база

Россия

• Федеральный закон от 27 июля 2021 г. № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑68) – порядок оформления и отражения поощрений в трудовой книжке;
• Проект закона‚ внесённый в Госдуму в 2023 г.‚ предусматривающий полную замену бумажных трудовых книжек электронными‚ включая автоматическое заполнение сведений о поощрениях через интегрированные сервисы Фонда социального страхования.

Украина

• Закон Украины «О цифровой трудовой книжке» (вступил в силу 10 июня 2026 г.);
• Трудовой кодекс Украины (ст. 78‑80) – определяет виды поощрений и порядок их отражения в трудовой книжке;
• Постановления Кабинета Министров‚ регламентирующие передачу данных в электронный реестр Службы занятости.

Что считается поощрением?

В соответствии с Трудовым кодексом‚ к поощрениям относятся:

1. Премии (ежемесячные‚ квартальные‚ годовые);
2. Грамоты‚ благодарности‚ благодарственные письма;
3. Награды за выдающиеся результаты труда (звание «Лучший работник»‚ медали‚ ордена);
4. Иные поощрительные выплаты‚ не являющиеся заработной платой (например‚ компенсация за участие в конкурсах‚ бонусы за инновации).

Важно: поощрения‚ связанные с оплатой труда (премии‚ бонусы)‚ отражаются в разделе «Выплаты» ЭТК‚ а не в отдельном разделе «Поощрения». В ЭТК предусмотрен отдельный блок «Награды и поощрения»‚ где фиксируются именно нематериальные формы признания.

Порядок внесения сведений о поощрениях в ЭТК

Кто отвечает за запись?

• Работодатель (управляющий персоналом‚ бухгалтерия или отдел кадров) – обязан в течение 5 рабочих дней после получения решения о поощрении внести запись в ЭТК.
• В случае аутсорсинга кадровых функций – ответственность переходит к обслуживающей компании‚ но юридическая ответственность остаётся за работодателем.

Техническая процедура (пример для России)

1. Открыть личный кабинет работодателя в системе Госуслуги или в специализированном сервисе ЭТК‑Платформа;
2. Выбрать сотрудника из списка действующих работников;
3. Перейти в раздел «Трудовая книжка → Поощрения»;
4. Заполнить форму:
   • Дата выдачи поощрения;
   • Наименование (премия‚ грамота‚ награда);
   • Основание (приказ №‚ постановление‚ конкурс);
   • Размер (если поощрение имеет денежный эквивалент);
   • Краткое описание достижений‚ за которые выдано поощрение.
5. Прикрепить скан или PDF оригинального документа (приказ‚ сертификат);
6. Подтвердить запись электронной подписью уполномоченного лица;
7. Система автоматически отправит уведомление сотруднику в его личный кабинет.

Порядок внесения в Украине

В Украине процесс аналогичен‚ но реализуется через портал Дія и сервис Електронна трудова книжка (ЕТК). После утверждения поощрения в системе HR‑модуль Державної служби зайнятості данные автоматически синхронизируются с реестром ЕТК.

Преимущества внесения поощрений в электронную форму

• Прозрачность: сотрудник в любой момент может проверить актуальность записей в личном кабинете;
• Экономия времени: отсутствие необходимости физически передавать бумажные документы;
• Снижение риска потери документов: все записи хранятся в защищённом государственном реестре;
• Упрощённый контроль со стороны государственных органов: инспекторы могут в режиме онлайн проверять наличие и корректность записей;
• Ускоренное оформление при переводе или увольнении: все сведения о поощрениях сразу доступны новому работодателю.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить в ЭТК каждую небольшую благодарность?

Нет. По закону фиксируются только официальные поощрения‚ оформленные приказом или иным документом‚ имеющим юридическую силу. Неофициальные «спасибо» в виде устных слов не подлежат внесению.

Как исправить ошибку в записи о поощрении?

Работодатель подаёт запрос на корректировку через тот же сервис‚ указывая правильные данные и прикладывая исправляющий документ (например‚ новый приказ). После проверки система вносит исправление‚ а в журнале фиксируется причина изменения.

Можно ли удалить запись о поощрении?

Удаление допускается только в случае‚ если запись была внесена ошибочно и не имеет юридической основы. В остальных случаях запись аннулируется‚ а в реестр вносится пометка «аннулировано» с указанием причины.

Как отразить поощрение‚ полученное в предыдущем месте работы?

При переходе в новую организацию сотрудник может предоставить копию записи из своей старой ЭТК. Новый работодатель вносит эту информацию в раздел «Предыдущие места работы»‚ где сохраняются все подтверждённые поощрения.

Какие сроки хранения записей о поощрениях?

Электронные записи хранятся в государственном реестре не менее 75 лет‚ что соответствует требованиям к хранению трудовых книжек.

Практические рекомендации для работодателей

1. Разработать внутренний регламент по оформлению и внесению поощрений в ЭТК;
2. Обучить кадровый персонал работе с сервисом ЭТК (практические тренинги‚ вебинары);
3. Обеспечить наличие электронных подписей у ответственных лиц;
4. Внедрить автоматическую интеграцию HR‑системы с порталом ЭТК‚ чтобы сведения о премиях передавались без ручного ввода;
5. Регулярно проводить аудит записей в ЭТК (раз в квартал) для выявления пропусков и ошибок.

Перспективы развития электронных трудовых книжек

В ближайшие годы ожидается расширение функционала ЭТК:

• Внедрение модулей искусственного интеллекта для автоматической классификации и рекомендаций по поощрениям;
• Интеграция с платёжными системами – премии могут автоматически перечисляться на банковские карты после подтверждения записи;
• Расширение доступа к данным для социальных сервисов (пенсионный фонд‚ страховые компании) с целью более точного расчёта страховых взносов и пенсий.

теперь фиксируются в единой цифровой системе‚ что повышает их достоверность‚ упрощает доступ для работников и облегчает контроль со стороны государства. Соблюдение установленных сроков и правильное использование технологических возможностей позволяют работодателям избежать штрафов‚ а сотрудникам – уверенно использовать полученные награды в карьерных и пенсионных расчётах.

Автор: ваш виртуальный помощник. Статья подготовлена на основе открытых источников и актуальна на 22 мая 2026 года.