Вопрос о том, нужно ли отражать сведения об образовании в трудовой книжке, часто возникает как у начинающих, так и у опытных кадровиков. Образование — это важный показатель квалификации работника, и его правильное отражение в главном документе о трудовом стаже имеет юридическое значение. В этой статье мы подробно разберем, когда и как необходимо вносить данные об образовании, а также как действовать при получении работником новых дипломов.
Обязательно ли вносить запись об образовании?
Согласно действующему законодательству (в частности, п. 9 Правил ведения трудовых книжек), сведения об образовании, профессии и специальности вносятся в трудовую книжку при ее первичном оформлении. Это обязанность первого работодателя.
Однако здесь есть важный нюанс: вносить образовательные записи в трудовую книжку обязательно, только если работа сотрудника требует наличия специальных знаний или специальной подготовки. Если должность не предполагает наличия определенного уровня образования или специальности, работодатель все равно вправе внести эти данные на основании предоставленных работником документов (диплома, аттестата), но это не является строгой императивной обязанностью для всех профессий.
На основании каких документов вносятся сведения?
Любая запись об образовании вносится исключительно на основании официальных документов об образовании или квалификации. К таким документам относятся:
- Аттестат об основном общем или среднем общем образовании;
- Диплом о среднем профессиональном образовании;
- Диплом о высшем образовании (бакалавриат, специалитет, магистратура);
- Удостоверение о повышении квалификации;
- Диплом о профессиональной переподготовке.
Работник обязан предъявить оригинал документа или его надлежащим образом заверенную копию, чтобы кадровик мог сверить реквизиты диплома.
Куда и как вписывать образование?
Все сведения об образовании размещаются на первой странице (ьном листе) трудовой книжки. Для этого предусмотрены специальные строки: «Образование» и «Профессия, специальность».
Заполнение строки «Образование»
Уровень образования указывается в соответствии с актуальными формулировками. В 2026 году актуальны следующие записи:
- Основное общее (9 классов);
- Среднее общее (11 классов);
- Среднее профессиональное (колледж, техникум);
- Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Ранее допускалась запись «Неполное высшее», однако сейчас, если работник предъявил диплом о неполном высшем образовании (обучение было прервано), делается запись о том уровне образования, который уже был получен до поступления в вуз (как правило, «Среднее общее» или «Среднее профессиональное»), либо вносится запись «Неполное высшее», если обучение прервано, но такой документ выдан вузом.
Заполнение строки «Профессия, специальность»
Здесь указывается именно профессия или специальность, полученная по диплому. Например: «Бухгалтер», «Юрист», «Инженер-программист». Если работник получил степень бакалавра или магистра, указывается направление подготовки (например, «Экономика», «Менеджмент»).
Получено новое образование: как дополнить запись?
Жизнь не стоит на месте, и часто сотрудники получают дополнительное или более высокое образование уже в процессе трудовой деятельности. Как быть в этом случае?
Данные о новом образовании, профессии или специальности вносятся путем дополнения имеющихся записей или заполнения пустых строк на ьном листе. Зачеркивать старые записи об образовании не нужно!
Дополнение записей об образовании работника производится:
- Нанимателем при приеме на работу на основании предоставленного диплома;
- По последнему месту работы, если сотрудник получил новый диплом, уже работая в компании.
Изменения вносятся со ссылкой на реквизиты нового документа (диплома). Если пустая строка на ьном листе закончилась, старая запись зачеркивается одной чертой (чтобы оставалась читаемой), а рядом (или в свободной строке) пишутся новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, ставится подпись кадровика и печать работодателя (при наличии).
Исправление ошибочных записей
Вносить корректировки в трудовую книжку нужно только в исключительных ситуациях и строго по определенным нормам. Если при первичном заполнении была допущена ошибка в уровне образования или специальности, исправлять ее нужно по правилам, предусмотренным для ьного листа:
- Неверная запись зачеркивается одной тонкой чертой;
- Рядом вписывается верная информация;
- На внутренней стороне обложки делается пометка: «Запись об образовании исправлена на [верная запись] на основании [наименование документа, номер и дата]»;
- Ставится подпись ответственного лица и печать.
Внесение сведений об образовании в трудовую книжку — это не просто формальность, а важный юридический факт, подтверждающий право работника занимать определенные должности. Помните главное:
- Запись делается только на основании официальных документов;
- Сведения вносятся на ьный лист;
- При получении нового образования старые данные дополняются, а не удаляются;
- Исправления ошибок производятся с обязательным указанием реквизитов подтверждающего документа.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать кадровых ошибок и обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки работника.