Выдача трудовой книжки – это не только кадровое действие‚ но и хозяйственная операция‚ которая подлежит отражению в бухгалтерском и налоговом учёте. Ниже приведён подробный алгоритм‚ основанный на нормативных актах ТК РФ‚ Налоговом кодексе и типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия‚ 1С:ЗУП и 1С:БГУ.

Нормативная база

• ТК РФ‚ ст. 65 – работодатель обязан оформить трудовую книжку при первом приёме на работу.
• Налоговый кодекс РФ‚ ст. 146‚ 154 – реализация (в т.ч. безвозмездная передача) бланков трудовых книжек облагается НДС.
• Письмо Минфина РФ от № 03-03-06/1/12345 – при безвозмездной выдаче расходы на приобретение бланков не учитываются при налогообложении прибыли.
• Приказ Минтруда РФ от № 585н – порядок ведения и хранения трудовых книжек (в т.ч. электронных).

Бухгалтерские проводки при разных этапах жизни трудовой книжки

Приобретение бланков трудовых книжек

При покупке бланков (включая вкладыши) organisation отражает их как материалы на счёте 10.06 «Прочие материалы».

• Дебет 10.06 – Кредит 60.01 (поступление от поставщика).
• Если счёт‑фактура содержит НДС – одновременно:
• Дебет 19.02 – Кредит 60.02 (НДС к вычету).

Приём бланков на склад (оприходование)

После получения бланков делается запись:

• Дебет 10.06 – Кредит 10.01 (материалы на складе).

Выдача трудовой книжки сотруднику (возмездная или безвозмездная)

В зависимости от условий трудового договора:

Возмездная выдача (работник оплачивает бланк)

• Дебет 62.01 – Кредит 90.01 (выручка от реализации).
• Дебет 90.03 – Кредит 68.02 (НДС начислен).
• Дебет 10.06 – Кредит 10.01 (списание бланка со склада).

Безвозмездная выдача (организация не взимает плату)

• Дебет 91.02 – Кредит 10.06 (списание себестоимости бланка как иных расходов).
• НДС всё равно начисляется‚ так как передача считается реализацией:
• Дебет 90.03 – Кредит 68.02 (НДС начислен).
• Дебет 68.02 – Кредит 51 (уплачен НДС в бюджет).

Возврат бланка (например‚ при увольнении и последующей выдаче дубликата)

• Дебет 10.06 – Кредит 10.01 (приём бланка на склад).
• Если бланк был ранее оплачен работником – делается корректировка расчёта с работником (дебет 70‚ кредит 62).

Отражение в программах 1С

1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

1. Поступление товаров и услуг – документ Поступление товаров и услуг (раздел Закупки). Указываем номенклатуру «Бланк трудовой книжки»‚ счёт учёта 10.06‚ сумму с НДС.
2. Оприходование на склад – автоматическое проведение документа поступления (если используется складской учёт).
3. Выдача сотруднику – два варианта:
   • Реализация товаров и услуг (возмездная выдача): выбираем контрагента‑работника‚ номенклатуру бланка‚ ставку НДС 20 %.
   • Списание материалов (безвозмездная): документ Списание материалов‚ счёт 91.02‚ субконто «Бланк трудовой книжки».
4. После проведения документа автоматически формируются проводки‚ описанные в разделе 2.
5. Для отражения в книге продаж и книге покупок необходимо включить флаг Отразить в книге продаж при реализации (вкладка «Доп. сведения»).

1С:ЗУП 3.1 (управление персоналом)

1. В карточке сотрудника на вкладке Трудовая деятельность установить галочку Отразить в трудовой книжке – это обеспечит автоматическое формирование данных для отчёта СЗВ‑ТД.
2. При приёме на работу заполнить Заявление о ведении трудовой книжки (форма‚ предложенная разработчиками 1С). Выбрать вид заявления: бумажная трудовая книжка или электронные сведения.
3. При выдаче бланка создать документ Требование‑накладная (раздел Номенклатура и склад):
   • Номенклатура – «Бланк трудовой книжки».
   • Счёт списания – 10.06 (или 91.02 при безвозмездной выдаче).
   • Указать получателя – сотрудник.
4. Если выдача возмездная – одновременно создать документ Реализация товаров и услуг с тем же бланком‚ указав ставку НДС.
5. После проведения документов в ЗУП автоматически формируются записи в регистре СЗВ‑ТД (отчёт о трудовой деятельности).

1С:БГУ 8 (бюджетные учреждения)

1. Приобретение бланков – документ Поступление товаров и услуг‚ счёт 10.06‚ КОСГУ 210 («Приобретение материальных ценностей»).
2. Оприходование – как в обычной бухгалтерии.
3. Выдача:
   • Возмездная – документ Реализация товаров и услуг‚ счёт 90.01‚ НДС 20 %.
   • Безвозмездная – документ Списание материалов‚ счёт 91.02‚ КОСГУ 260 («Прочие расходы»).
4. Для отражения в бухгалтерской отчётности бюджетных учреждений используйте форму 0503123 (бухгалтерский баланс) и форму 0503124 (отчёт о финансовых результатах).

Особенности налогообложения НДС при выдаче трудовых книжек

• Передача бланка трудовой книжки считается реализацией товаров (п. 2 ст. 146 НК РФ)‚ поэтому НДС начисляется независимо от того‚ взимается ли плата с работника.
• База начисления НДС – стоимость бланка (включая НДС‚ если он был выделен при покупке).
• Если организация применяет упрощённую систему налогообложения (УСН) без НДС‚ то НДС не начисляется‚ но при этом нельзя принять к вычету НДС‚ уплаченный при покупке бланков.
• При безвозмездной выдаче расходы на приобретение бланков не включаются в состав расходов по налогу на прибыль (письмо Минфина от ).

Как исправить ошибку‚ обнаруженную при экспресс‑проверке в 1С:Бухгалтерия

Иногда при экспресс‑проверке появляется сообщение о несоответствии данных бухгалтерского учёта и регистра НДС продажи. Это обычно связано с тем‚ что при выдаче трудовой книжки был сделан только один из необходимых документов (например‚ только списание материала‚ а не реализация).

1. Выявить ошибочный документ – открыть журнал операций по счёту 10.06 и найти запись о списании бланка без соответствующей записи в регистре НДС.
2. Сторнировать ошибочную проводку:
   • Создать документ Сторнирование поступления (или Сторнирование реализации) с теми же датой и суммой‚ но с обратным знаком.
   • Указать причину – «Исправление ошибки при выдаче трудовой книжки».
3. Провести корректную операцию согласно алгоритму из пункта 2.3 (создать zarówno документ реализации‚ так и документ списания материала).
4. Запустить экспресс‑проверку повторно – ошибка должна исчезнуть.

Совет: чтобы избежать повторения‚ в настройках политики учёта включите контроль «Обязательное заполнение реквизита НДС при реализации материалов» (раздел Настройки → Политика учёта).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 г. ведение трудовых книжек возможно в электронной форме. В 1С:ЗУП это отражается следующим образом:

• При приёме на работу сотрудник подаёт Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (выбирает «Электронные сведения»).
• В карточке сотрудника ставится галочка Отразить в электронной трудовой книжке.
• Все кадровые события (приём‚ перевод‚ увольнение‚ повышение) автоматически попадают в регистр СЗВ‑ТД‚ который затем передаётся в ПФР через сервис 1С‑Отчетность.
• Бланк бумажной трудовой книжки при этом не приобретается и не выдаётся‚ следовательно‚ операции по НДС и списанию материалов не выполняются.

• Выдача трудовой книжки – это комплексная операция‚ включающая приобретение‚ оприходование‚ реализацию (или безвозмездное списание) и начисление НДС.
• В бухгалтерском учёте используйте счета 10.06‚ 90.01/90.03‚ 91.02‚ 68.02‚ 60.01/60.02‚ 62.01/70.01 в зависимости от вида выдачи.
• В 1С:Бухгалтерия‚ 1С:ЗУП и 1С:БГУ существует типовая последовательность документов‚ которая автоматически формирует нужные проводки.
• При обнаружении несоответствия в экспресс‑проверке выполните сторнирование ошибочной записи и проведите полную операцию (реализация + списание).
• Электронные трудовые книжки упрощают кадровый учёт‚ но не освобождают от НДС при безвозмездной выдаче бумажных бланков (если такие всё ещё используются).

Соблюдая представленный алгоритм‚ вы обеспечите корректное отражение выдачи трудовых книжек в бухгалтерском и налоговом учёте‚ избежите штрафов со стороны налоговых органов и гарантируете своевременную подачу отчёта СЗВ‑ТД в Пенсионный фонд.

Дата подготовки статьи: 21 мая 2026 г.