Отсутствие бумажной трудовой книжки (утеря, порча или её отсутствие с момента начала трудовой деятельности) — не препятствие для трудоустройства. По Трудовому кодексу РФ работодатель обязан оформить новый документ по письменному заявлению работника. В статье мы подробно разберём, какие нормы регулируют данный процесс, какие сведения должно содержать заявление и как правильно его подать.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Ст. 65 ТК РФ гласит, что работник имеет право требовать от работодателя выдачу новой трудовой книжки (бумажной или электронной) в случае её утраты, порчи или отсутствия.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». В пункте 3 указано, что работник может оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) по своему письменному заявлению.
• Приказ Минтруда РФ № 174 от  г. (Республика Адыгея) – регламентирует форму заявления об отсутствии трудовой книжки (Приложение N 3).

Когда необходимо подавать заявление

1. Трудовая книжка утеряна, украдена или сильно повреждена.
2. Работник никогда не получал бумажную трудовую книжку (например, впервые трудоустраивается после 1 января 2021 г., когда вводилась обязательная электронная трудовая книжка).
3. Работник отказывается от бумажного варианта в пользу электронного (ЭТК).

Кому и куда направлять заявление

Заявление подаётся в письменной форме:

• в отдел кадров (HR) текущего работодателя;
• в кадровую службу организации‑работодателя, если заявление связано с получением дубликата от предыдущего места работы (в течение 3 мес. со дня увольнения);
• в региональное отделение Пенсионного фонда РФ (для подтверждения стажа, если требуется).

Содержание заявления

Заявление может быть составлено в свободной форме, но рекомендуется включать обязательные реквизиты, чтобы ускорить процесс:

Какие документы необходимо приложить

• Копия паспорта (страница с личными данными);
• СНИЛС – обязательный идентификатор в системе ЭТК;
• Если трудовая книжка была утеряна – заявление в полицию (по желанию) и/или справка из отдела кадров предыдущего работодателя о выдаче дубликата;
• При желании оформить электронную трудовую книжку – согласие на обработку персональных данных (обычно включается в заявление).

Порядок действий работодателя

1. Регистрация заявления. Кадровик вносит запись в журнал входящих документов.
2. Проверка приложений. Удостоверяеться подлинность паспорта и СНИЛС, при необходимости проверяется справка о потере.
3. Выдача нового документа.
   • Для бумажной трудовой книжки – оформляется новый бланк, в него вносятся сведения о предыдущих местах работы (по данным работодателя‑предшественника, если они имеются).
   • Для электронной трудовой книжки – работнику предоставляется доступ к личному кабинету в Госуслуги и в системе ЭТК в течение 5 рабочих дней.
4. Подтверждение получения. Работник подписывает акт о получении новой (или электронной) трудовой книжки.

Что делать, если работодатель отказывается оформить новую книжку

Отказ работодателя считается нарушением ТК РФ. В этом случае работник может:

• Обратиться в Трудовую инспекцию по месту работы;
• Подать жалобу в Госуслуги → Обращения в органы государственной власти;
• В случае спора о подтверждении стажа – обратиться в Пенсионный фонд РФ с заявлением о признании трудового стажа по другим документам (справки, договоры).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сразу указывать, что я хочу электронную трудовую книжку?

Да. В заявлении следует явно указать «оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)», иначе работодатель по умолчанию выдаст бумажный вариант.

Можно ли подать заявление онлайн?

Да. Если ваш работодатель использует корпоративный портал или сервис Госуслуги, заявление можно отправить в электронном виде. В этом случае подпись ставится электронной подписью (ЭП) или через подтверждение в личном кабинете.

Сколько времени даёт работодатель на оформление новой книжки?

Трудовой кодекс не устанавливает чётких сроков, но в практике большинство организаций оформляют документ в течение 5‑10 рабочих дней после получения полного пакета документов.

Что делать, если у меня никогда не было трудовой книжки?

С 1 января 2021 г. информация о трудовой деятельности фиксируется только в электронном виде. В таком случае достаточно написать заявление о желании оформить ЭТК – бумажный документ не требуется.

Оформление заявления «О отсутствии трудовой книжки» – простая, но важная процедура, позволяющая сохранить трудовой стаж и избежать проблем с пенсионными начислениями. Главное – правильно указать причину отсутствия, приложить необходимые документы и отправить заявление в отдел кадров. При соблюдении всех требований работодатель обязан выдать новый документ (бумажный или электронный) в разумные сроки.

Дата актуализации статьи: 23 мая 2026 г.