Отсутствие у работника бумажной (или электронческой) трудовой книжки – одна из самых частых проблем при приёме на работу и при увольнении. Ниже разберём, какие обязательства возникают у работодателя, какие риски связаны с отсутствием документа и как правильно оформить ситуацию, чтобы избежать штрафов и судебных споров.

Почему трудовая книжка важна?

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий:

• Место и дату начала работы;
• Сведения о местах работы и должностях;
• Сведения о продолжительности работы;
• Сведения о переходах, повышениях, премировании;
• Данные, необходимые для расчёта пенсии и других выплат.

Отсутствие или несоответствие записей может привести к спорам о праве на выплаты, а также к административным штрафам для работодателя.

Что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 64, 65) и Постановлению Пленума Верховного Суда РФ № 2‑15‑1, работодатель обязан оформить трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 30 дней с даты начала работы сотрудника. Если сотрудник не предоставил её сам, работодатель обязан запросить её у него и, в случае невозможности получения, оформить новую по заявлению работника.

Что делать, если сотрудник не представил трудовую книжку?

Ниже пошаговый алгоритм действий, который поможет корректно решить ситуацию.

1. Получить письменное заявление от сотрудника. В заявлении он указывает причину отсутствия книжки (потеря, утеря, несоответствие требованиям и т.п.).
2. Оформить новую трудовую книжку. При этом в книжке вносятся сведения о приёме на работу, а также все данные, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника (даты, места работы, должности).
3. Заполнить необходимые формы. Включить в пакет документы: заявление, копию трудового договора, подтверждения о работе в предыдущих местах (трудовой договор, справка о доходах и т.д.).
4. Внести запись в электронный кадровый модуль. Если компания использует электронный кадровый документооборот, данные заносятся туда, а бумажная копия хранится в личном деле.
5. Уведомить сотрудника о готовности новой книжки. Предоставить копию (или электронный документ) для подписи.
6. Сохранить подтверждения о действиях. Протоколы, электронные письма, копии заявлений – всё это может пригодиться в случае проверки или судебного разбирательства.

Важно помнить, что работодатель несёт ответственность только за те задержки, которые вызваны его действиями. Если сотрудник сам не предоставил документ, а работодатель не виноват в задержке выдачи, то административная ответственность не накладывается.

Какие риски могут возникнуть?

Отсутствие или несоответствие записи в трудовой книжке может привести к следующим последствиям:

• Административный штраф. По ст. 5.27 КоАП РФ за невыдачу трудовой книжки в установленный срок – штраф от 10 000 до 20 000 рублей для руководителя и от 50 000 до 100 000 рублей для юридического лица.
• Споры о расчёте заработной платы. Если в книжке нет сведений о стаже, работник может оспорить размер пенсионных выплат.
• Проблемы при приёме на новую работу. При переходе в другую компанию новый работодатель может потребовать подтверждение стажа, что без книжки затруднительно.
• Судебные иски. Сотрудник может подать в суд требование о признании факта работы и выплате соответствующей компенсации.

Однако, если работодатель докажет, что задержка выдачи была вызвана действиями сотрудника (например, он отказался предоставить документ), то ответственность работодателя отсутствует.

Как правильно оформить новую трудовую книжку?

При оформлении новой книжки следует учитывать несколько нюансов:

1. ьный лист. Внести данные о компании, реквизитах, а также номер и серию книжки.
2. Первый раздел – сведения о приёме на работу. Заполняются данные о дате начала работы, месте работы, должности, основании трудоустройства.
3. Следующие разделы. Заполняются сведения о предыдущих местах работы, датах увольнения/перевода, а также о текущем месте работы.
4. Подписи сторон. Сотрудник и работодатель подписывают каждую страницу, где вносятся сведения;
5. Электронный вариант. Если компания использует электронный кадровый документооборот, в системе создаётся новый документ, а в бумажный экземпляр вносится отметка о его наличии.

После заполнения новой книжки её копию (или электронный экземпляр) передают сотруднику для подписи и хранения в личном деле.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли работать без трудовой книжки? Да, закон допускает работу без неё, если сотрудник не может её предоставить (потеря, утеря). Однако работодатель обязан оформить новую книжку в течение 30 дней с момента получения письменного заявления.
• Нужна ли печать на ьном листе? С 2021 года постановка печати на ьном листе не обязательна, если у работодателя её нет. Это упрощает оформление.
• Как вести учёт стажа, если книжки нет? Стаж можно подтвердить другими документами: трудовой договор, справки о доходах, выписки из ПФР, приказы о приёме на работу.
• Что делать, если сотрудник ушёл и не забрал книжку? В этом случае работодатель обязан в течение 30 дней после увольнения оформить запись о прекращении трудовых отношений в книжке (или в электронной форме) и передать сотруднику копию.

Отсутствие у сотрудника трудовой книжки – не приговор, но требует от работодателя внимательного подхода к документооборотам. Главное:

1. Получить письменное заявление от сотрудника.
2. Оформить новую книжку в установленные сроки.
3. Заполнить все необходимые записи и заверить их подписями сторон.
4. Сохранить подтверждения всех действий.

Соблюдая эти шаги, вы минимизируете риск административных штрафов, судебных споров и проблем с расчётом пенсионных выплат.

Для более детального консультирования рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться онлайн‑консультантом на официальных ресурсах (Кодекс Труда, КонсультантПлюс, официальные сайты Министерства труда).

Автор статьи: кадровый аналитик, 2026 год.