Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В Беларуси её оформление регулируется Трудовым кодексом и рядом подзаконных актов. В статье подробно рассмотрим, какие сведения вносятся в трудовую книжку, кто отвечает за их правильность, какие особенности есть у электронных трудовых книжек и как использовать форму ЕФС‑1.
Правовая база
- Трудовой кодекс Республики Беларусь (ст. 84‑90).
- Порядок ведения книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей – пункт 40 Порядка (утверждённого Приказом Минтруда).
- Приказ Минтруда от № 123 «Об электронных трудовых книжках».
- Форма ЕФС‑1 (единый формуляр сведений) – обязательный документ при кадровых мероприятиях.
Кто обязан вести трудовую книжку?
Обязанность вести трудовую книжку (или её электронный аналог) возлагается на работодателя. В обязанности работодателя входит:
- Вести книгу‑журнал по учёту движения трудовых книжек и их вкладышей.
- Оформлять все кадровые операции (приём, перевод, увольнение, приостановка и т.д.) в соответствии с законодательством.
- Обеспечивать сохранность трудовых книжек и их конфиденциальность.
- Своевременно вносить сведения в электронную трудовую книжку (если она используется).
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из нескольких разделов:
- Вкладка № 1 – сведения о приёме на работу (дата, должность, основание).
- Вкладка № 2‑5 – сведения о переводах, повышениях, изменениях условий труда.
- Вкладка № 6‑9 – сведения о приостановке, отгуле, командировках.
- Вкладка № 10 – сведения об увольнении (дата, причина, основание).
Пошаговое заполнение трудовой книжки
4.1 Приём на работу
- Подготовьте форму ЕФС‑1 (раздел «Приём на работу»).
- Заполните обязательные реквизиты:
- ФИО работника.
- Дата рождения, ИНН, СНИЛС.
- Наименование организации, ИНН работодателя.
- Дата начала работы, должность, тарифный разряд.
- Основание приёма (трудовой договор, приказ и т.п.).
- Подпишите форму (работодатель + работник).
- Внесите сведения в вкладку № 1 трудовой книжки:
- Дата и номер приказа о приёме.
- Должность, разряд, оклад.
- Подпись работодателя.
- Отметьте в книге‑журнале факт выдачи (или выдачи электронного варианта) трудовой книжки.
4.2 Перевод, повышение, изменение условий труда
- Сформируйте приказ о переводе/повышении.
- Заполните соответствующий раздел ЕФС‑1 (перевод, повышение квалификации).
- Внесите запись в следующую свободную вкладку (обычно № 2‑5):
- Дата приказа, номер.
- Новая должность, разряд, оклад.
- Основание (например, «повышение квалификации»).
- Подпишите запись (работодатель) и отметьте в журнале движение книги.
4.3 Приостановка работы (отпуск, больничный, командировка)
- Оформите приказ/распоряжение о приостановке.
- Заполните раздел ЕФС‑1 «Приостановка работы» (указывая тип приостановки).
- Внесите запись в соответствующую вкладку (обычно № 6‑9):
- Дата начала и окончания приостановки.
- Причина (отпуск, больничный лист, командировка).
- Подпишите запись и зафиксируйте в журнале.
4.4 Увольнение
- Подготовьте приказ об увольнении и форму ЕФС‑1 (раздел «Увольнение»).
- Заполните реквизиты:
- Дата увольнения, номер приказа.
- Основание (истечение срока договора, сокращение, собственное желание и т.п.).
- Сведения о выплате компенсаций, если они предусмотрены.
- Вкладка № 10 трудовой книжки заполняется:
- Дата и номер приказа.
- Основание увольнения.
- Подпись работодателя;
- Книга‑журнал фиксирует возврат (или уничтожение) трудовой книжки.
Электронные трудовые книжки
С 2023 года в Беларуси активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Основные отличия от бумажного формата:
- Ведение происходит в специализированной информационной системе ЭТК (Электронная Трудовая Книга).
- Заполнение осуществляется автоматически через форму ЕФС‑1, интегрированную в кадровый учет.
- Работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет (мобильное приложение или веб‑портал).
- Отпечаток бумажного варианта может быть получен по запросу, но не обязателен.
Как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе
- Установите и настройте Кадровый модуль (например, «1С:Зарплата и Управление Персоналом»), включив интеграцию с ЭТК.
- В разделе «Настройки» укажите:
- Код организации в реестре Минтруда.
- Типы документов, которые автоматически отправляются в ЭТК (приём, перевод, увольнение).
- При оформлении кадрового события создайте ЕФС‑1 в системе – данные заполняются из карточки сотрудника.
- Нажмите кнопку «Отправить в ЭТК». Система проверит корректность полей и передаст их в государственный реестр.
- После подтверждения в ЭТК запись появляется в личном кабинете работника.
Частые ошибки при заполнении и как их избежать
- Пропуск даты – всегда указывайте точную дату приказа и дату начала/окончания действия.
- Неправильный разряд/оклад – сверяйте данные с тарифным планом и договором.
- Отсутствие подписи работодателя – без подписи запись считается недействительной.
- Дублирование записей – проверяйте журнал движения книг, чтобы не вносить одну и ту же запись дважды.
- Неправильный код организации в ЕФС‑1 – используйте актуальный код из реестра Минтруда.
Что делать, если ошибка уже внесена?
- Составьте поправочный приказ с указанием исправления.
- Заполните форму ЕФС‑1 «Поправка к записи» (в системе обычно есть отдельный шаблон).
- Внесите исправление в соответствующую вкладку (зачеркните ошибку и подпишите исправление).
- Обновите запись в электронном реестре (если используется электронная книжка).
- Зафиксируйте действие в книге‑журнале;
Заполнение трудовых книжек в Беларуси – процесс, требующий точности и соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:
- Ответственность за ведение книги лежит на работодателе.
- Все кадровые операции фиксируются в форме ЕФС‑1 и в соответствующей вкладке трудовой книжки.
- С 2023 года активно используется электронная трудовая книжка, что упрощает процесс и уменьшает риск ошибок.
- Регулярно проверяйте журнал движения книг и своевременно вносите поправки.
Соблюдая указанные правила, вы обеспечите законность трудовых отношений, упростите кадровый учет и избежите штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Дата публикации: