С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа исключительно в электронной форме — за исключением случаев, когда работник лично запросил бумажную трудовую книжку․ Однако на практике встречаются ситуации, когда у сотрудников вообще нет трудовой книжки — ни бумажной, ни электронной․ Такая ситуация не просто нарушает трудовое законодательство — она влечёт за собой серьёзные юридические, финансовые и репутационные последствия для работодателя․

Почему отсутствие трудовой книжки — это критическая проблема?

Трудовая книжка (бумажная или электронная) — это единственный официальный документ, подтверждающий:

• Факт трудовых отношений между работником и работодателем;
• Стаж работы, включая специальность, должности и периоды работы;
• Основания для назначения пенсии, отпусков, компенсаций и других социальных гарантий;
• Соответствие трудового стажа требованиям законодательства (например, для льготных пенсий)․

Если у сотрудника нет трудовой книжки — это означает, что его трудовой стаж не зафиксирован официально․ В результате:

• Работник не сможет оформить пенсию в полном объёме;
• Он не сможет получить пособие по безработице или другие социальные выплаты;
• При увольнении он не получит документ, подтверждающий опыт работы — что затруднит трудоустройство в будущем;
• Работодатель рискует быть привлечённым к ответственности за нарушение трудового законодательства․

Правовая база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ:

1. Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, заключивших трудовой договор (за исключением тех, кто работает на условиях гражданско-правового договора)․
2. Трудовая книжка выдаётся работнику в день трудоустройства — если он не имеет ранее оформленной книжки, работодатель обязан её оформить․
3. Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан внести в неё сведения о приёме на работу․
4. С 2026 года все сведения о трудовой деятельности вносятся в электронную форму в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через работодателя — при условии, что работник не запросил бумажную книжку․

Важно! Даже если работник не требует бумажную книжку, работодатель обязан передать сведения о нём в ПФР в электронном виде․ Отсутствие передачи данных, это нарушение, равнозначное отсутствию трудовой книжки․

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Ситуация 1: Работник впервые устраивается на работу

Если сотрудник никогда не работал официально и не имеет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, работодатель обязан:

1. Оформить новую бумажную трудовую книжку (если работник не заявил о желании только электронной формы);
2. ИЛИ — зарегистрировать его в системе ЭТК через личный кабинет ПФР и передать сведения о приёме на работу в электронном виде в течение 3 рабочих дней с даты трудоустройства․

При этом работодатель должен:

• Зарегистрировать сотрудника в системе ЭТК в ПФР;
• Подать сведения через специализированный сервис (например, «Работодатель» на сайте ПФР);
• Уведомить сотрудника о регистрации в ЭТК и предоставить ему доступ к личному кабинету ПФР․

Ситуация 2: Работник уже работал, но книжка утеряна

Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку, но она утеряна, работодатель должен:

1. Попросить сотрудника подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки;
2. На основании документов (справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР, архивных данных) восстановить сведения о трудовом стаже;
3. Оформить дубликат бумажной книжки или перевести все сведения в ЭТК — в зависимости от выбора работника․

Ситуация 3: Работодатель просто игнорирует обязанность

Если работодатель не оформил трудовую книжку и не передал данные в ПФР — это прямое нарушение статьи 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства)․

Штрафы за отсутствие трудовой книжки:

• Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
• Для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей;
• Для юридических лиц, от 50 000 до 100 000 рублей․

Кроме того, по решению суда (как в деле, рассмотренном Верховным судом РФ в мае 2026 года) работодатель может быть обязан выплатить работнику неполученный заработок за период задержки выдачи трудовой книжки — даже если работник не был уволен, но не мог устроиться на новую работу из-за отсутствия документа․

Как проверить, есть ли у сотрудника ЭТК?

Работодатель может проверить наличие электронной трудовой книжки через:

• Личный кабинет ПФР (раздел «Электронные трудовые книжки»);
• Сервис «Проверка ЭТК» на сайте ПФР — по ФИО и СНИЛС сотрудника;
• Систему «Работодатель» — при подаче сведений о приёме на работу система автоматически проверит, есть ли у сотрудника ЭТК;

Если ЭТК отсутствует, система предложит зарегистрировать её․

Последствия для работника

Отсутствие трудовой книжки — это не только проблема работодателя, но и угроза будущему сотруднику:

• Пенсия будет начислена только по тем периодам, которые подтверждены в ПФР — остальной стаж не засчитается;
• При увольнении работнику не выдадут документ, подтверждающий опыт — это затруднит поиск новой работы;
• В случае спора о заработной плате или увольнении отсутствие трудовой книжки усложнит доказывание трудовых отношений в суде․

Как показало дело, рассмотренное судьями Скоковой Д․И․ и Булатовой Е․Е․ в мае 2026 года, работник, которому не выдали трудовую книжку вовремя, получил взыскание с работодателя за весь период задержки — даже если он не был уволен, но не мог устроиться на новую работу․

Как исправить ситуацию: пошаговая инструкция для работодателя

1. Проведите аудит — составьте список всех сотрудников и проверьте наличие у каждого трудовой книжки (бумажной или электронной)․
2. Свяжитесь с сотрудниками — уточните, есть ли у них бумажная книжка, и если да — запросите её копию․
3. Определите статус — если сотрудник не имеет книжки, решите: оформить бумажную или перевести в ЭТК․
4. Подайте заявление в ПФР, если выбирается ЭТК, работодатель должен подать сведения о приёме на работу в течение 3 рабочих дней․
5. Оформите бумажную книжку, если сотрудник хочет бумажную, заполните бланк, внесите сведения о приёме, заверьте печатью и подписью․
6. Уведомите сотрудника — предоставьте ему копию записи, доступ к ЭТК или саму книжку под расписку․
7. Запишите действия в локальные акты — внесите в правила внутреннего трудового распорядка процедуру оформления трудовых книжек․

С 2026 года в России трудовая книжка — это не просто формальность․ Это юридически значимый документ, без которого работник лишается ключевых социальных гарантий, а работодатель — рискует крупными штрафами, судебными исками и репутационными потерями․

Рекомендация: Не ждите, пока инспекция труда или ПФР обнаружат нарушение․ Проведите внутреннюю проверку уже сегодня․ Оформите трудовые книжки всем сотрудникам, иначе завтра вы можете получить не только штраф, но и иск о компенсации за упущенную выгоду․

Помните: трудовая книжка — это не бумага, это гарантия будущего вашего сотрудника и вашей компании․