Ситуация, когда newly hired сотрудник не может предъявить трудовую книжку при оформлении на работу, встречается достаточно часто. Причины могут быть разными: утеря документа, его порча, отсутствие у гражданина первой трудовой книжки (например, у выпускников вузов или лиц, впервые устраивающихся на работу) либо намеренное сокрытие информации о предыдущем месте работы. Ниже подробно рассмотрены правовые аспекты, последствия и пошаговый алгоритм действий работодателя в такой ситуации.

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) устанавливает, что при приеме на работу работник обязан представить трудовую книжку (или её копию) для внесения записи о приеме.
• Если трудовая книжка отсутствует, работодатель обязан завести новую трудовую книжку и внести в неё запись о приеме на работу (ст. 66 ТК РФ).
• В случае, когда сотрудник впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки, закон допускает оформление электронной трудовой книжки через ПФР (с 2021 года).
• Отказ работника предоставить трудовую книжку без уважительной причины может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины, однако сам по себе отказ не является основанием для отказа в приеме на работу.

Возможные последствия отсутствия трудовой книжки

• Для работника: невозможность подтвердить трудовой стаж, сложности при получении пенсии, социальных выплат и при последующем трудоустройстве.
• Для работодателя: риск штрафов со стороны трудовой инспекции за неправильное ведение трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ); возможные споры в суде о факте трудоустройства и выплате заработной платы.
• Для Пенсионного фонда: необходимость уточнения данных о стаже работника при назначении пенсии.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

1. Запрос документа. При приеме на работу попросите сотрудника предоставить трудовую книжку (или её копию). Если документ отсутствует, уточните причину.
2. Определение причины отсутствия.
   • Утеря/порча – сотрудник должен подать заявление о выдаче дубликата в орган, выдавший оригинал (бывший работодатель или МФЦ).
   • Первая трудовая – оформляем новую книжку или электронную трудовую.
   • Умышленное сокрытие – фиксируем факт отказа и рассматриваем возможность применения дисциплинарного взыскания после выхода на работу (например, замечание).
3. Оформление приема.
   • Если трудовая книжка отсутствует, но есть основания полагать, что сотрудник действительно устраивается впервые или восстанавливает документ, заводим новую трудовую книжку (форма ТД-1) и вносим запись о приеме на работу (дата, должность, подразделение, номер приказа).
   • При наличии электронной трудовой книжки – делаем запись в личном кабинете на портале «Работа в России» через СНИЛС.
4. Изготовление приказа о приеме. Приказ должен содержать реквизиты организации, ФИО сотрудника, должность, дату приема, основание (трудовой договор) и ссылку на трудовую книжку (номер серии и номер документа или указание, что книжка выдана организацией).
5. Уведомление Пенсионного фонда. В течение пяти рабочих дней после приема направляем сведения form СЗВ‑ТД (или через электронный взаимодействие с ПФР) с отметкой «Отразить в трудовой книжке».
6. Хранение документов. Копия трудовой книжки (или электронная выписка) хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности.

Восстановление трудовой книжки сотрудником

Если работник потерял трудовую книжку, он может:

• Обратиться к бывшему работодателю с заявлением о выдаче дубликата (требуется паспорт и заявление).
• В случае ликвидации бывшего работодателя – обратиться в архив организации или в территориальный орган ПФР.
• При отсутствии возможности получить дубликат – оформить новую трудовую книжку через текущего работодателя (как указано в пункте 3).

Важно: при выдаче дубликата бывший работодатель обязан внести в него все записи о периодах работы, которые имелись в оригинале (ст. 66 ТК РФ).

Рекомендации по профилактике

• Четко прописывайте в вакансии и в приглашении на собеседование требование предоставить трудовую книжку (или согласие на оформление электронной).
• При приеме на работу сразу же проверяйте наличие документа и фиксируйте результат в личной карточке кандидата.
• Обучайте кадровый отдел работе с электронными трудовыми книжками и использованием портала «Работа в России».
• Ведите журнал учета issued и полученных трудовых книжек – это упрощает взаимодействие с инспекцией труда.
• При выявлении систематических проблем с предоставлением документов рассмотрите возможность введения внутреннего регламента, предусматривающего сроки предоставления трудовой книжки (например, не более 3 рабочих дней после выхода на работу).

Полезные ссылки и нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (статьи 65‑66).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (оформление электронной трудовой книжки).
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».
• Постановление ПФР от № 115п «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
• КонсультантПлюс / Гарант – актуальные комментарии к ст. 65‑66 ТК РФ.

Статья актуальна на май 2026 года. Законодательство может изменяться, поэтому перед принятием решений рекомендуется сверяться с последними версиями нормативных актов и, при необходимости, консультироваться с юристом.