Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий стаж и непрерывность трудовой деятельности гражданина. Однако в реальной практике бывают ситуации, когда у сотрудника нет и никогда не было трудовой книжки. Ниже рассмотрены причины отсутствия ТК, правовые последствия и пошаговые инструкции для обеих сторон трудовых отношений.

Почему трудовая книжка может отсутствовать

• Первое трудоустройство. Гражданин устраивается на работу впервые и ранее не имел ТК.
• Утеря или повреждение документа. Книжка могла быть утеряна, испорчена или уничтожена.
• Отказ работодателя выдать ТК при увольнении. Иногда работник не забирает книжку, а работодатель не передаёт её вовремя.
• Переход на электронный формат. С 2021 года в России ведётся постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК); некоторые работники всё ещё пользуются бумажным вариантом, а другие – только электронным.
• Работа по гражданско‑правовым договорам. При оформлении по ГПД трудовая книжка не ведётся.

Что говорит законодательство

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки сотрудников. При отсутствии ТК у работника:

1. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника (указание причины отсутствия). Это подтверждается разъяснениями Минтруда (Письмо от № 14‑6/ООГ‑3682) и позицией КонсультантПлюс.
2. Если работник не забрал ТК при увольнении, ответственность за задержку выдачи наступает только тогда, когда задержка произошла по вине работодателя (Консультант Плюс Искра, пункт 7).
3. При приёме на работу без ТК работник может претендовать на начисление надбавок только после фактического отработания стажа; «процентная надбавка» не начисляется с первого дня (Консультант Плюс Искра).
4. В случае утери или повреждения ТК работник может запросить дубликат. До 2021 года отсутствие печати на ьном листе также считалось ошибкой, но сейчас печать ставится только если у работодателя она есть (Приказ 320н Минтруда).

Последствия отсутствия трудовой книжки

• Для работника: сложности при подтверждении стажа при оформлении пенсии, получении социальных выплат, оформлении загранпаспорта (вместо копии ТК могут потребоваться сведения из ПФР), а также при трудоустройстве на новую работу (некоторые работодатели требуют ТК как доказательство опыта).
• Для работодателя: риск административных штрафов за нарушение порядка ведения трудовых документов (ст. 5.27 КоАП РФ), возможные споры в суде о стаже и выплатах, а также репутационные потери.

Что делать работнику, если у него нет трудовой книжки

1. Составить письменное заявление работодателю с просьбой оформить новую ТК, указав причину отсутствия (первое трудоустройство, утеря и т.д.).
2. Получить копию приказа о приёме на работу и трудовом договоре – они могут служить временным подтверждением стажа.
3. Если работодатель отказывает, обратиться в государственную инспекцию труда или в суд с требованием восстановить трудовые права.
4. При необходимости запросить сведения из ПФР о страховом стаже (они могут заменить ТК при оформлении пенсии или загранпаспорта).
5. Если планируется дальнейшее трудоустройство, попросить нового работодателя принять на работу без ТК и оформить новую книжку после принятия.

Что делать работодателю, если у сотрудника нет трудовой книжки

1. Получить от сотрудника письменное заявление о отсутствии ТК с указанием причины.
2. Оформить новую трудовую книжку в соответствии с образцом, утверждённым Минтруда, и внести записи о всех предыдущих местах работы (если они известны). Если сведения о прошлом стаже недоступны, в книжке делается запись о начале трудовой деятельности с текущего места работы.
3. Поставить печать организации на ьном листе (если у организации есть печать).
4. Известить сотрудника о том, что надбавки за выслугу лет будут начисляться только после фактического отработания необходимого периода.
5. Сохранить копию заявления и приказа о выдаче новой ТК в личном деле сотрудника на случай проверок.
6. При увольнении сотрудника обеспечить своевременную выдачу ТК (или дубликата) и получить расписку о получении.

Практический пример: оформление новой ТК при утере

Ситуация: Иванов И.И. устраивается в компанию «Альфа» 15 мая 2026 года. При приёме он сообщает, что предыдущая трудовая книжка утеряна при переезде.

• Иванов подаёт заявление: «Прошу оформить новую трудовую книжку в связи с утерей предыдущей».
• Кадровая служба проверяет данные из предыдущих трудовых договоров (если они хранятся) и заполняет новую ТК: запись о приёме в «Альфа» от , должность, оклад.
• Если сведения о предыдущих местах работы отсутствуют, в книжке делается запись: «Трудовая деятельность начинается с ».
• Ставится печать ООО «Альфа» на ьном листе.
• Иванову выдаётся новая ТК под расписку.

Отсутствие трудовой книжки – не приговор, а ситуация, которую можно урегулировать в рамках действующего законодательства. Ключевые моменты:

• Своевременное информирование работодателя о причине отсутствия ТК.
• Оформление новой трудовой книжки по письменному заявлению сотрудника.
• Понимание последствий для начисления надбавок и пенсионных прав.
• Соблюдение работодателем порядка хранения и выдачи трудовых документов, чтобы избежать штрафов и споров.

При правильном взаимодействии сторон отсутствие трудовой книжки не станет препятствием для легальной трудовой деятельности и получения всех гарантий, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.