Отсутствие трудовой книжки у newly hired сотрудника – ситуация, с которой сталкиваются многие компании, особенно при приёме на работу молодых специалистов, иностранных граждан или сотрудников, переходящих из сферы, где трудовые книжки не велились. Ниже подробно рассмотрим правовые основания, причины отсутствия документа и пошаговый алгоритм действий для работодателя и работника.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку (или электронный трудовой договор) и вносить туда записи о приёме, переводе, увольнении.
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О трудовой книжке» – вводит возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) через ПФР.
• Постановление Правительства РФ от № 439 – порядок ведения и хранения трудовых книжек (включая электронные).

Согласно этим нормам, отсутствие бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности оформить трудовые отношения и обеспечить учёт стажа работы.

Почему у нового работника может не быть трудовой книжки

1. Первое трудоустройство – гражданин впервые устраивается на работу и книжка ещё не заведена.
2. Утеря или повреждение – документ потерян, испорчен или украден.
3. Переход из сферы, где книжки не велись (например, работа по гражданско‑правовым договорам, фриланс, некоторые виды сезонной работы).
4. Иностранный гражданин – у него может быть трудовая книжка страны, но в России требуется оформление локального документа или переход на ЭТК.
5. Переход на электронную трудовую книжку – сотрудник уже перешёл на ЭТК, а бумажный экземпляр не выдавался.

Что делать работодателю

Проверить наличие электронной трудовой книжки

Сначала уточните у сотрудника, есть ли у него запись в ПФР о ведении ЭТК. Это можно сделать:

• через запрос в ПФР (форма СЗВ‑ТД);
• через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»).

Оформить новую бумажную трудовую книжку (если требуется)

Если сотрудник предпочитает бумажный вариант или у него нет доступа к ЭТК, работодатель обязан:

1. Получить письменное согласие сотрудника на ведение бумажной трудовой книжки (можно оформить в виде отдельного пункта в трудовом договоре).
2. Приобрести бланк трудовой книжки (уполномоченные организации – типографии, издательства, имеющие лицензию на изготовление бланков).
3. Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность.
4. Сделать первую запись о приёме на работу (дата, номер приказа, наименование должности, структурное подразделение).
5. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
6. Выдать книжку сотруднику под расписку.

Внести запись в электронную трудовую книжку (если сотрудник выбрал ЭТК)

Если работник уже имеет ЭТК или согласен на её ведение, работодатель должен:

• Направить в ПФР форму СЗВ‑ТД о приёме на работу (в течение пяти рабочих дней с даты приказа).
• Убедиться, что запись отразилась в личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги».
• Хранить копию приказа и трудового договора в личном деле сотрудника (как подтверждение факта трудоустройства).

Документальное оформление при отсутствии обеих форм

В исключительных случаях, когда ни бумажная, ни электронная книжка не могут быть оформлены немедленно (например, ожидание бланка), работодатель обязан:

1. Издать приказ о приёме на работу.
2. Заверить копию приказа печатью организации и подписью руководителя.
3. Взять с сотрудника расписку о получении копии приказа и информировать его о том, что трудовая книжка будет оформлена в ближайшее время (указать срок – не более 10 рабочих дней).
4. После получения бланка или подтверждения ЭТК оформить недостающие записи и выдать документ.

Что делать сотруднику

• Уточнить у работодателя, какой формат трудовой книжки предпочтителен (бумажная или электронная).
• Проверить наличие записи в ПФР через личный кабинет на «Госуслугах» или запросив выписку СЗВ‑ТД.
• При отсутствии записи предоставить работодателю необходимые документы (паспорт, СНИЛС, диплом об образовании, военный билет – если требуется).
• Получить копию приказа о приёме на работу и расписаться в получении трудовой книжки (или подтвердить получение уведомления о ведении ЭТК).
• Сохранить все подтверждающие документы (приказ, трудовой договор, выписку из ПФР) до получения официальной трудовой книжки.

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для всех новых трудовых отношений, если сотрудник не заявил об обратном. Основные плюсы:

• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного носителя.
• Автоматическое обновление данных в ПФР.
• Возможность быстрой выписки стажа и истории работы для пенсионного обеспечения, кредитования и т.д.

Минусы:

• Требуется доступ к интернету и базовые навыки работы с порталом «Госуслуги».
• Некоторые работники (особенно старшего возраста) предпочитают привычный бумажный вариант.

Работодатель обязан информировать сотрудника о праве выбора формы ведения трудовой книжки и оформлять соответствующее согласие в трудовом договоре.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, при условии оформления трудового договора и последующего внесения записи в бумажную или электронную трудовую книжку в установленные сроки.

Сколько времени даётся на оформление трудовой книжки после приёма?

Трудовой кодекс не устанавливает жёсткого срока, но практика и рекомендации ПФР предполагают оформление не позднее 10 рабочих дней с даты приказа.

Что делать, если сотрудник отказался от ЭТК, но не хочет бумажную книжку?

Сотрудник обязан выбрать одну из форм ведения трудовой книжки. Отказ от обеих форм является нарушением трудового законодательства и может повлечь отказ в приёме на работу.

Нужно ли нотариально заверять трудовую книжку?

Нет. Трудовая книжка заверяется подписью уполномоченного лица организации и печатью работодателя. Нотариальное заверение требуется только при выдаче дубликата в случае утери.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, закон допускает ведение обеих форм, но запись о каждом событии (приём, перевод, увольнение) должна быть сделана только в одной из них, чтобы избежать дублирования и противоречий.

Отсутствие трудовой книжки у нового сотрудника – не повод для паники, а стандартная ситуация, которую легко решить, зная порядок действий и имея под рукой необходимые документы. Главное – своевременно оформить трудовой договор, сделать запись о приёме в выбранную форму трудовой книжки (бумажную или электронную) и обеспечить прозрачность кадрового учёта для обеих сторон. Следуя изложенным рекомендациям, работодатель избежит штрафов и конфликтов, а сотрудник получит надёжное подтверждение своего трудового стажа.

Помните: корректное оформление трудовых отношений – это не только соблюдение закона, но и основа доверительных отношений между компанией и её персоналом.