Отсутствие у кандидата бумажной или электронной трудовой книжки – частая ситуация, с которой сталкиваються многие работодатели. В статье разберем, какие нормы Трудового кодекса РФ регулируют этот случай, какие документы необходимо запросить, как правильно оформить заявление и новую трудовую книжку, а также какие риски связаны с приемом сотрудника без указанного документа.
Правовая основа
Согласно ст. 26 ТК РФ, работник, поступающий на работу, обязан предъявить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Если такой документ отсутствует, но есть уважительная причина (утрата, повреждение, переход на электронный формат), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника.
Кроме того, в практике Минтруда и судебнойjurisprudence часто упоминаются:
- п. 1 ст. 65 ТК РФ – требование работодателя предоставить трудовую книжку;
- п. 2 ст. 65 ТК РФ – возможность оформить дубликат при утрате;
- постановления Минтруда от 2024‑2026 гг., где подчеркивается необходимость письменного заявления сотрудника.
Что делать, если у кандидата нет трудовой книжки?
Сбор документальных подтверждений
Работодателю следует запросить у кандидата следующие документы:
- Копию паспорта;
- Справку о трудовой деятельности (трудовая книжка с предыдущего места, выписка из личного кабинета Госуслуг, справка с предыдущего работодателя и т.п.);
- Если есть электронная трудовая книжка – доступ к ней или выписка из системы;
- Заявление кандидата с указанием причины отсутствия оригинальной книжки (утрата, повреждение, переход на электронный формат).
Оформление заявления
Заявление должно содержать:
- ФИО работника;
- Дата и место рождения;
- Сведения о предыдущей работе (наименование организации, период, должность);
- Причину отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, переход на электронный формат);
- Подпись и дату.
Заполненное заявление передается в отдел кадров, где на его основе оформляется новая трудовая книжка.
Оформление новой трудовой книжки
По закону, новая книжка оформляется в течение 5 календарных дней с даты приема. При этом в ней фиксируется:
- Сведения о предыдущей работе (если они подтверждены документально);
- Дата приема на текущую должность;
- Код подразделения, в котором будет вестись запись.
Если кандидат имеет электронную трудовую книжку, работодатель может использовать её в качестве основы, но при этом также оформит бумажный экземпляр для архивного хранения.
Как правильно оформить прием на работу без книжки?
Документы, которые запрашивают
Перечень документов, обязательных к предоставлению при приёме:
- Заявление о приеме (см. пункт 2.2).
- Копия паспорта.
- Справка о предыдущей работе (трудовая книжка, выписка из Госуслуг, справка с предыдущего места).
- Копия СНИЛС (если есть).
- Если есть электронная книжка – доступ к ней или выписка.
Оформление трудового договора
Трудовой договор подписывается сразу после предоставления всех вышеперечисленных документов. В договоре указываются:
- Должность, условие работы и отдыха;
- Зарплата и другие выплаты;
- Срок испытательного периода (если предусмотрен);
- Сведения о том, что в случае утраты книжки будет оформлена новая.
Запись в книжке
После подписания договора в новой трудовой книжке вручную вносится запись о приёме. При этом:
- Запись делается в течение 5 дней;
- Если сотрудник уже имеет стаж, он фиксируется в книжке (при условии подтверждения документально).
Частые вопросы и ответы
Можно ли сразу приступить к работе, если книжки нет?
Да. По закону работник может начать выполнять свои функции, но только после того, как будет получено заявление и оформлена новая трудовая книжка. При этом работодатель обязан зафиксировать факт приема в документах.
Что делать, если кандидат отказывается оформлять новую книжку?
В этом случае работодатель может потребовать письменное объяснение причин отказа. Если причина не является уважительной (например, просто «не хочу»), работодатель имеет право отказать в приёме.
Как оформить дубликат при потере оригинала?
Для получения дубликата необходимо обратиться в отдел кадровprevious организации, где трудился сотрудник, и подать заявление о восстановлении. При невозможности восстановления (например, организация закрыта) оформляют новую книжку на основании письменного заявления.
Есть ли риски при приёме без книжки?
Да. Если в дальнейшем будет обнаружено, что сотрудник предоставлял недостоверные сведения, работодатель может столкнуться с административными штрафами и требованием вернуть уже сделанные выплаты. Кроме того, отсутствие записи в книжке усложняет бухгалтерию и контрольные проверки.
Отсутствие у кандидата трудовой книжки не является препятствием для приема на работу, однако требует соблюдения определённых процедур. Главное – собрать подтверждающие документы, получить письменное заявление о причинах отсутствия книжки и своевременно оформить новую трудовую книжку. Соблюдая эти шаги, работодатель минимизирует юридические риски и обеспечит корректное оформление отношений с сотрудником.
Для более детального ознакомления с образцами заявлений и форм оформления рекомендуем обратиться к специализированным правовым ресурсам (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, ТК РФ) или к консультанту по трудовому праву.