Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим стаж и опыт работы сотрудника. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2021 года, бумажный вариант всё ещё востребован в ряде ситуаций; Ниже подробно рассмотрен порядок забрать трудовую книжку под расписку, правовые основания, необходимые документы и типичные ошибки.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (обязанность работодателя вести и выдавать трудовую книжку).
- ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» – регулирует хранение первичных документов, в т.ч. трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России № 697н от – о порядке ведения электронных трудовых книжек и сохранении бумажных вариантов.
- Письмо Минтруда от № 14‑2/10/2‑2022 – разъясняет возможность simultaneous использования бумажных и электронных трудовых книжек.
Согласно указанным нормам, работник имеет право потребовать выдачу своей трудовой книжки в любой момент, когда это необходимо для подтверждения стажа, трудоустройства, получения пенсии или социальных выплат. При этом работодатель обязан выдать документ под расписку о получении.
Когда требуется забрать трудовую книжку под расписку?
- Увольнение сотрудника (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
- Перевод на другую работу (внутренний перевод или переход к другому работодателю).
- Необходимость подтверждения стажа для оформления пенсии, пособий по безработице, ипотечного кредита и т.д.
- Утрата или повреждение собственной трудовой книжки – сотрудник просит выдать дубликат.
- Переход на электронную трудовую книжку с сохранением бумажного варианта (по заявлению работника).
Пошаговая процедура получения трудовой книжки под расписку
- Подготовка заявления (если требуется внутренний регламент компании). Обычно достаточно устного запроса, но многие организации просят оформить письменное заявление на имя руководителя или отдела кадров.
- Проверка наличия книжки в личном деле сотрудника или в электронной системе (если ведётся учёт движения трудовых книжек).
- Подготовка расписки – документ, подтверждающий факт передачи трудовой книжки работнику;
- Вручение трудовой книжки сотруднику под расписку. Расписка подписывается обеими сторонами (работник и представитель работодателя – обычно специалист отдела кадров или руководитель).
- Регистрация передачи в журнале учёта движения трудовых книжек (ведётся на бумажном носителе, как требует Минтруд).
- Хранение копии расписки в личном деле сотрудника (или в электронном архиве, если компания ведёт ЭТК).
Что должно содержаться в расписке о получении трудовой книжки?
Расписка – простой, но юридически значимый документ. В ней обязательно указываются:
- Название организации (полное наименование, ИНН, ОГРН).
- Дата составления расписки.
- ФИО сотрудника, его должность, табельный номер (если есть).
- Наименование выдаваемого документа – «Трудовая книжка серии № …, номер …».
- Факт получения: «Я, ФИО сотрудника, подтверждаю, что получил(а) трудовую книжку…»
- Подписи сторон с расшифровкой (ФИО, должность).
- При необходимости – примечание о состоянии книжки (например, «книжка в хорошем состоянии, без повреждений»).
Расписка составляется в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй – у работодателя.
Образец расписки о получении трудовой книжки
РАСПИСКА о получении трудовой книжки г. Москва «__» __________ 2026 г. Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 № 123456, выдан ОВД г. Москвы , работающий в должности инженера‑конструктора (табельный № 1024), подтверждаю, что получил(а) от ООО «ТехноПром» (ИНН 7701234567, ОГРН 1127746000123) трудовую книжку серии АБ № 1234567890, содержащую записи о трудовой деятельности с по текущую дату. Книжка получена в хорошем состоянии, без повреждений и подделок. Подпись сотрудника: _____________ /Иванов И.И./ Подпись представителя работодателя: _____________ /Петрова С.В., специалист отдела кадров/
При необходимости можно оформить расписку в виде таблицы, но главное – наличие всех обязательных реквизитов и подписей.
Возможные риски и как их избежать
| Риск | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие расписки | Спор о факте получения книжки; возможные претензии в трудовой инспекции. | Всегда оформлять расписку в двух экземплярах и фиксировать передачу в журнале движения. |
| Неполные реквизиты в расписке | Документ может быть признан недействительным. | Использовать шаблон, проверять наличие всех обязательных пунктов перед подписью. |
| Выдача повреждённой или поддельной книжки | Потеря трудового стажа, сложности при оформлении пенсии. | Перед выдачей проверить состояние книжки, при необходимости оформить акт о состоянии. |
| Нарушение сроков выдачи | Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). | Установить внутренний регламент: выдача в день увольнения или в течение 3 рабочих дней после заявления. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли забрать трудовую книжку, если я перешёл на электронную версию?
- Да. При наличии заявления о сохранении бумажного варианта работодатель обязан выдать её под расписку.
- Нужно ли нотариально заверять расписку?
- Нет. Расписка, подписанная сторонами, имеет юридическую силу без нотариального заверения.
- Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?
- Сначала направить письменную претензию. Если ответ не получен или отказ сохраняется, обратится в Государственную инспекцию труда или в суд.
- Как хранить расписку после получения трудовой книжки?
- Рекомендуется хранить её вместе с другими личными документами (паспорт, ИНН, СНИЛС) в надёжном месте, например, в личном архиве или сейфе.
Забрать трудовую книжку под расписку – это стандартная процедура, регулируемая трудовым законодательством. Соблюдение всех формальностей (заявление, проверка наличия документа, оформление расписки, регистрация в журнале движения) защищает права как работника, так и работодателя, минимизируя риски споров и штрафных санкций.
Если у вас остались вопросы или требуется помощь в составлении расписки, обращайтесь к специалисту отдела кадров или юристу по трудовому праву. Помните: правильно оформленная расписка – ваша гарантия подтверждения трудового стажа и защиты интересов в любой жизненной ситуации.