Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина Российской Федерации. Однако в эпоху цифровизации и перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) многие работники и работодатели сталкиваются с вопросами корректности внесения записей, особенно когда речь идет о работе по совместительству. Что делать, если запись так и не появилась? Какие последствия это несет и как исправить ситуацию?
Особенности работы по совместительству
Совместительство, это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Согласно Трудовому кодексу РФ, работа по совместительству может осуществляться как у того же работодателя (внутреннее совместительство), так и у другого (внешнее совместительство).
Ключевые особенности, о которых важно помнить:
- Запись о приеме на работу по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника.
- Внесение записи производит работодатель по основному месту работы, а не по месту совместительства.
- Для внесения записи работник должен предоставить соответствующие документы от работодателя по совместительству.
Почему запись могла не появиться?
Отсутствие записи о работе по совместительству в трудовой книжке (или в сведениях о трудовой деятельности в электронном виде) чаще всего связано с несколькими причинами:
- Работник не обращался с заявлением. Как упоминалось выше, запись вносится только по желанию сотрудника. Если вы не писали заявление на основном месте работы с просьбой внести запись, работодатель не обязан делать это автоматически.
- Не предоставлены подтверждающие документы. Для внесения записи основной работодатель требует справку или копию приказа о приеме на работу по совместительству, а также копию приказа об увольнении (если работа уже завершена).
- Ошибки при переходе на ЭТК. В период перехода на электронные трудовые книжки (активно проходившего в 2020-2021 годах) могли возникнуть технические сбои или человеческий фактор при подаче формы СЗВ-ТД.
- Ликвидация работодателя по совместительству. Если организация, где вы работали по совместительству, ликвидирована, получить документы для основной работы может быть сложнее, но возможно через архивы.
Чем грозит отсутствие записи?
Сам по себе факт отсутствия записи о совместительстве не является критическим нарушением, если:
- У вас есть действующий трудовой договор.
- Работодатель своевременно уплачивал страховые взносы в ПФР (теперь СФР).
Страховой стаж для пенсии формируется на основе отчислений, а не только записей в бумажной книжке. Однако запись важна для:
- Подтверждения опыта работы при трудоустройстве в государственные структуры или компании с жесткими требованиями к стажу.
- Оформления льготного стажа (например, для досрочной пенсии).
- Восстановления утраченных данных в будущем.
Как исправить ситуацию: пошаговая инструкция
Если вы обнаружили, что запись о работе по совместительству отсутствует, но вы хотите ее внести, следуйте этому алгоритму:
Шаг 1. Сбор документов у работодателя по совместительству
Вам необходимо получить от организации, где вы работали (или работаете) по совместительству:
- Копию приказа о приеме на работу;
- Копию приказа об увольнении (если трудовые отношения прекращены).
- Справку, подтверждающую период работы и должность (выдается по требованию работника).
Важно: Даже если компания ликвидирована, документы можно запросить в архиве, куда они были переданы.
Шаг 2. Обращение к основному работодателю
С собранными документами обратитесь в отдел кадров по вашему основному месту работы. Напишите заявление в свободной форме с просьбой внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку (или в сведения о трудовой деятельности).
Шаг 3. Внесение записи
Кадровая служба основного работодателя проверит документы и внесет запись. В бумажной трудовой книжке она вносится в общем порядке с указанием основания (копии документов). В электронном виде работодатель формирует отчетность в Социальный фонд России (СФР).
Что делать, если работодатель отказывает или его уже нет?
Ситуация усложняется, если основной работодатель отказывает во внесении записи или если организация-совместитель ликвидирована без передачи архива.
В таких случаях:
- Отказ основного работодателя: Требуйте письменный отказ. Если у вас на руках все оригиналы или заверенные копии документов, отказ неправомерен. Можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
- Ликвидация обоих работодателей: Если ни основного, ни дополнительного работодателя не существует, восстановить запись через них невозможно. В этом случае факт работы можно устанавливать только в судебном порядке, предоставляя косвенные доказательства: выписки из банка о зарплате, показания свидетелей, копии личной карточки сотрудника (форма Т-2) и т.д.
Цифровизация и будущие риски
С переходом на электронные трудовые книжки роль бумажного документа снижается, но важность корректных данных в реестре СФР возрастает. Ошибки в формах СЗВ-ТД (теперь ЕФС-1) могут привести к расхождениям в стаже. Рекомендуется регулярно проверять свои данные в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Социального фонда России.
Как отмечают эксперты, в т.ч. юристы специализированных центров правопорядка, цифровая прозрачность упрощает контроль за стажем, но требует от работника большей внимательности к подаваемым работодателями отчетам.
Отсутствие записи о работе по совместительству, это решаемая проблема, если у работника на руках есть подтверждающие документы. Главное правило: запись вносит основной работодатель по заявлению сотрудника. Не стоит игнорировать этот процесс, так как аккуратное ведение трудовой книжки (в любом формате) — это гарантия защиты ваших пенсионных прав и подтверждение профессионального опыта.
Помните: трудовое законодательство РФ стоит на стороне работника, но инициировать процесс внесения изменений чаще всего должен сам гражданин.