Ситуация, когда работник увольняется, но в его бумажной трудовой книжке отсутствует соответствующая запись, встречается довольно часто. Это может создать серьезные проблемы при трудоустройстве на новое место, а в долгосрочной перспективе — повлиять на расчет пенсионного стажа. В данной статье мы подробно разберем, как действовать работнику и работодателю в 2026 году, учитывая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и актуальные нормы законодательства.
Почему отсутствие записи — это проблема?
Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим стаж гражданина. Ошибки или пропуски в записях могут привести к тому, что часть отработанного времени не будет учтена Пенсионным фондом (СФР) при назначении пенсии. Кроме того, отсутствие записи об увольнении с предыдущего места работы создает юридическую неопределенность: формально человек может считаться работающим, что делает невозможным заключение нового трудового договора без рисков для нового работодателя.
Основные риски:
- Невозможность подтверждения стажа для пенсии.
- Отказ в приеме на новую работу из-за риска двойного трудоустройства.
- Проблемы с получением пособий по безработице.
- Юридические споры о периоде работы.
Может ли новый работодатель отказать в приеме?
Да, может, и часто это единственно верное решение с его стороны. Согласно Трудовому кодексу РФ, работник не может состоять в трудовых отношениях с двумя работодателями одновременно (за исключением случаев совместительства, которое также должно быть оформлено правильно).
Если в бумажной трудовой книжке нет записи об увольнении, новый работодатель не имеет права вносить запись о приеме на работу. Это нарушит хронологию документов и создаст ситуацию «двойной занятости». Даже если кандидат предоставляет форму СТД-Р (выписка из электронной трудовой), где запись об увольнении присутствует, отсутствие штампа и записи в бумажном оригинале требует clarification ( clarification — уточнения/исправления).
Ситуация с электронными трудовыми (ЭТК)
С 2020 года в России ведется двойной учет: бумажный и электронный. Если работник не подавал заявления о ведении трудовой в бумажном виде, то с 2021 года его трудовая ведется только в электронном формате. Однако, если бумажная книжка у работника на руках, она должна вестись параллельно до момента ее утраты или замены.
Если в бумажной версии записи нет, а в электронной (в базе СФР) она есть, это свидетельствует о нарушении порядка ведения документации предыдущим работодателем. Новый работодатель обязан потребовать устранения этого разрыва.
Алгоритм действий для работника
Если вы обнаружили, что записи об увольнении нет, не стоит паниковать. Закон предусматривает механизмы исправления этой ситуации.
- Обращение к бывшему работодателю.
Первый и самый простой шаг — связаться с отделом кадров или бухгалтерией предыдущего места работы. Возможно, это техническая ошибка или забывчивость. Работодатель обязан внести запись задним числом, указав текущую дату и сделав ссылку на документ-основание (приказ об увольнении).
Важно: В графе 4 «Наименование, дата и номер документа» вносится приказ о внесении исправления, а не старый приказ об увольнении. - Запрос архивной справки.
Если организация ликвидирована, необходимо обратиться в архив, куда были сданы документы, или к правопреемнику компании. На основании архивной справки можно будет восстановить запись. - Обращение в суд.
Если бывший работодатель отказывается вносить запись или организация ликвидирована без правопреемника, единственным способом остается суд. Необходимо подать иск об установлении факта трудовых отношений и факта их прекращения.
Решение суда, вступившее в законную силу, является обязательным документом. На его основании новый работодатель (или работодатель, у которого хранится трудовая) вносит запись об увольнении.
Как действовать новому работодателю?
Для кадровика или руководителя важно соблюдать закон, чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции.
- Не вносить запись о приеме. Пока в трудовой книжке числится предыдущее место работы (или нет записи об увольнении), вы не можете принять сотрудника в штат по основному месту работы.
- Проверить СТД-Р. Если в электронной выписке запись об увольнении есть, это хороший знак. Это подтверждает, что факт увольнения зафиксирован в СФР. Однако бумажный документ должен быть приведен в соответствие.
- Рекомендовать работнику исправить ошибку. Объясните сотруднику необходимость обращения к предыдущему работодателю. Без этого вы рискуете получить штраф за неверное ведение трудовых книжек;
- Оформление по договору ГПХ (как временное решение). В некоторых случаях, пока решается вопрос с трудовой, стороны могут оформить договор гражданско-правового характера (ГПХ) на выполнение конкретной задачи. Однако это не должно подменять трудовые отношения, если фактически человек выполняет трудовую функцию.
Внесение исправительной записи: технические нюансы
Если предыдущий работодатель согласился исправить ошибку, запись вносится следующим образом:
- В графе 3 указывается: «Запись № [номер] недействительна» (если была ошибочная запись) или просто вносится недостающая запись об увольнении с указанием правильных дат.
- Если запись просто отсутствовала, вносится новая запись с текущей датой внесения, но с указанием даты фактического увольнения.
- В графе 4 указывается приказ, на основании которого вносится исправление (это должен быть новый приказ о внесении изменений в трудовую книжку).
Важно: Записи в трудовой книжке не должны иметь подчисток и исправлений. Все изменения заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она используется).
Что делать при бездействии работодателя?
Если бывший работодатель игнорирует запросы, работник имеет право:
- Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в прокуратуру.
- Подать исковое заявление в суд. Судебная практика показывает, что суды часто встают на сторону работника, особенно если есть косвенные доказательства работы (пропуск, переписка, показания свидетелей, выписка из СФР).
Отсутствие записи об увольнении в трудовой книжке — это серьезный дефект документа, который требует немедленного устранения. Игнорирование проблемы может привести к потере пенсионных баллов и невозможности легального трудоустройства. Работникам следует проявлять бдительность и проверять записи в день увольнения, а работодателям, строго соблюдать порядок документооборота, помня, что ошибки в трудовых книжках могут стоить компании репутации и денег.
Помните: своевременная проверка и исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и гарантируют спокойное будущее при выходе на пенсию.