Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Однако на практике кадровики нередко сталкиваются с нестандартными ситуациями. Одна из таких — отсутствие записи об увольнении в трудовой книжке при трудоустройстве на новое место работы. Как быть в такой ситуации работодателю и самому работнику? Разберемся во всех нюансах с учетом актуального законодательства на 2025-2026 годы.
Почему может отсутствовать запись об увольнении?
Причин, по которым в документе нет заверенной записи о расторжении трудового договора с предыдущего места работы, может быть несколько:
- Невнимательность или халатность кадровика: сотрудник уволился, но запись внесли забыли или не заверили подписью/печатью.
- Сокрытие факта увольнения: работник намеренно не забрал трудовую книжку, чтобы скрыть факт увольнения (например, если оно было по статье).
- Длительный конфликт: работодатель намеренно задерживает выдачу трудовой книжки.
- Установление факта прекращения отношений через суд: иногда на работу устраивается человек, у которого нет записи об увольнении, однако на руках имеется решение суда об установлении факта прекращения трудовых отношений.
Можно ли принять работника без записи об увольнении?
Согласно трудовому законодательству, прием на работу без записи об увольнении с прошлого места работы недопустим. Трудовая книжка не может содержать «наслоений» записей от разных работодателей. Нельзя просто вписать сведения о приеме на новую работу, если нет подтвержденных данных об увольнении со старой.
Если кадровик столкнулся с такой ситуацией, ему необходимо действовать по следующему алгоритму:
- Попросить работника предоставить документы, подтверждающие увольнение (приказ об увольнении, справку с прошлого места работы, решение суда).
- Если документов нет, предложить работнику обратиться к прежнему работодателю для внесения пропущенной записи и выдачи трудовой книжки.
- Если прежний работодатель отказывается вносить запись или ликвидирован, вопрос решается через суд или трудовую инспекцию.
Решение суда как подтверждение увольнения
Как показывает практика (включая разъяснения из издания «Кадровик-практик» за 2024 год), если работница или работник предоставляет решение суда об установлении факта прекращения трудовых отношений, новый работодатель обязан оформить трудовой договор. Решение суда имеет юридическую силу, равную записи в трудовой книжке. В этом случае прием на работу оформляется в стандартном порядке, а к трудовой книжке приобщается копия судебного решения.
Правила внесения записей об увольнении: что нужно знать
Чтобы избежать ситуаций с «потерянными» записями, важно понимать актуальные правила их внесения.
Формулировки: «уволен» или «договор расторгнут»?
Закон уравнивает между собой по смыслу три формулировки: «уволен», «трудовой договор прекращен» и «трудовой договор расторгнут». Их можно использовать как в заявлении работника, так и в приказе работодателя, и в самой трудовой книжке. Это будет совершенно равнозначно.
Однако важно помнить: запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона.
Например, при увольнении по собственному желанию Инструкция рекомендует сделать следующую запись: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Ссылка на статью 80 ТК РФ (которая описывает процедуру) будет неверной, так как не соответствует требованиям нормативных актов.
Заверение записей: новые правила
С введением нового Порядка (утв. Приказом Минтруда № 320н) правила заверения записей при увольнении изменились:
- Печать: если организация работает без печати, записи заверяются только подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Подпись работника: по новым правилам подпись увольняемого работника при заверении записей в трудовой книжке больше не требуется.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и увольнение
В 2025-2026 годах процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой вполне стандартна. Главное отличие заключается в выдаче документа. При увольнении работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Важно: ответственность за непредставление формы СТД-Р предусмотрена такая же, как и за невыдачу бумажной трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Отсутствие своевременной передачи электронных данных также может привести к судебным спорам и штрафам для работодателя.
Что делать работнику, если бывший работодатель не внес запись?
Если вы перешли на новую работу и выяснилось, что в бумажной трудовой книжке нет записи об увольнении:
- Свяжитесь с прежним работодателем. Напишите заявление с просьбой внести пропущенную запись и заверить ее.
- Обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Если работодатель бездействует, жалоба в ГИТ ускорит процесс.
- Обратитесь в суд. Если работодатель ликвидирован или отказывается признавать увольнение, суд установит факт прекращения трудовых отношений. С решением суда вы сможете спокойно трудоустроиться на новом месте.
Отсутствие записи об увольнении в трудовой книжке — это проблема, которую необходимо решать до заключения нового трудового договора. Для кадровика главным ориентиром в таких спорных ситуациях выступают документы, подтверждающие факт увольнения, в первую очередь — решения суда. А для того чтобы избегать ошибок в формулировках и заверениях, всегда следует опираться на актуальные положения Трудового кодекса РФ и Порядка ведения трудовых книжек № 320н.