Отсутствие записи об увольнении в трудовой книжке (как в бумажной, так и в электронной), это серьезная проблема, которая может заблокировать трудоустройство, испортить трудовой стаж и даже привести к отказу в назначении пенсии. В 2026 году, когда цифровизация процессов достигла высокого уровня, такие ошибки становятся особенно заметными и требуют немедленного исправления.

В этой статье мы подробно разберем, что делать работнику, если бывший работодатель не внес запись, и как действовать новому работодателю в такой ситуации.

Почему это критически важно?

Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж гражданина. Отсутствие записи об увольнении создает разрыв в стаже, что влечет за собой следующие последствия:

• Проблемы с пенсией. Пенсионный фонд (СФР) может не засчитать период работы без документального подтверждения увольнения, что приведет к уменьшению размера пенсии или отсрочке ее назначения.
• Невозможность трудоустройства. Новый работодатель, видя открытую запись о приеме на предыдущем месте, может отказать в приеме, так как формально человек числится работающим.
• Отказ в социальных выплатах. Например, отказ в назначении доплаты к пенсии за выслугу лет, если в документах не зафиксировано основание увольнения (например, сокращение штата).
• Риски для нового работодателя. Принятие сотрудника без оформления увольнения с прошлого места может привести к штрафам со стороны трудовой инспекции.

Сценарий 1: Организация-работодатель существует

Если компания, где вы работали ранее, продолжает функционировать, алгоритм действий наиболее прост.

Действия работника:

Обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию бывшего работодателя с письменным заявлением о внесении записи об увольнении.
Приложите копию приказа об увольнении (если он у вас на руках) или попросите предоставить его копию.
Работодатель обязан внести запись в бумажную трудовую книжку и отправить сведения в СФР для обновления электронной версии.
> Важно: Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения с внесенной записью. Если он этого не сделал по своей вине, он обязан исправить ошибку в любое время, даже спустя годы.

Сценарий 2: Организация ликвидирована

Это наиболее сложная ситуация. Если фирмы больше нет, требовать записи не с кого. Однако закон предусматривает механизмы решения этой проблемы.

Что делать работнику:

Получите справку о ликвидации. Закажите выписку из ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц), подтверждающую, что организация ликвидирована. Это можно сделать онлайн через портал Госуслуг или сайт ФНС.
Обратитесь к правопреемнику. Если у ликвидированной компании был правопреемник, запись вносит он.
Если правопреемника нет:

• Соберите документы, подтверждающие трудовую деятельность: копию трудового договора, копии приказов о приеме и увольнении (если есть на руках), справки о зарплате, архивные выписки.
• Напишите заявление в Социальный фонд России (СФР) с просьбой о внесении изменений в индивидуальный лицевой счет на основании имеющихся документов и факта ликвидации работодателя.
• В некоторых случаях (особенно для бумажных книжек) запись может внести новый работодатель, но только при наличии документов, подтверждающих факт работы и увольнения (например, заверенная копия приказа), и если это не противоречит правилам ведения трудовых книжек. Однако чаще всего вопрос решается через архивы и СФР.

Сценарий 3: Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года основным форматом стала электронная трудовая книжка. Если в выписке из ЭТК (форма СТД-Р или СТД-СФР) нет записи об увольнении:

Проверьте статус работодателя. Если компания действующая — требуйте отчета формы СЗВ-ТД (или аналогичного отчета в системе СФР) о прекращении трудового договора.
Если компания закрылась, а данные не переданы, необходимо обращаться в СФР с заявлением о корректировке сведений. К заявлению прикладываются документы, доказывающие факт увольнения (приказ, решение суда, справка из архива).
Роструд подчеркивает: отсутствие записи в ЭТК из-за ликвидации фирмы не должно становиться препятствием для жизни гражданина. Государство берет на себя функцию верификации данных в таких случаях.

Действия нового работодателя

Что делать кадровику или директору, если соискатель принес трудовую книжку без записи об увольнении?

• Не вносите запись об увольнении сами! Новый работодатель не имеет права вносить записи о работе у других организаций, за исключением случаев исправления собственных ошибок или по решению суда.
• Запросите документы. Потребуйте от кандидата объяснительную и копии документов, подтверждающих прекращение предыдущих отношений (приказ об увольнении, справку о ликвидации фирмы).
• Оформите прием правильно.
• Если у работника на руках есть копия приказа об увольнении с предыдущего места, новый работодатель может (в отдельных случаях, руководствуясь разъяснениями Минтруда) внести запись о приеме, но период работы до этого момента будет считаться «спорным» до устранения пробела.
• Лучшая практика: рекомендовать работнику сначала восстановить запись у прошлого работодателя или через СФР/суд, и только потом оформлять трудовой договор.
• Риск двойной занятости. Без записи об увольнении человек формально числится работающим. Приняв его, вы рискуете получить штраф за нарушение правил учета рабочего времени и отчетности в СФР.

Особые случаи и нюансы

Увольнение по сокращению штата

Как показывает практика (в т.ч. дела 2024-2025 годов), отсутствие правильной формулировки увольнения (например, просто «по собственному желанию» вместо «сокращение штата») лишает муниципальных служащих и других категорий работников права на льготную пенсию или доплаты.

• Решение: Если запись внесена неверно или отсутствует указание на сокращение, необходимо обращаться к работодателю для внесения исправлений или в суд для признания действий работодателя незаконными и обязания внести правильную запись.

Если работодатель отказывается вносить запись

Напишите жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
Обратитесь в суд с исковым заявлением об обязании внести запись в трудовую книжку; Решение суда является безусловным основанием для внесения записи (даже если организация ликвидирована, запись вносится на основании решения суда и архивных данных).

Чек-лист: какие документы могут помочь восстановить стаж

Если запись утеряна, а employer исчез, ищите следующие документы:

• Копия трудового договора.
• Копии приказов о приеме, переводах и увольнении (заверенные).
• Справки о заработной плате (форма 2-НДФЛ, архивные справки).
• Выписки из лицевого счета в СФР (где видны перечисления взносов).
• Архивные выписки (если документы организации переданы в государственный архив).
• Свидетельские показания коллег (используются в суде как вспомогательное доказательство).

Отсутствие записи об увольнении — это не тупик, а бюрократическая задача, которую можно и нужно решать.
Работнику: Не откладывайте решение вопроса. Собирайте все возможные документы сразу после увольнения. Если фирма закрылась — идите в архив и СФР.
Работодателю: Никогда не увольняйте сотрудника «просто так» без записи в трудовой. Это создает проблемы и вам, и ему в будущем.

Помните: правильность записей в трудовой книжке напрямую влияет на размер вашей будущей пенсии и социальную защищенность.

—Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и разъяснений Роструда по состоянию на май 2026 года.