В 2026 году, несмотря на активную цифровизацию кадрового делопроизводства и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот сохраняет свою значимость для определенных категорий работников и архивных данных. Ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек остаются одним из самых критичных участков работы специалиста по кадрам. Ошибки здесь могут стоить организации и лично ответственному сотруднику серьезных финансовых потерь.
Главное, что необходимо помнить: ответственность за организацию работы возлагается на работодателя, но непосредственным исполнителем и лицом, несущим дисциплинарную и материальную ответственность за конкретные ошибки, часто становится кадровик, назначенный приказом.
Кто несет ответственность?
Согласно действующему законодательству и Порядку № 320н (утвержден приказом Минтруда от ), ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек распределяется следующим образом:
- Работодатель несет ответственность перед государством и работником за организацию процесса в целом.
- Специально уполномоченное лицо (кадровик, бухгалтер или иной сотрудник), назначенное приказом (распоряжением) работодателя, отвечает за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу бланков.
Важно отметить: если в организации нет приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, вся полнота ответственности автоматически ложится на руководителя организации. Однако наличие такого приказа не снимает ответственности с кадровика, а лишь четко фиксирует его обязанности.
Основные виды нарушений и риски
Кадровик может быть привлечен к ответственности за широкий спектр нарушений. Наиболее распространенные из них:
- Нарушение порядка учета и хранения: Отсутствие книги учета движения трудовых книжек, неправильное заполнение граф, утрата бланков или вкладышей.
- Ошибки в записях: Внесение неверных данных, использование запрещенных сокращений, отсутствие печатей или подписей там, где они требуются.
- Нарушение сроков выдачи: Задержка выдачи трудовой книжки в день увольнения.
- Утрата документа: Потеря трудовой книжки работника по вине сотрудника отдела кадров.
Последствия задержки выдачи трудовой книжки
Один из самых опасных рисков — несвоевременная выдача документа при увольнении. Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (из-за отсутствия работника или его отказа забрать документ), кадровик обязан действовать строго по алгоритму:
- Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Если же уведомление не было отправлено, и работник не получил книжку вовремя, организация обязана выплатить:
- Средний заработок за все время вынужденного прогула.
- Проценты за задержку выплат.
- Компенсацию морального вреда.
- Судебные издержки.
Эти суммы могут быть взысканы с организации, после чего работодатель имеет право потребовать возмещения ущерба с виновного кадровика в порядке регресса, если будет доказана его вина (например, халатность или нарушение инструкций).
Материальная ответственность кадровика
Кадровик не застрахован от материальной ответственности за принятые решения и совершенные ошибки. В случае утраты трудовой книжки или нанесения ущерба имуществу работодателя (например, штрафы из-за ошибок кадровика), с сотрудника может быть взыскана сумма ущерба.
Для привлечения к полной материальной ответственности обычно требуется:
- Наличие договора о полной индивидуальной материальной ответственности (если должность подразумевает работу с ценностями, к которым могут быть приравнены бланки строгой отчетности).
- Доказательство прямой причинно-следственной связи между действиями кадровика и возникшим ущербом.
- Установление конкретной суммы ущерба.
Также кадровик несет дисциплинарную ответственность (замечание, выговор, увольнение) за нарушение трудовых инструкций, распоряжений руководства и правил внутреннего трудового распорядка.
Правила учета в 2026 году
В текущем периоде актуальны требования раздела VIII Порядка № 320н. Кадровику необходимо обеспечивать:
- Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (в бумажном или электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи).
- Приходование бланков строгой отчетности.
- Регулярную проверку наличия трудовых книжек на хранении.
- Своевременное формирование архива организации.
Как минимизировать риски?
Чтобы избежать проблем, специалисту по кадровому делопроизводству следует:
- Внимательно проверять бланки трудовых книжек при приеме на хранение.
- Вносить записи строго в соответствии с актуальными инструкциями, без сокращений и исправлений.
- Своевременно издавать приказы о назначении ответственных лиц.
- Фиксировать все действия по выдаче и пересылке документов (уведомления, описи вложения, журналы выдачи).
- Регулярно пересматривать внутренние акты организации на соответствие изменяющемуся законодательству.
Помните: даже при высоком статусе и квалификации, кадровик остаеться материально ответственным за вверенные ему документы. Точность, внимательность и знание законодательных нюансов — лучшая защита от претензий и штрафов.