Трудовая книжка (ТК) остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Для руководителей организаций особенно важно правильно вести, хранить и учитывать бланки ТК и вкладыши в них, поскольку от этого зависит соблюдение трудового законодательства, возможность подтверждения стажа и прав на пенсию, а также избежание штрафов со стороны контролирующих органов.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 65.1 (электронная трудовая книжка).
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
- Приказ Росархива № 236 от «О порядке хранения документов, содержащих сведения о трудовой деятельности».
- Федеральный закон № 125-ФЗ «О архивном деле в Российской Федерации» (сроки хранения).
- Информационные письма Минтруда и Роструда (2024‑2026 гг.) о переходе на электронные формы и упрощении учёта бланков.
Согласно этим документам, работодатель обязан:
- Назначить ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (приказом или распоряжением).
- Обеспечить наличие бланков ТК и вкладышей в количестве, необходимом для текущей деятельности.
- Вести учёт прихода и расхода бланков (журнал учёта) и движение трудовых книжек (журнал движения).
- Хранить бланки как документы строгой отчетности не менее 50 лет (для обычных ТК) и 75 лет (для книжек с записями о работе во вредных условиях).
Кто отвечает за ведение трудовых книжек руководителей?
В соответствии с п. 4 Приказа Минтруда № 320н, ответственность может быть возложена на:
- Сотрудника отдела кадров (кадровика).
- Уполномоченное лицо (например, секретарь, помощник руководителя).
- Самого руководителя организации – в случае отсутствия постоянного кадровика или при временном замещении.
Назначение осуществляется приказом руководителя организации. Пример формулировки:
«Назначить Иванова И.И., ведущего специалиста отдела кадров, ответственным за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них на период с по ».
При отсутствии основного ответственного работника (например, в отпуске или на больничном) руководитель может издать приказ о временном возложении этих обязанностей на другого сотрудника.
Журналы учёта и движения трудовых книжек
Журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей (Приходно‑расходная книга)
С 2026 года обязательная унифицированная форма отменена – работодатель может разработать собственный журнал, но он должен содержать следующие реквизиты:
- Номер страницы (журнал пронумерован).
- Дата прихода/расхода бланка.
- Наименование документа (бланк ТК или вкладыш).
- Количество получено/выдано (шт.).
- Основание (накладная, счёт‑фактура, внутренний запрос).
- Подпись ответственного лица и печать организации (если есть).
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и заверён подписью руководителя (или его заместителя) и печатью.
Журнал движения трудовых книжек и вкладышей в них
Отражает фактическое перемещение ТК между сотрудниками, архивом и ответственным лицом. Обязательные колонки:
- Дата движения.
- ФИО сотрудника, которому выдаётся/принимается ТК.
- Номер трудовой книжки (серия и номер).
- Вид движения (выдача, приём, передача на хранение, возврат из архива).
- Подпись получателя и выдающего.
- Примечание (например, «выдача при приёме на работу», «передача на длительное хранение»).
Так же, как и журнал учёта, книга движения должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью.
Хранение бланков трудовых книжек
Бланки ТК и вкладыши относятся к документам строгой отчетности. Требования к их хранению:
- Хранить в металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом (только ответственное лицо и руководитель).
- Обеспечить защиту от влаги, света и механических повреждений.
- Вести отдельный учёта поступления и расхода (журнал учёта).
- Срок хранения:
- Обычные трудовые книжки – 50 лет с даты последней записи.
- Трудовые книжки с записями о работе во вредных и/или опасных условиях – 75 лет.
- По истечении срока хранения бланки подлежат уничтожению в соответствии с внутренним положением организации и актом комиссии.
Важно: при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) бумажные бланки всё равно необходимо хранить до полного исчерпания срока, поскольку они могут потребоваться для подтверждения стажа при обращении в ПФР или суд.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С введена возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Основные моменты:
- Работник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК.
- В бумажной ТК делается запись о выборе электронной формы (обычно в графе 3 – «Сведения о выборе формы ведения трудовой книжки»).
- Сотрудник и руководитель расписываются в бумажной ТК под этой записью.
- Бумажная ТК выдаётся сотруднику на руки (она остаётся у него как подтверждение факта выбора).
- Все последующие сведения о приёме, переводе, увольнении, наградах и т.д. вносятся исключительно в ЭТК через личный кабинет на портале «Работа в России» или через СЗВ‑ТД, подаваемые работодателем.
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа.
- Мгновенная доступность данных для ПФР, налоговой и судов.
- Сокращение расходов на бланки и их хранение.
Несмотря на переход на электронный формат, организация всё равно обязана вести учёт бланков бумажных ТК (для тех сотрудников, кто не выбрал ЭТК) и хранить их в соответствии с требованиями.
Пошаговая инструкция для руководителя организации
- Назначить ответственного. Издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек. Указать срок действия приказа.
- Обеспечить наличие бланков. Заключить договор с поставщиком бланков ТК и вкладышей, получить необходимые количества, оформить приходную накладную.
- Завести журналы учёта. Разработать (или утвердить типовые) формы журнала учёта бланков и журнала движения. Пронумеровать страницы, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью.
- Организовать хранение. Определить место хранения (сейф, металлический шкаф), ограничить доступ, вести журнал доступа при необходимости.
- Обучить персонал. Провести инструктаж для ответственного лица и сотрудников отдела кадров по правилам заполнения ТК, ведения журналов и работы с ЭТК.
- Регулярно проверять. Проводить внутренний аудит не реже одного раза в квартал: сверять остатки бланков по журналу учёта с фактическим наличием, проверять правильность заполнения ТК, контролировать сроки хранения.
- Архивировать. По истечении срока хранения формировать опись документов, составлять акт об уничтожении (если требуется) и передавать в архив организации или государственный архив.
Типовые образцы документов
Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
ПРИКАЗ № 45-ОТ от г. О назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек В соответствии с пунктом 4 Приказа Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»: Назначить Петрова Сергея Владимировича, ведущего специалиста отдела кадров, ответственным за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них. Срок действия настоящего приказа – с по г. Контроль за исполнением приказа возложить на генерального директора Иванова Ивана Ивановича. Генеральный директор _______________ /Иванов И.И./
Журнал учёта бланков трудовых книжек (образец страницы)
| № п/п | Дата | Операция | Наименование бланка | Кол-во, шт. | Основание | Подпись ответственного | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приход | Бланк трудовой книжки | 50 | Накладная № 12/2025 от поставщика «КанцТорг» | Петров С.В. | ||
| 2 | Расход | Бланк трудовой книжки | 5 | Заявление от отдела кадров № 7/2025 | Петров С.В. | Выдано новым сотрудникам |
Журнал движения трудовых книжек (образец страницы)
| Дата | ФИО сотрудника | Серия и номер ТК | Вид движения | Подпись получателя | Подпись выдающего | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Сидорова Анна Petrovна | ТК 45 № 001234 | Выдача при приёме на работу | Сидорова А;П. | Петров С.В. | ||
| Кузнецов Дмитрий Игоревич | ТК 45 № 001235 | Передача на хранение в архив | Архивариус С.М. | Петров С.В. | Хранится в сейфе № 3 |
Примечание: таблицы представлены для наглядности; в реальных журналах можно использовать простой список с необходимыми колонками, оформленный в виде обычного текста с отступами.
Ответственность за нарушения
Нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек влечёт:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций).
- Возможные трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа, что может привести к выплатам компенсаций и дополнительным выплатам в ПФР.
- Репутационные риски – потеря доверия сотрудников и контролирующих органов.
Поэтому рекомендуется:
- Вести внутренний контроль и регулярные аудиты.
- Обучать ответственного лица изменениям в законодательстве (например, ежегодно проходить курсы по кадровике и делопроизводству).
- Фиксировать все действия в журналах и сохранять копии приказов, заявлений и накладных.
Ведение трудовых книжек руководителей – это не просто формальность, а важный элемент кадровой политики организации, обеспечивающий законность трудовых отношений и защиту прав работников. Для эффективного выполнения этой функции необходимо:
- Чётко определить ответственное лицо и закрепить его обязанности приказом.
- Обеспечить достаточное количество бланков и организовать их учёт в соответствии с требованиями.
- Вести журналы учёта и движения, соблюдая правила прошнуровки, нумерации и заверения.
- Хранить бланки как документы строгой отчетности в условиях, исключающих повреждение и несанкционированный доступ.
- Следить за переходом сотрудников на электронные трудовые книжки и корректно оформлять этот переход в бумажной ТК.
- Проводить периодический внутренний аудит и обновлять нормативную базу организации в соответствии с изменениями законодательства.
Соблюдение этих положений позволит избежать штрафов, обеспечит прозрачность кадрового документооборота и повысит доверие сотрудников к руководству организации.
Статья актуальна на май 2026 года. При изменении нормативных актов рекомендуется сверять информацию с официальными источниками (Минтруд России, Роструд, Росархив).