Ведение и хранение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей работодателя в сфере трудового права. Несоблюдение правил оформления, учета и хранения трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность, штрафы, а также нарушение прав работников на подтверждение трудового стажа. В этой статье подробно разберем, кто именно несет ответственность за трудовые книжки, как это регулируется законом, и какие действия необходимо предпринять для соблюдения требований законодательства в 2026 году.
Основная ответственность лежит на работодателе
Работодатель, это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ИП), который заключил трудовой договор с работником. Именно он несет первичную и главную ответственность за:
- организацию ведения трудовых книжек;
- создание условий для их хранения;
- ведение учета бланков и вкладышей;
- выдачу трудовых книжек при увольнении;
- внесение всех необходимых записей (о приеме, переводе, увольнении и т.д.).
Это закреплено в пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225. Согласно этому документу, работодатель обязан обеспечить соблюдение всех требований, установленных законодательством в отношении трудовых книжек.
Кто конкретно заполняет и ведет трудовые книжки?
Хотя ответственность лежит на работодателе, непосредственное ведение трудовых книжек поручается специально назначенному лицу. Это может быть:
- начальник отдела кадров;
- секретарь;
- бухгалтер;
- другой сотрудник, не являющийся руководителем организации.
Назначение такого лица осуществляется приказом (распоряжением) работодателя. В приказе должны быть указаны:
- ФИО назначаемого;
- должность;
- обязанности (ведение, хранение, учет, выдача трудовых книжек и вкладышей);
- дата вступления в силу.
Пример формулировки в приказе:
«Назначить Иванову И.И., сотрудника отдела кадров, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них с года».
Такой приказ является обязательным документом и должен храниться в архиве организации наряду с трудовыми книжками.
Кто может заверять записи в трудовой книжке?
Записи в трудовой книжке (о приеме, переводе, увольнении и т.д.) заверяются:
- подписью работодателя — например, генерального директора;
- или подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- печатью работодателя (если она используется).
Важно: подпись ответственного лица не может заменять подпись работодателя в случае, если в организации есть только один работник — сам руководитель. В таком случае он подписывает свою трудовую книжку как работодатель, а также как работник — но с указанием должности и фамилии в обоих случаях.
Также в соответствии с п. 36 Правил № 225, при увольнении работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке под записью об увольнении, подтверждая получение документа.
Что делать, если в организации нет кадрового работника?
Даже если в организации нет отдельного кадровика (например, в малом бизнесе или у ИП), ответственность за трудовые книжки не снимается. В этом случае:
- работодатель (ИП или руководитель) сам назначает себя ответственным лицом приказом;
- или поручает ведение трудовых книжек другому сотруднику (например, бухгалтеру или помощнику);
- все записи вносятся от руки или в электронном виде (если используется ЭТК), с соблюдением требований к оформлению.
Нельзя оставлять трудовые книжки без ведения — это нарушение, за которое предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ.
Электронные трудовые книжки: кто отвечает?
С 1 января 2020 года в России действует возможность перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае:
- Государство (через Пенсионный фонд РФ) ведет централизованную базу данных ЭТК;
- Работодатель обязан регулярно передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников (о приеме, увольнении, переводе и т.д.) в электронном виде;
- Ответственное лицо (кадровик или руководитель) по-прежнему отвечает за сбор, проверку и передачу данных в ПФР.
Важно: если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести и хранить и бумажную, и электронную версию трудовой книжки до момента перехода.
Права и обязанности ответственного лица
Сотрудник, назначенный ответственным за трудовые книжки, обязан:
- своевременно вносить записи при приеме, увольнении, переводе;
- обеспечивать сохранность бланков и книжек (хранить в сейфе или специальном шкафу);
- вести журнал учета бланков трудовых книжек;
- выдавать трудовые книжки работникам в день увольнения;
- не допускать ошибок, зачеркиваний, исправлений без оформления;
- соблюдать конфиденциальность персональных данных.
При нарушении этих обязанностей ответственное лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности (предупреждение, выговор, увольнение), а работодатель — к административной (штрафы).
Административная ответственность за нарушения
Нарушения ведения и хранения трудовых книжек влекут штрафы по статье 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторные нарушения — штрафы в 2–3 раза выше. Кроме того, при утрате трудовой книжки работника работодатель обязан восстановить ее за свой счет в течение 15 дней.
Практические рекомендации для работодателей
- Издайте приказ о назначении ответственного лица — даже если это вы сами.
- Ведите журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей.
- Храните трудовые книжки в безопасном месте (сейф, металлический шкаф с замком).
- Проверяйте записи перед подписанием — ошибки в трудовой книжке могут помешать выходу на пенсию.
- Передавайте данные в ПФР в сроки, установленные законом (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа).
- Обучайте ответственных сотрудников новым требованиям законодательства.
Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек несет работодатель — как юридическое лицо или ИП. Однако практическое выполнение этих обязанностей возлагается на специально назначенное лицо, которое действует на основании приказа работодателя. Ни один из этих элементов нельзя игнорировать — от правильного оформления трудовой книжки зависит не только юридическая чистота отношений, но и будущее самого работника: его пенсия, пособия, трудоустройство.
Помните: трудовая книжка — это не просто бланк, а документ, подтверждающий всю трудовую биографию человека. Ответственность за нее — это не формальность, а моральный и правовой долг работодателя перед каждым своим сотрудником.
Соблюдайте закон — и вы защитите себя и своих работников от ненужных рисков и конфликтов.