Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому законодательство строго регламентирует порядок работы с ней. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрены серьезные санкции. В этой статье мы подробно разберем, кто и какую ответственность несет, а также на какие ошибки обращают внимание проверяющие органы.
Кто отвечает за трудовые книжки?
Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель несет полную ответственность за сохранность этих документов. При этом работодатель не может оставить эту функцию «висеть в воздухе» — он обязан возложить ответственность за ведение и хранение на конкретное должностное лицо.
Обычно такая обязанность поручается специалисту отдела кадров, бухгалтеру или секретарю. Назначение ответственного лица обязательно оформляется приказом по организации. Если приказа нет, ответственность по умолчанию несет руководитель.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к документам строгой отчетности. Они должны храниться в сейфе или запирающемся шкафу и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, исключительно по его заявке.
Виды ответственности за нарушения
За несоблюдение правил работы с трудовыми книжками предусмотрено несколько видов ответственности:
- Административная — самая частая разновидность штрафов.
- Дисциплинарная — применяется внутри организации к виновному работнику.
- Материальная, связана с возмещением ущерба сотруднику.
- Уголовная — возможна при наличии состава преступления (например, умышленное уничтожение документов).
Административная ответственность
Основной статьей, регулирующей наказание за нарушения в этой сфере, является статья 5.27 КоАП РФ («Нарушение законодательства о труде и об охране труда»). Также может применяться статья 13.20 КоАП РФ (Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов).
За проверку условий хранения трудовых книжек отвечает Государственная инспекция труда (ГИТ). По результатам проверки инспектор при наличии нарушений может:
- Выдать предписание об устранении недостатков.
- Наложить штраф:
- На компанию (юридическое лицо) — до 50 000 рублей.
- На должностное лицо, ответственное за ведение, до 5 000 рублей.
Материальная ответственность
Работодатель-организация отвечает за имущественный вред, причиненный работнику нарушением правил заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек. Если из-за задержки выдачи трудовой книжки или ошибок в записях работник не смог трудоустроиться на новое место, работодатель обязан компенсировать ему неполученный заработок за все время вынужденного прогула.
Дисциплинарная и уголовная ответственность
Лица, ответственные за ведение и выдачу трудовых книжек, в случае нарушения соответствующих правил могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения. В особых случаях, когда действия лица содержат признаки преступления (например, умышленная порча, хищение или подделка), наступает уголовная ответственность.
На какие ошибки обращает внимание ГИТ?
Несоблюдение работодателем установленного порядка ведения и/или хранения трудовых книжек создает прямую угрозу нарушения прав работника. Инспекторы ГИТ чаще всего фиксируют следующие нарушения:
- Неверное внесение сведений: указание лишней информации, не предусмотренной инструкцией (например, сведений о religioznyh убеждениях, взысканиях и т.д.). Это может быть расценено как нарушение порядка ведения трудовых книжек и повлечь административную ответственность по ч. 1, 2 ст; 5.27 КоАП РФ.
- Нарушение условий хранения: отсутствие сейфа (металлического шкафа), свободный доступ посторонних лиц к бланкам и книжкам.
- Отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении работника.
- Отсутствие приказа о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек.
Как избежать штрафов?
Чтобы минимизировать риски привлечения к ответственности, работодателю следует:
- Своевременно издавать приказ о назначении ответственного лица (и ознакамливать его под подпись).
- Обеспечить надлежащие условия хранения: трудовые книжки и чистые бланки должны храниться в несгораемых сейфах или запирающихся шкафах.
- Вести книгу учета движения трудовых книжек строго по установленной форме.
- Тщательно соблюдать инструкции по заполнению трудовых книжек и не вносить записи, не предусмотренные законодательством.
- Выдавать трудовую книжку работнику в день его увольнения.
Ведение и хранение трудовых книжек, это не просто формальность, а важная юридическая обязанность работодателя. Нарушение этих правил чревато серьезными финансовыми потерями для компании и личными штрафами для ответственных сотрудников. Грамотная организация кадрового делопроизводства и соблюдение требований ГИТ — залог спокойной работы и защиты прав как работодателя, так и его сотрудников.