С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) вопросы ответственности за их ведение и хранение стали особенно актуальными для как работодателей, так и самих работников. Законодательство четко распределяет обязанности и предусматривает санкции за их неисполнение. Давайте разберемся, кто и за что отвечает в 2026 году.

Основные принципы ведения ЭТК

С 1 января 2021 года для всех новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до этой даты, сведения о трудовой деятельности должны фиксироваться исключительно в электронном виде. Для работников, уже имевших бумажную трудовую книжку на 1 января 2021 года, работодатель может продолжать вести бумажный документ, но при этом обязан дублировать все записи в электронную систему. Сроки отказа от бумажного носителя законом не установлены.

Ответственность работодателя

Работодатель (организация или ИП) несет основную и наиболее широкую ответственность в рамках трудового законодательства.

Обязанность по ведению и передаче данных

Ключевая обязанность работодателя — своевременно и корректно передавать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в Социальный фонд России (СФР). Это означает:

• Вносить записи об устройстве, переводах, увольнении, отпусках и других событиях, влияющих на трудовой стаж.
• Оформлять эти записи в течение строго установленного законом срока (как правило, не позднее дня выплаты заработной платы за соответствующий период).
• Подписывать сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.

Обязанность по уведомлению и выбору формата

До 31 октября 2020 года работодатель был обязан письменно уведомить всех работников о возможности выбора формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный). При приеме на работу после этой даты уведомлять сотрудника об этом не требуется.

Если работник, имеющий бумажную книжку, подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

1. Сделать соответствующую запись в бумажном документе.
2. Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.
3. С этого момента вся ответственность за ее хранение и сохранность снимается с работодателя и переходит к работнику.

Важно: Переход обратно с электронного формата на бумажный законом не предусмотрен.

Ответственность за неисполнение обязанностей

За нарушения в сфере ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ и ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

• По ст. 5.27 КоАП РФ (неисполнение обязанностей по оформлению трудовых отношений):
  • Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
  • Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
• По ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ (непредставление сведений в СФР, в т.ч. подраздела 1.1 ЕФС-1):
  • Штраф от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

Наказанию также может подвергнуться руководитель организации или иное лицо, на которое возложены эти обязанности.

Ответственность работника

Работник также имеет определенные обязанности и несет ответственность:

• За хранение бумажной трудовой книжки. Если работник получил на руки бумажный документ (в т.ч. после перехода с ЭТК), он обязан обеспечить его сохранность. В случае утери работник должен незамедлительно заявить об этом работодателю для оформления дубликата.
• За предоставление достоверных сведений. Работник должен предоставлять работодателю точные данные о своей трудовой деятельности (например, о предыдущем месте работы) для корректного внесения записей.

Частые ошибки и риски для работодателя

На практике наиболее распространенные нарушения, ведущие к штрафам:

1. Несвоевременная передача сведений в СФР. Записи должны вноситься в день выплаты зарплаты за соответствующий период.
2. Отсутствие или некорректное оформление уведомления о выборе формата для сотрудников, принятых до .
3. Отказ выдать бумажную трудовую книжку на руки по требованию работника, перешедшего с ЭТК на бумажный носитель.
4. Непредставление подраздела 1.1 ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) в установленные сроки.
5. Потеря или порча бумажной книжки, выданной на руки работнику. Работодатель не несет за это ответственность, но должен оформить дубликат по заявлению работника.

Краткий итог: кто за что отвечает?

Основная и безусловная ответственность за ведение электронной трудовой книжки лежит на работодателе. Его задача, настроить процессы учета, обеспечить передачу данных в СФР в установленные сроки и правильно реагировать на заявления сотрудников о смене формата. Работник же отвечает за сохранность бумажного документа, если он им получен. Соблюдение этих простых правил позволит избежать значительных штрафов и проблем с контролирующими органами.