Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. Правильное её ведение, хранение, учет и выдача регулируются законодательством РФ. В статье подробно рассматривается, кто именно несет ответственность за эти действия, какие требования предъявляются к уполномоченному лицу и какие последствия могут наступить в случае нарушения порядка.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

1. Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
2. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), глава 9 «Трудовые книжки», статья 67.
3. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
4. Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс (2020‑2022 гг.) о назначении и ответственности уполномоченного лица.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно ТК РФ и Постановлению № 225:

• Работодатель (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель) обязан вести трудовые книжки своих работников.
• Для выполнения этой обязанности специально уполномоченное лицо назначается приказом (распоряжением) работодателя.
• В небольших организациях (до 10 работников) функции ведения могут выполнять руководитель или главный бухгалтер, но формально обязанность всё равно возлагается на уполномоченное лицо.

Кому может быть поручена эта функция?

Назначать ответственное лицо может любой работодатель, однако в практике чаще всего это:

• Главный бухгалтер;
• Специалист отдела кадров;
• HR‑менеджер;
• Ответственный сотрудник, получивший соответствующее удостоверение (при необходимости).

Назначение фиксируется в официальном приказе, в котором указываются:

1. ФИО назначаемого лица;
2. Должность и полномочия (ведение, хранение, учет, выдача трудовых книжек и вкладышей);
3. Дата вступления в силу приказа.

Обязанности уполномоченного лица

Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, уполномоченное лицо обязано:

• Вести запись о приёме на работу, переводе, повышении, переоформлении и увольнении работника.
• Обеспечить своевременную выдачу трудовой книжки новому сотруднику (не позднее 3‑х рабочих дней с момента оформления).
• Хранить трудовые книжки в надёжных условиях, исключающих их порчу, утрату или несанкционированный доступ.
• Вести учёт выдачи и возврата книжек (журнал выдачи/возврата).
• Подписывать и ставить печать (при её наличии) в записях, подтверждая их достоверность.
• Контролировать правильность оформления электронных трудовых книжек (если используется электронный формат).

Электронные трудовые книжки: новые нюансы ответственности

С 2021 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом сохраняются основные требования к ответственности:

• Работодатель обязан обеспечить наличие и своевременное заполнение ЭТК.
• Уполномоченное лицо (или уполномоченный ИТ‑специалист) отвечает за корректность внесения данных в электронный реестр.
• В случае задержки выдачи ЭТК, неверных записей или утраты доступа к системе, работодатель несёт административную ответственность (штрафы от 5 000 до 30 000 рублей в соответствии с частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ).

ПРИКАЗ
№ ___
«__» _______ 2025 г;

О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек,
приказываю:

Назначить Ф.И.О. (должность) ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них.
Уполномоченному лицу обеспечить:
 а) своевременную запись всех изменений в трудовых книжках;
 б) хранение книжек в надёжных условиях;
 в) ведение журнала выдачи/возврата.
Ответственность за выполнение данного приказа возлагается на руководителя организации.
Приказ вступает в силу с «__» _______ 2025 г.

Генеральный директор ___________________ (подпись)