Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные форматы (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка продолжает играть важную роль в трудовых отношениях. С ее помощью можно подтвердить стаж для назначения пенсии или социальных выплат, а также восстановить историю занятости.
Оформление трудовой книжки
Процедура оформления строго регламентирована Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными нормативными актами. Важно учитывать актуальные изменения в законодательстве:
- Новая форма: С 1 января 2023 года применяется новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда № 320н от .
- Первичное оформление: Если сотрудник поступает на работу впервые, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку. При этом с 2021 года при первичном приеме на работу кадровики ведут только электронные трудовые книжки (ЕФС-1), однако по письменному заявлению работника может быть заведена и бумажная.
- Переход на электронный формат: Цифровизация коснулась всех сфер, и трудовые отношения не стали исключением. С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация там отражена.
Основные правила заполнения
- Записи вносятся аккуратно, без помарок и сокращений.
- Даты записываются арабскими цифрами (день и месяц — двузначными, год, четырехзначными).
- Сведения о приеме, переводе и увольнении вносятся в строгом соответствии с формулировками ТК РФ.
- Каждая запись нумеруется в пределах соответствующего раздела.
Важно отметить, что Минтруд планирует изменять правила ведения трудовых книжек, чтобы исключить из них избыточные требования и устаревшие сведения, что сделает процесс оформления более современным.
Хранение трудовых книжек
Хранение бланков строгой отчетности и заполненных трудовых книжек, зона ответственности работодателя. Нарушение правил хранения может привести к серьезным штрафам.
Требования к хранению:
- Книга учета движения: Все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также выданные новые бланки, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек. Правда, после массового перехода на сведения о трудовой деятельности в электронном виде, бумажные трудовые книжки стали достаточно редким явлением, поэтому заполнение таких журналов стало не таким частым.
- Сейф или несгораемый шкаф: Бланки и заполненные документы должны храниться в металлических сейфах или несгораемых шкафах.
- Ответственность: За сохранность несет ответственность специально уполномоченное лицо (обычно кадровик), назначенное приказом руководителя.
Выдача трудовой книжки
Выдача документа на руки — процедура, требующая особого внимания, так как именно в этот момент риск утери документа максимален.
Когда выдается трудовая книжка?
- При увольнении: Выдается работнику в день прекращения трудового договора (последний рабочий день). В нее вносится запись об увольнении, ставяться подписи сотрудника и ответственного лица, а также печать организации (при наличии).
- При переходе на электронный формат: Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать ему бумажный документ на руки с соответствующей записью.
- По заявлению работника: В период действия трудового договора бумажная трудовая книжка на руки не выдается. Однако, по письменному заявлению сотрудника, работодатель обязан выдать ему заверенную копию или выписку из трудовой книжки в течение 3 рабочих дней.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель обязан по заявлению работника (с предоставлением подтверждающих документов) оформить дубликат. В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, а также сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.
Несмотря на постепенный отказ от бумажных носителей в пользу электронных систем ЕФС-1, знание правил оформления, хранения и выдачи классических трудовых книжек остается критически важным для специалистов по кадрам. Соблюдение норм Трудового кодекса РФ и актуальных инструкций Минтруда позволяет избежать юридических проблем и гарантирует сохранность трудового стажа сотрудников.