Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Как бумажные, так и электронные трудовые книжки (ЭТК) требуют строгого учета, правильного ведения и надежного хранения. Во избежание штрафов и юридических проблем работодатель должен четко понимать, кто именно на предприятии несет ответственность за этот важнейший кадровый процесс.
Кто несет ответственность по закону?
Согласно действующему трудовому законодательству, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Однако руководитель компании физически не может лично вести каждую книжку. Поэтому эта обязанность делегируется конкретному сотруднику.
Важно понимать разграничение:
- Общая ответственность, всегда на компании (работодателе). Если сотрудник не назначен, всю ответственность за учет книжек несет сама организация.
- Непосредственная ответственность — несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом работодателя.
Обязательно ли издавать приказ?
Один из самых частых вопросов: обязателен ли приказ, если в трудовом договоре директора (или иного сотрудника) уже прописано, что он ответственный?
Ответ однозначный: да, приказ издать необходимо. Указание обязанностей в трудовом договоре или должностной инструкции — это правильный шаг, однако приказ (или распоряжение) о назначении ответственного за трудовые книжки остается обязательным требованием законодательства. Именно приказ является тем самым правовым основанием для передачи данного объема трудовых обязанностей конкретному сотруднику.
Как назначить ответственного лица
Работодатель вправе поручить эту кадровую деятельность одному сотруднику (например, кадровику или бухгалтеру) или распределить ее между несколькими подчиненными. Процесс назначения включает несколько важных шагов:
- Выбор кандидата. Это может быть специалист отдела кадров, бухгалтер или иной сотрудник, чья квалификация позволяет вести данный учет.
- Обсуждение с сотрудником. В обязательном порядке ознакомьте с приказом самого сотрудника, который становится ответственным. Если он по каким-либо причинам имеет возражения по поводу назначения, их необходимо обсуждать заранее, так как сам приказ руководителя является важным бланком, и его соблюдать обязаны все работники организации без исключения.
- Издание приказа. Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства, в котором фиксируется дата начала полномочий ответственного лица.
- Ознакомление под подпись. Сотрудник должен расписаться на приказе, подтверждая, что обязанности и ответственность за достоверность сведений и качество работы ему понятны.
Что обязательно должно быть в приказе?
Основная часть приказа должна содержать следующие данные:
- Дату начала полномочий ответственного лица в отношении вверенных ему обязанностей.
- Ф. И. О. и должность сотрудника, назначаемого ответственным.
- Поручения другим сотрудникам (например, бухгалтеру — о выплате надбавки или отделу IT — о предоставлении доступа к системам учета).
- Сведения о лице, на которое возлагаются обязанности на период отсутствия (отпуск, больничный) основного ответственного сотрудника.
- Должность и Ф. И. О. руководителя, на которого возлагается контроль за исполнением приказа (обычно это сам директор).
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки правила назначения ответственного не изменились кардинально, но появились нюансы. Рекомендуем назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек отдельным приказом. Назначенный работник наделяется обязанностями по работе с ЭТК, что также фиксируется в приказе. Работодатель должен издать приказ по предприятию о вменении в обязанность данной функции и ответственности сотрудника за достоверность сведений, вносимых в информационные системы.
Какая ответственность грозит работодателю и сотруднику?
Ошибки в ведении, учете или хранении трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) влекут за собой серьезные последствия:
- Для ответственного сотрудника: дисциплинарная (замечание, выговор, увольнение), материальная (возмещение ущерба работнику, если из-за ошибок он потерял стаж или не смог устроиться на работу) и даже уголовная ответственность в случае умышленной порчи или хищения.
- Для работодателя (компании): административные штрафы со стороны трудовой инспекции за нарушение трудового законодательства. Если ответственное лицо не назначено приказом, штрафы налагаются на юридическое лицо в увеличенном размере.
Назначение ответственного за трудовые книжки — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового делопроизводства. Своевременно изданный приказ, грамотное распределение обязанностей и контроль со стороны руководства позволят избежать штрафов, судебных исков от сотрудников и обеспечат сохранность их стажа как в бумажном, так и в электронном виде.