Самое главное помнить: Работодатель несет первостепенную и не delegable ответственность за правильное ведение, хранение и выдачу трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним. Эта обязанность закреплена напрямую в законодательстве и не может быть полностью переложена на подчиненного. Однако для практической реализации работодатель обязан назначить специально уполномоченное лицо, которое будет выполнять эти функции на местах.

Нормативная база: на чем строится ответственность

Ключевыми документами, регулирующими этот вопрос, являются:

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от № 225 (далее — Правила № 225).
• Приказ Минтруда России от № 320н, утверждающий формы, порядок ведения и хранения трудовых книжек, в т.ч. электронных.
• Статья 5.27 КоАП РФ, устанавливает административную ответственность за нарушения трудового законодательства, в т.ч. в сфере работы с ТК.

Кто назначается ответственным? Ключевые принципы

Согласно п. 45 Правил № 225 и сложившейся практике:

1. Работодатель (юридическое лицо или ИП) — главный субъект ответственности.
2. Специально уполномоченное лицо — сотрудник, на которого работодатель приказом (распоряжением) возлагает конкретные функции по ведению, хранению, учету и выдаче ТК.
3. Типичный кандидат, сотрудник отдела кадров (начальник отдела кадров, специалист по кадрам, HR-менеджер).

Можно ли назначить нескольких ответственных?

Да, можно. Работодатель вправе:

• Назначить одно лицо (например, начальника отдела кадров), которое будет нести общую ответственность.
• Назначить нескольких лиц с распределением обязанностей (например, один отвечает за выдачу, другой — за хранение и учет).
• Однако в любом случае общая ответственность перед государственными органами (ПФР, Рострудинспекция) остается за работодателем.

Процедура назначения: как правильно оформить

Назначение должно быть оформлено в строгом соответствии с внутренними документами компании.

Подготовка и издание приказа (распоряжения)

Приказ должен содержать:

• Наименование документа («Приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками»).
• Дату и номер.
• Основание (ссылка на п. 45 Правил № 225, внутренние положения).
• ФИО и должность назначаемого лица (например, «Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним начальника отдела кадров Журову Ольгу Александровну»).
• Перечень конкретных обязанностей (можно ссылкой на должностную инструкцию).
• Дату вступления приказа в силу.
• Подпись руководителя (работодателя) и печать организации.

Ознакомление сотрудника с приказом и должностной инструкцией

Назначаемое лицо должно быть ознакомлено под роспись с:

• Изданным приказом.
• Должностной инструкцией, в разделе «Обязанности» которой обязательно прописаны все действия с трудовыми книжками.
• Нормативными актами (Правила № 225, Приказ Минтруда № 320н).

Отсутствие должностных обязанностей в трудовом договоре или инструкции — серьезный риск. В случае проверки ответственность может быть возложена и на само назначенное лицо по ст. 5.27 КоАП РФ.

Обязанности ответственного за трудовые книжки

К ним относятся, но не ограничиваються:

• Ведение ТК (оформление записей об изменении данных, вставок, вкладышей) в строгом соответствии с законодательством.
• Хранение ТК (в т.ч. невостребованных после увольнения) в условиях, обеспечивающих их сохранность от порчи, утери, несанкционированного доступа.
• Учет всех ТК (ведомость, журнал регистрации выдачи).
• Выдача ТК работнику по первому требованию (при приеме на работу, при увольнении, по запросу).
• Передача сведений в ПФР для формирования электронной трудовой книжки (ЭТК) в установленные сроки (форма СЗВ-ТД и др.).
• Контроль за правильностью оформления записей в ТК у руководителей структурных подразделений (если такая практика есть).

Ответственность: что грозит за нарушения?

Ответственность носит двойной характер:

Ответственность работодателя (организации/ИП)

• Административная (ст. 5.27 КоАП РФ): штрафы от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц; для ИП — от 5 000 до 10 000 руб. или дисквалификация.
• Гражданско-правовая: обязанность возместить работнику ущерб, причиненный неправильным ведением или утратой ТК (например, невозможность подтвердить стаж).
• Репутационный ущерб и сложности при проверках (ГИТ, ПФР).

Ответственность специально уполномоченного лица (должностного лица)

• Если в его должностной инструкции есть соответствующие обязанности, он может быть привлечен к административной ответственности по той же ст. 5.27 КоАП РФ в части, касающейся его действий/бездействия.
• Возможна дисквалификация (запрет на занимать должности в кадровых службах) на срок от 1 до 3 лет.
• Материальная ответственность по трудовому договору (если предусмотрена) за утрату документа.

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

С ведение ЭТК обязательно для всех работодателей. Это не отменяет, а дополняет обязанности ответственного:

• Ответственный должен обеспечивать своевременность и точность передачи сведений в ПФР (по формам СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М).
• Ошибка в данных, направленных в ПФР, приведет к некорректным записям в ЭТК работника, что равнозначно нарушению.
• Необходимо хранить и выдавать работнику информационную справку из ЭТК по его запросу.
• При увольнении работник имеет право на печать сведений из ЭТК на бумажном носителе за счет работодателя.

Практические рекомендации

1. Издайте официальный приказ о назначении ответственного. Это ваш главный документ в случае проверки.
2. Четко пропишите обязанности в должностной инструкции. Используйте формулировки из Правил № 225.
3. Обеспечьте условия для работы: сейф/закрытый шкаф для хранения ТК, журнал учета, бланки ТК, средства для заверения.
4. Обучите ответственного. Проводите регулярный внутренний аудит ведения ТК.
5. Контролируйте процесс. Руководитель (работодатель) должен периодически проверять отчетность ответственного и состояние документов.
6. При смене ответственного немедленно издайте новый приказ, проведите передачу дел по акту.

Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками — это не формальность, а критически важный элемент системы кадрового документооборота. Правильная организация этого процесса защищает компанию от крупных штрафов, судебных споров и проблем с подтверждением стажа сотрудников. Работодатель должен подходить к этому вопросу системно: назначить компетентное лицо, четко определить его обязанности, обеспечить ресурсами и постоянно контролировать исполнение.

Информация в статье основана на действующем законодательстве РФ (на 2026 год) и сложившейся практике. При необходимости уточняйте детали в актуальных редакциях нормативных правовых актов.