Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника․ С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе 1С:ЗУП․ Однако иногда возникает необходимость отменить ранее поданное заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки․ В этой статье мы разберём‚ как отозвать такое заявление‚ какие ограничения существуют и какие шаги нужно выполнить в 1С:ЗУП 8 и 1С:ЗУП 3․1․
Что такое заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки?
При приёме на работу работник заполняет заявление‚ в котором указывает‚ в каком виде будет вести трудовую книжку: бумажной или электронной․ Это заявление регистрируется в системе 1С:ЗУП и отправляется в Пенсионный фонд России (ПФР) для официального подтверждения․
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде‚ но с 2020 года он может выбрать электронный формат․ После подачи заявления работодатель не может изменить свой выбор‚ если не отозвал его․
Когда и зачем отозвать заявление?
- При ошибке в выборе формата (например‚ случайно выбрали бумажную вместо электронной)․
- При необходимости изменить формат в процессе работы (например‚ компания решила перейти на полностью электронный документооборот)․
- При необходимости исправить неверно указанные данные в заявлении․
Важно помнить‚ что отзыв заявления о переходе на электронную трудовую книжку законодательством не предусмотрен․ То есть‚ если вы уже выбрали электронный формат‚ отменить его нельзя – вы обязаны вести ЭТК до конца трудового договора․
Как отозвать заявление в 1С:ЗУП 8 (EFSOL)
Шаг 1․ Откройте раздел «Кадры»
В главном меню выберите пункт Кадры → Отчетность‚ справки → Журнал электронных трудовых книжек․
Шаг 2․ Создайте отзыв заявления
Нажмите кнопку Создать → выберите тип документа Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности․ В открывшемся окне выберите сотрудника и заявление‚ которое вы хотите отменить․
Шаг 3․ Заполните форму отзыва
В форме укажите причину отзыва (например‚ «Ошибка в выборе формата»)․ Убедитесь‚ что дата отзыва совпадает с датой подачи заявления‚ если это требуется․
Шаг 4․ Подтвердите и отправьте в ПФР
После заполнения нажмите Сохранить‚ затем Отправить в ПФР․ Система автоматически сформирует электронный документ‚ который будет передан в ПФР для регистрации отмены․
Шаг 5․ Проверьте статус отзыва
В разделе Отчётность‚ справки откройте Отчёт «Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․ Убедитесь‚ что статус отзыва – «Принято»․
Как отозвать заявление в 1С:ЗУП 3․1
Шаг 1․ Перейдите в раздел «Кадры»
В главном меню выберите Кадры → Отчётность‚ справки → Журнал электронных трудовых книжек․
Нажмите кнопку Создать → выберите тип документа Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности․ В открывшемся окне выберите сотрудника и заявление‚ которое вы хотите отменить․
Укажите причину отзыва и дату отмены․ Важно: если вы отменяете заявление о бумажной трудовой книжке‚ то после отзыва вы можете подать новое заявление о переходе на электронную․
Шаг 4․ Отправьте в ПФР
Нажмите Отправить в ПФР․ Система сформирует электронный документ и отправит его в ПФР․
Откройте Отчёт «Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и убедитесь‚ что статус – «Принято»․
Ограничения и нюансы
- Отзыв заявления о переходе на электронную трудовую книжку запрещён законом․ Если вы уже выбрали электронный формат‚ отменить его нельзя – вы обязаны вести ЭТК до конца трудового договора․
- Отзыв заявления о бумажной трудовой книжке возможен‚ но после отзыва вы можете подать новое заявление о переходе на электронную․
- Отзыв заявления не отменяет фактические записи в трудовой книжке․ Он лишь меняет формат ведения․
- Отзыв заявления должен быть оформлен работодателем․ Работник не имеет права самостоятельно отменить заявление․
- После отзыва заявления в системе 1С‚ ПФР обновит свой реестр․ Это может занять до 3 рабочих дней․
Что делать‚ если работник не определился с форматом?
Если работник до сих пор не выбрал формат (бумажный или электронный)‚ работодателю следует:
- Подтвердить‚ что в системе 1С у него нет активного заявления о выборе формата․
- Если заявление уже подано‚ но работник хочет изменить выбор‚ необходимо отозвать его (см․ разделы 3 и 4)․
- После отзыва подайте новое заявление‚ указав желаемый формат․
Практические советы
- Всегда проверяйте статус заявлений и отзывов в отчётах 1С‚ чтобы убедиться‚ что ПФР принял их․
- Сохраняйте копии всех электронных документов (PDF‚ XML) для внутреннего учёта․
- Если вы работаете в крупной компании‚ настройте автоматическую проверку статусов заявлений через API ПФР․
- При возникновении сомнений обращайтесь к консультанту по кадровым вопросам или в отдел кадров․
Отзыв заявления о выборе порядка ведения трудовой книжки – это важный инструмент‚ позволяющий корректировать ошибки и адаптировать кадровую политику компании․ Однако важно помнить о законодательных ограничениях: отменить заявление о переходе на электронную трудовую книжку нельзя․ Следуя приведённым шагам‚ вы сможете быстро и корректно отозвать заявление в 1С:ЗУП 8 и 1С:ЗУП 3․1‚ а также обеспечить правильное ведение трудовой книжки в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и ПФР․