Ознакомление работника с записями в трудовой книжке — это не формальность, а важная юридическая процедура, напрямую влияющая на защиту трудовых прав и будущие социальные гарантии (включая назначение пенсии). Неправильное оформление может привести к признанию записей недействительными и проблемам при увольнении.

Когда обязательно проводится ознакомление?

Обязанность работодателя ознакомить работника с каждой внесенной записью возникает в двух основных случаях:

При внесении любой записи (кроме увольнения)

• Прием на работу (запись о приеме).
• Переводы, изменения условий трудового договора.
• Награждения, поощрения.
• Изменение фамилии, имени, отчества.
• Любые иные сведения, подлежащие внесению в раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».

Процедура: После внесения записи в трудовую книжку и в личную карточку (Т-2) работодатель обязан вызвать работника и ознакомить его под роспись в личной карточке напротив соответствующей записи.

При увольнении (прекращении трудового договора) — ИСКЛЮЧЕНИЕ

Здесь действует особое правило из п. 35 Правил:

• При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (как в разделе «Сведения о работе», так и в разделе «Сведения о награждении»), заверяются:
• Подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (или работодателя).
• Печатью работодателя.
• Подписью самого работника.
• Ключевой момент: Подпись работника ставится непосредственно в трудовой книжке (после последней записи, сделанной у данного работодателя) и также в личной карточке.
• Таким образом, запись об увольнении — это единственный случай, когда подпись об ознакомлении ставится в самой трудовой книжке.

Как правильно провести процедуру ознакомления?

Рекомендуемый алгоритм действий для кадрового специалиста:

1. Внесение записи: Внесите необходимую запись в трудовую книжку работника и в его личную карточку (Т-2). Запись должна быть четкой, без исправлений, с указанием даты и подписью должностного лица.
2. Вызов работника: Пригласите работника в кадровый отдел. Если работник не явился, важно иметь доказательства попытки ознакомления (например, письменное уведомление).
3. Ознакомление: Покажите работнику внесенную запись как в трудовой книжке, так и в личной карточке. Объясните суть записи, если это требуется (например, при изменении условий договора).
4. Фиксация: Попросите работника поставить роспись (подпись) с расшифровкой (фамилия и инициалы) в личной карточке (Т-2) напротив соответствующей записи. В трудовой книжке при этом штамп «Ознакомлен(а)» не ставится!
5. Для увольнения: После внесения записи об увольнении и заверения всех предыдущих записей (подпись, печать, подпись работника), попросите работника поставить подпись в самой трудовой книжке (после текста записи об увольнении) и в личной карточке.

Особый случай: записи, внесенные до 1 сентября 2021 года

Действующие Правила вступили в силу с 1 сентября 2021 года. Если в трудовой книжке есть записи, сделанные до этой даты, и работник с ними не был ознакомлен в установленном порядке, рекомендуется:

• Ознакомить работника с этими старыми записями в порядке, действовавшем на момент их внесения (т.е. по старым правилам, где практика могла отличаться).
• При этом новое ознакомление (с 2021 года) должно проводиться строго по новым Правилам (подпись в личной карточке).

Типичные ошибки и их последствия

• Ошибка: Ставить штамп «Ознакомлен(а)» в трудовой книжке после каждой записи.
  
  Последствие: Нарушение Правил. При проверке это может быть зафиксировано как недочет.
• Ошибка: Не получать подпись работника в личной карточке (Т-2) при внесении записи (кроме увольнения).
  
  Последствие: Отсутствие доказательства того, что работник был проинформирован об изменении его трудовых данных. Это может стать основанием для оспаривания записи или требований о восстановлении прав.
• Ошибка: Не заверять подписью работника все записи в трудовой книжке при увольнении (только запись об увольнении).
  
  Последствие: Грубое нарушение п. 35 Правил. Записи могут быть признаны недействительными, что повлияет на стаж и, как следствие, на размер пенсии.
• Ошибка: Ознакомление с записями не в кадровом отделе организации, а, например, на рабочем месте или по email без подтверждающих документов.
  
  Последствие: Невозможно подтвердить факт и порядок ознакомления. Закон требует личного ознакомления и росписи.

Образец записи об ознакомлении (в личной карточке Т-2)

В разделе «Сведения о работе» личной карточки, после дублируемой записи, должно быть:

 _________________________ (подпись работника)
 Иванов И.И. (расшифровка подписи)
 "___" _____________ 20__ г.
 

Для записи об увольнении в трудовой книжке под текстом записи ставится:

 _________________________ (подпись работника)
 Иванов И.И. (расшифровка подписи)
 "___" _____________ 20__ г;
 

Соблюдение правил ознакомления с записями в трудовой книжке — это защита как работника, так и работодателя. Для работодателя это минимизация рисков трудовых споров и претензий со стороны проверяющих органов (ГИТ, ПФР). Для работника — гарантия того, что его трудовой стаж и все значимые события в трудовой книжке документально подтверждены и не будут оспорены в будущем, особенно при назначении страховой пенсии.

Источники: Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от N 1569, утратившие силу, и действующие аналогичные правила), Трудовой кодекс РФ, разъяснения контролирующих органов.