Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Согласно действующему законодательству, работодатель обязан ознакомить работника с каждой записью, внесённой в трудовую книжку, а также получить его подпись о таком ознакомлении. В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания, порядок проведения ознакомления, а также приведён образец записи «С записями в трудовой книжке ознакомлен».

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 84.1 (обязанность ознакомления с записями).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует форму и содержание записей, а также порядок их ознакомления.
• Постановление Правительства РФ от № 453 (в ред. от ) – уточняет требования к электронным трудовым книжкам.

Согласно пункту 4.2 Порядка № 320н, после внесения каждой записи в трудовую книжку работодатель должен:

1. ознакомить работника с содержанием записи;
2. получить его подпись о ознакомлении в специальной форме (личная карточка работника или иной документ, утверждённый внутренними локальными актами);
3. при увольнении ознакомить работника со всеми записями, сделанными в трудовой книжке за весь период работы.

Когда необходимо проводить ознакомление?

• При приёме на работу – после внесения записи о приёме (пункт 1 раздела «Сведения о работе»).
• При переводе на другую постоянную работу – после записи о переводе.
• При изменении условий трудового договора (изменение должности, оклада, режима работы и т;п.) – после соответствующей записи.
• При увольнении – работник должен быть ознакомлен со всеми записями, сделанными в книжке за весь период работы.
• При внесении иных записей (например, о награждении, о совместительстве, о приёме на внешнее совместительство).

Ознакомление проводится не позднее трёх рабочих дней с момента внесения записи, если иное не установлено локальными нормативными актами организации.

Как оформить ознакомление: образец записи

Законодательством не установлена единая обязательная форма записи о ознакомлении, однако на практике применяется следующий шаблон, который отвечает требованиям Порядка № 320н и судебной практики:

С записями в трудовой книжке ознакомлен.

Дата ознакомления: «__» __________ 20__ г.
Подпись работника: ______________________ (Ф.И.О.)

Подпись ответственного лица (кадровик/руководитель): ______________________

Этот текст можно разместить:

• в личной карточке работника (форма Т-2 или иная, утверждённая приказом организации);
• в отдельном журнале ознакомления с записями в трудовой книжке;
• в электронном виде – в системе электронного документооборота, если организация ведёт электронные трудовые книжки.

Важно, чтобы подпись работника была собственноручной, а дата соответствовала фактическому дню ознакомления.

Пример заполнения в личной карточке работника (форма Т-2)

Раздел VI. Ознакомление с записями в трудовой книжке

№ п/п Дата ознакомления Содержание записи, с которой ознакомлен Подпись работника Подпись ответственного лица
1 Приём на работу – инженер-программист Иванов И.И. Петрова А.С.
2 Перевод на должность ведущего инженера Иванов И.И. Петрова А.С.
3 Увольнение по собственному желанию Иванов И.И. Петрова А.С.

Особенности ознакомления при увольнении

Согласно пункту 4.3 Порядка № 320н, при увольнении работник обязан быть ознакомлен со всеми записями, внесёнными в трудовую книжку за весь период работы. Оформление осуществляется аналогично текущему ознакомлению, но в журнале (или карточке) делается отметка «Ознакомлен со всеми записями».

Пример записи:

Ознакомлен со всеми записями в трудовой книжке за период с по .

Дата ознакомления: «02» декабря 2026 г.

Подпись работника: ______________________ (Ф.И.О.)

Подпись ответственного лица: ______________________

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника – приводит к признанию записи о ознакомлении недействительной. Решение: всегда требовать собственноручную подпись.
• Неправильная дата (например, дата раньше фактического ознакомления). Решение: фиксировать дату в день проведения процедуры.
• Использование неутверждённой формы – может вызвать вопросы у инспекции труда. Решение: утвердить форму локальным актом (приказом руководителя) и строго ей следовать.
• Не ознакомление со всеми записями при увольнении – нарушение ст. 66 ТК РФ. Решение: перед выдачей трудовой книжки провести сверку всех записей и получить подпись об ознакомлении со всем набором записей.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Утвердить внутренний нормативный акт «Порядок ознакомления работников с записями в трудовой книжке», в котором прописать:
   • форму и реквизиты записи о ознакомлении;
   • ответственных лиц (кадровик, руководитель подразделения);
   • сроки проведения процедуры;
   • хранение журналов/карточек (не менее 50 лет после увольнения).
2. Ввести чек‑лист для сотрудников отдела кадров при каждом кадровом мероприятии (приём, перевод, увольнение).
3. При использовании электронных трудовых книжек обеспечить возможность электронной подписи работника (УКЭП) и хранения электронного журнала ознакомления.
4. Периодически (не реже одного раза в год) проводить внутренний аудит соблюдения порядка ознакомления.
5. Обучать ответственных сотрудников актуальным изменениям в законодательстве (например, поправки к Порядку № 320н).

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке – это не просто формальность, а важное гарантирование прав сотрудника на получение достоверной информации о своей трудовой деятельности. Правильное оформление записи «С записями в трудовой книжке ознакомлен» (образец представлен выше) помогает избежать споров с инспекцией труда, судебных разбирательств и обеспечивает прозрачность кадрового документооборота.

Соблюдая установленные нормы, используя утверждённые формы и фиксируя подписи работника, кадровая служба организации создаёт надёжную основу для корректного ведения трудовых книжек и защиты интересов как работника, так и работодателя.