Увольнение сотрудника — это не просто завершение трудовых отношений, но и важный юридический процесс, требующий строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ и Правил ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225). Одним из ключевых моментов является оформление записи об увольнении в трудовой книжке и вопрос о необходимости подписи работника с пометкой «Ознакомлен». В этой статье мы подробно разберём, когда и как правильно вносить запись об увольнении, требуется ли подпись «Ознакомлен» и какие ошибки чаще всего допускают работодатели в 2026 году.

Как правильно оформить запись об увольнении в трудовой книжке?

Запись об увольнении вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки в следующем порядке:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация идёт последовательно с первой записи о приёме на работу).
2. Графа 2 — дата увольнения (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, например: ).
3. Графа 3, формулировка основания увольнения с точной ссылкой на статью, пункт, часть Трудового кодекса РФ. Примеры:
   • «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ»
   • «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 статьи 81 ТК РФ»
   • «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 ТК РФ»
   • «Уволен за прогул, пункт 6 статьи 81 ТК РФ»
4. Графа 4, дата и номер приказа (распоряжения) работодателя об увольнении. Например: « № 47».

Важно! Формулировки должны быть точными и соответствовать формулировкам ТК РФ. Неправильные или сокращённые формулировки (например, «уволен по инициативе работодателя» без ссылки на статью) могут быть признаны нарушением и послужить основанием для восстановления на работе по решению суда.

Нужна ли подпись «Ознакомлен» в трудовой книжке при увольнении?

Нет, подпись «Ознакомлен» в самой трудовой книжке при увольнении в 2026 году не требуется.

Это один из самых распространённых мифов среди бухгалтеров и кадровиков. Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ № 225 от :

«Ознакомление работника с записями в трудовой книжке подтверждается его подписью на самом документе, за исключением случаев, когда трудовая книжка вручается работнику не на руки, а посредством почтового отправления (с его согласия).»

Однако в Письме Роструда от № ПГ/1445-1-1 и последующих разъяснениях (включая актуальные на 2026 год) чётко указано:

• Работник не подписывает запись об увольнении в трудовой книжке.
• Он подписывает приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а), что является достаточным подтверждением его ознакомления с основанием увольнения.
• Пометка «Ознакомлен» в трудовой книжке — это излишняя и неправомерная практика, которая не предусмотрена законом.

Важно! Некоторые работодатели до сих пор вносят в трудовую книжку запись «С записью ознакомлен» и просят работника поставить подпись — это нарушение. Такая практика может привести к:

• Неверному толкованию трудовой книжки при трудоустройстве в новой организации;
• Спорам с Рострудом и судами;
• Штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.

Когда требуется подпись работника на ознакомлении с записью?

Подпись работника требуется только в одном случае — при вручении трудовой книжки на руки в день увольнения. В этом случае работник подписывает расписку в получении трудовой книжки (обычно в форме, утверждённой работодателем или в личной карточке по форме Т-2).

Пример расписки:

«Я, _________________ (ФИО), получил(а) трудовую книжку от _________________ (ФИО, должность работодателя) _________________ (дата). Подпись: ___________»

Если трудовая книжка направляется по почте — работник должен дать письменное согласие на такой способ получения. В этом случае подпись на ознакомлении с записью в книжке не требуется вообще.

Что делать, если запись была внесена до 1 сентября 2021 года?

С 1 сентября 2021 года вступили в силу изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Однако для записей, внесённых до этой даты, действуют старые правила.

Если в трудовой книжке ранее была внесена запись об увольнении, но работник не был ознакомлен с ней под подпись — рекомендуется:

1. Сделать копию записи из трудовой книжки;
2. Внести эту запись в личную карточку сотрудника (форма Т-2) в графу «Сведения об увольнении»;
3. Ознакомить работника с этой записью под подпись в личной карточке.

Это — рекомендация (не обязательное требование), но она помогает избежать споров в будущем, особенно если работник позже обратится в суд с требованием восстановления на работе.

Особенности электронных трудовых книжек в 2026 году

С 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех новых сотрудников, а также по желанию действующих. При увольнении:

• Работодатель подаёт в Пенсионный фонд РФ форму ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности).
• В этой форме указываются все сведения о работе, включая увольнение — дата, основание, номер приказа.
• Работник может получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет ПФР.
• Подпись «Ознакомлен» в ЭТК не формируется — ознакомление подтверждается автоматически при получении уведомления о внесении записи.

Если работник имеет и бумажную, и электронную книжку — запись об увольнении вносится только в электронную, если он не подал заявление о сохранении бумажной.

Частые ошибки при оформлении увольнения

Вот наиболее распространённые нарушения, которые могут привести к юридическим последствиям:

1. Отсутствие ссылки на статью ТК РФ — например, «уволен по инициативе работодателя» без указания пункта 2 ст. 81 ТК РФ.
2. Неправильная формулировка — «уволен по сокращению» вместо «уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации».
3. Внесение пометки «Ознакомлен» в трудовую книжку — это не предусмотрено законом.
4. Неоформление расписки о получении трудовой книжки — даже если работник забирает её лично, расписка обязательна.
5. Задержка внесения записи — запись должна быть внесена в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).

Практические рекомендации для кадровиков и работодателей

• Всегда используйте штампы с готовыми формулировками увольнений, это снижает риск ошибок.
• Проверяйте запись в трудовой книжке два раза: перед внесением и после.
• Не вносите пометку «Ознакомлен» в трудовую книжку, это не требуется.
• Обязательно получайте подпись работника на приказе об увольнении и расписку в получении трудовой книжки.
• Для работников с электронными трудовыми книжками — следите за отправкой формы ЕФС-1 в ПФР в течение 1 рабочего дня после увольнения.
• Храните все документы по увольнению (приказ, расписка, копия трудовой книжки) не менее 75 лет (в соответствии с требованиями архивного законодательства).

Запись об увольнении в трудовой книжке, это не просто формальность, а важный юридический документ, влияющий на будущее работника. В 2026 году требование о подписи «Ознакомлен» в самой трудовой книжке не существует. Правильный порядок, это:

1. Точная формулировка основания увольнения с ссылкой на ТК РФ;
2. Внесение записи в день увольнения;
3. Подпись работника на приказе об увольнении;
4. Расписка в получении трудовой книжки.

Соблюдение этих правил защитит и работодателя, и сотрудника от споров, штрафов и судебных разбирательств. Не полагайтесь на устаревшие практики, следуйте актуальным нормам и разъяснениям Роструда и Минтруда.

Важно помнить: трудовая книжка — это история профессиональной жизни человека. Её нужно вести чётко, аккуратно и в полном соответствии с законом.