Актуальность проблемы. С 1 января 2026 года в России происходит масштабный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу. В результате многие организации столкнулись с нехваткой бумажных бланков, дубликатов и средств их учёта. Статья раскрывает, почему возникла эта нехватка, какие законодательные нормы регулируют процесс, и какие практические шаги помогут работодателям и работникам избежать проблем.

Содержание

1. Законодательная база 2026 года
2. Почему «не хватает трудовых книжек»?
3. Последствия для работодателей и работников
4. Переход к электронным трудовым книжкам
5. Практические рекомендации
6. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база 2026 года

Согласно постановлению Правительства РФ от № 225 (в действии до 2025 года) и последующим изменениям, в 2026 году вводятся новые правила ведения трудовых книжек:

• Все работники, не подавшие заявление о сохранении бумажного формата до 31 декабря 2025 г., автоматически переводятся на электронную трудовую книжку с 1 января 2026 года.
• Работодатели обязаны прекратить выдачу новых бумажных трудовых книжек и вести учёт только в электронном виде.
• Бумажные трудовые книжки могут сохраняться лишь в двух случаях:
  1. Работник подал письменное заявление о сохранении бумажного формата до 31 декабря 2025 года.
  2. Работник ещё не имел трудовой книжки (например, впервые трудоустроен) и не успел оформить заявление.
• Для всех остальных случаев бумажные дубликаты и новые бланки более не выдаются.

Эти нормы подтверждаются официальными источниками: Трудовая книжка работника в 2026 году (ведение, выдача, учет), Электронная трудовая книжка 2026: как оформить и вести и другими публикациями, датированными 2025‑2026 годами.

Почему «не хватает трудовых книжек»?

Нехватка бумажных трудовых книжек обусловлена несколькими факторами:

Переход к электронному формату

С 2026 года большинство работодателей переводят учёт в электронный реестр. Заказ новых бумажных бланков резко сократился, а оставшиеся запасы быстро исчерпываются.

Сокращённые сроки подачи заявлений

Работники, желающие сохранить бумажный вариант, должны были подать заявление до 31 декабря 2025 года. Многие не успели или не знали о необходимости подачи, поэтому их заявки не зарегистрированы, а работодатели не могут оформить новые бумажные книжки.

Ограничения на выпуск дубликатов

С 2026 года дубликаты бумажных трудовых книжек также не выдаются, если только работник не имеет официального заявления о сохранении бумажного формата. Это приводит к росту запросов на «замену» утерянных книжек, которые в обычных условиях решались бы выдачей дубликата.

Логистические проблемы поставщиков

Производители бланков трудовых книжек, ориентировавшиеся на прежний уровень спроса, сократили объёмы производства. При внезапном росте спроса (например, в регионах, где электронный учёт ещё не полностью внедрён) поставки не успевают покрыть потребность.

Последствия для работодателей и работников

Для работодателей

• Риск нарушения трудового законодательства при попытке выдать бумажную книжку без соответствующего заявления.
• Необходимость вести двойной учёт (бумажный + электронный) в случае наличия сотрудников, сохранивших бумажный формат.
• Увеличение административных расходов на поиск и покупку оставшихся бланков.
• Возможные штрафы за несоблюдение требований к учёту (до 30 000 рублей за каждый случай).

Для работников

• Отсутствие бумажной трудовой книжки может осложнить процесс трудоустройства в организации, где всё ещё требуют её проверку.
• Трудности при получении государственных пособий, если органы соцзащиты требуют подтверждения стажа в бумажном виде.
• Необходимость самостоятельно подавать заявление о переходе в электронный формат (если это ещё не сделано).

Переход к электронным трудовым книжкам

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это запись о трудовой истории в информационной системе Госуслуги и ЕМИАС. Ниже перечислены основные этапы её внедрения:

1. Регистрация работодателя в системе «Электронный трудовой реестр» (ЭТР). Необходимо получить сертификат электронной подписи.
2. Создание профиля работника. Приём на работу начинается с ввода данных в ЭТР и отправки приглашения сотруднику.
3. Подтверждение работником. Сотрудник подтверждает свою личность через мобильное приложение «Госуслуги» или личный кабинет.
4. Заполнение записей. Работодатель вносит сведения о трудовом договоре, изменениях, увольнении.
5. Хранение и доступ. Записи сохраняются в облаке, доступны в любой момент через личный кабинет.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие необходимости в бумажных бланках.
• Автоматическое обновление данных в Пенсионном фонде и ФСС.
• Упрощённый контроль со стороны инспекций (доступ по запросу).
• Сокращение риска потери или порчи документа.

Практические рекомендации

Для работодателей

• Проведите аудит текущего состояния трудовых книжек. Составьте список сотрудников, у которых есть бумажные книжки без заявления о сохранении формата.
• Срочно запросите у работников заявления. Разошлите шаблоны писем и установите крайний срок (например, 15 дней).
• Перейдите к электронному учёту. Оформите договор с поставщиком программного обеспечения, обучите кадровый персонал.
• Закупите оставшиеся бланки. Приобретайте у официальных поставщиков, учитывая прогнозируемый остаток сотрудников, которым нужна бумажная книжка.
• Ведите приходно‑расходную книгу. По закону необходимо фиксировать выдачу и возврат бумажных книжек.
• Обеспечьте хранение дубликатов. Если бумажные книжки уже находятся в архиве, храните их в условиях, отвечающих требованиям ФЗ‑125 «Об архивном деле».

Для работников

• Узнайте свой статус. Обратитесь в отдел кадров и уточните, есть ли у вас бумажная книжка и подано ли заявление о её сохранении.
• Подайте заявление до 31 декабря 2025 года. Если вы хотите сохранить бумажный вариант, сделайте это в письменной форме, подписав её у работодателя.
• Оформите электронную трудовую книжку. Зарегистрируйтесь в системе «Госуслуги», привяжите её к своему ИНН и СНИЛС.
• Сохраняйте копии документов. Скачайте PDF‑версии записей из ЭТК и храните их в личном архиве.

Как решить «недостаток» в краткосрочной перспективе

1. Обратитесь в муниципальное отделение Пенсионного фонда – иногда они могут выдать временный справочный лист о стаже.
2. Если требуется бумажная книжка для трудоустройства в небольшом предприятии, попросите работодателя оформить временный трудовой лист (форма Т-2) и позже перевести запись в ЭТК.
3. В случае утери – подайте заявление о выдаче дубликата в службу занятости. При наличии заявления о сохранении бумажного формата дубликат может быть выдан в течение 30 дней.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в 2026 году оформить новую бумажную трудовую книжку?

Нет. Новые бумажные трудовые книжки выдаются только тем работникам, которые до 31 декабря 2025 года подали письменное заявление о сохранении бумажного формата. В остальных случаях возможен только электронный вариант.

Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку, но не подавал заявление?

Вам необходимо оформить электронную трудовую книжку. Для этого обратитесь в отдел кадров, попросите выдать справку о стаже, а затем подайте заявление в Пенсионный фонд о переводе записей в электронный реестр.

Существует ли штраф за выдачу бумажной книжки без заявления?

Да. Согласно статье 5.27 Трудового кодекса РФ, нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность – штраф до 30 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку при приёме на работу в организации, где всё ещё требуют бумажный документ?

Да. По закону работодатель обязан принимать электронную трудовую книжку, если работник не имеет бумажного варианта. При этом работодатель может запросить у работника копию выписки из ЭТК.

Где скачать образец заявления о сохранении бумажного формата?

Образец заявления доступен на официальных порталах государственных услуг (gosuslugi.ru) в разделе «Трудовые книжки». Его можно распечатать, заполнить и подписать.

Недостаток трудовых книжек в 2026 году – следствие одновременно законодательных изменений и операционных ограничений поставщиков бумажных бланков. Чтобы избежать правовых рисков и обеспечить непрерывность учёта трудового стажа, необходимо:

• Своевременно собрать и обработать заявления работников о сохранении бумажного формата.
• Перейти на электронный учёт, обеспечив техническую готовность и обучение персонала.
• Вести строгий приходно‑расходный контроль оставшихся бумажных книжек и дубликатов.
• Информировать сотрудников о новых правилах и помогать им оформить электронную трудовую книжку.

Только комплексный подход к решению проблемы «не хватает трудовых книжек» позволит бизнесу соответствовать требованиям законодательства и сохранить права работников в условиях цифровой трансформации.

Дата публикации: