Ознакомление сотрудника с трудовой книжкой – обязательный процесс, который
проводится в момент приема на работу, а также при увольнении, переводе
и других кадровых изменениях. Правильное оформление позволяет избежать
конфликтов, подтвердить достоверность записей и выполнить требования
Трудового кодекса РФ и Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Законодательная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 65‑68, 71‑73.
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда РФ от № 120н).
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации – приказ о приёме на работу, приказ об увольнении, правила внутреннего трудового распорядка и др.
• Судебная практика (решения Верховного Суда РФ, постановления Пленума Трудового суда).

Почему ознакомление критически важно

Ознакомление защищает интересы обеих сторон:

1. Для работодателя – подтверждает, что работник был информирован о записях, что исключает претензии о «скрытых» сведениях.
2. Для работника – даёт возможность проверить правильность внесённых данных (даты, должности, основания увольнения) и при необходимости потребовать исправления.
3. Снижает риск возникновения трудовых споров и административных штрафов.

Этапы процесса ознакомления

1. Подготовка документации – формирование приказов, листа ознакомления, подготовка титульного листа трудовой книжки.
2. Приглашение сотрудника – в день подписания трудового договора (или в день увольнения) кадровый специалист приглашает работника к себе в кабинет.
3. Совместный просмотр – работодатель (или уполномоченное лицо) открывает трудовую книжку, указывает на каждую запись, объясняет её смысл и основания.
4. Подписание листа ознакомления – сотрудник ставит подпись, указывает ФИО и дату. Подпись фиксирует факт ознакомления.
5. Фиксация в личной карточке – в личной карточке работника делается запись о проведённом ознакомлении, прилагается копия листа ознакомления.

Кто отвечает за ознакомление

• Кадровый специалист (или HR‑менеджер) – основной исполнитель процесса.
• Руководитель подразделения – обязан обеспечить наличие всех необходимых документов.
• Ответственное лицо по охране труда/комплаенсу – при необходимости контролирует соответствие локальных актов требованиям законодательства.

Сопровождающие документы

Пример листа ознакомления (шаблон)

Лист может быть оформлен в произвольной форме, главное – наличие подписи и даты.

Особенности при увольнении

Согласно Положению о порядке ведения и хранения трудовых книжек 2022‑г.:

• Работник обязуется подписать титульный лист трудовой книжки после указания даты заполнения.
• Если работник отсутствует в день увольнения, приказ об увольнении и выдача трудовой книжки оформляются в порядке, установленном статьёй 80 ТК РФ (выдача в течение трёх рабочих дней).
• При увольнении необходимо оформить лист ознакомления с записью об увольнении и приложить его к личной карточке.

Ознакомление с записями, внесёнными до 1 сентября 2021 г.

Для записей, сделанных до , действует прежний порядок: не требуется подпись работника на титульном листе, однако рекомендуется всё равно оформить лист ознакомления, чтобы избежать спорных ситуаций.

Практические рекомендации

• Составляйте единый лист ознакомления, в котором перечислены все локальные нормативные акты (приказ о приёме, правила внутреннего трудового распорядка, положения о командировках и т.д.).
• Храните оригиналы листов в личных карточках, а копии – в электронном архиве.
• Проводите проверку записей совместно с работником: показывайте каждую запись, объясняйте её юридическое основание.
• Если работник отказывается подписать лист, фиксируйте отказ в письменной форме (расписка «Отказ от подписания листа ознакомления»).
• Обучайте кадровый персонал правилам оформления и подписи, чтобы избежать формальных ошибок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли оформлять отдельный лист ознакомления при каждом изменении записи?

Не обязательно. Достаточно одного листа, в котором указаны все записи, с указанием дат их внесения. При значительных изменениях (например, перевод, изменение условий труда) можно дополнить лист отдельным приложением.

Вопрос: Что делать, если работник обнаружил ошибку в записи?

Кадровый специалист в течение 5 рабочих дней вносит исправление в трудовую книжку и в личную карточку, а затем проводит повторное ознакомление с исправленной записью и фиксирует это в листе ознакомления.

Вопрос: Можно ли проводить ознакомление в электронном виде?

Да, при условии, что у работника есть возможность просмотреть электронную копию трудовой книжки (например, в системе «Электронный архив кадров») и подписать электронный лист ознакомления с использованием квалифицированной электронной подписи.

Вопрос: Кто несёт ответственность за отсутствие листа ознакомления?

Ответственность возлагается на работодателя (руководителя подразделения) за нарушение трудового законодательства, что может привести к штрафам от инспекции труда.

Ознакомление работников с трудовой книжкой – это не просто формальность, а важный элемент кадровой дисциплины, который защищает интересы обеих сторон и обеспечивает юридическую чистоту записей. Правильный порядок действий, наличие подписи работника и надёжное хранение листов ознакомления позволяют минимизировать риски трудовых споров и соблюсти требования Трудового кодекса РФ и Положения о ведении трудовых книжек.

Статья подготовлена на основе актуальной информации, доступной на .