Увольнение сотрудника – это ответственный процесс, требующий соблюдения ряда формальностей, установленных Трудовым кодексом РФ. Одним из вопросов, который часто возникает у руководителей и специалистов по персоналу, является необходимость ознакомления сотрудника с его записями в трудовой книжке при увольнении.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды занятости, должности, основания увольнения и др. По закону она ведётся в бумажном виде до 2025 года, после чего переход на электронный формат становится обязательным для большинства организаций.

Основные сведения, отражаемые в трудовой книжке

• ФИО сотрудника
• Дата и место рождения
• Сведения о образовании
• Место и период работы
• Должность и подразделение
• Основания увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.)
• Сведения о премировании, надбавках, отпуске

Правовая база: что говорит Трудовой кодекс?

Согласно статье 65 ТК РФ, при увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему:

1. Свидетельство о расторжении трудового договора.
2. Трудовую книжку (или её копию) с отметкой об увольнении.
3. Подтверждение о выплате всех начисленных сумм.

Кроме того, пункт 27 ТК РФ требует, чтобы в трудовой книжке была сделана отметка о «окончании трудовых отношений». Эта отметка вносится только после того, как сотрудник получит соответствующее подтверждение.

Нужно ли ознакомлять сотрудника с его записями?

Ответ на этот вопрос неоднозначен и зависит от нескольких факторов:

• Законодательные требования: Трудовой кодекс не предписывает обязательного ознакомления сотрудника с полной историей его трудовой деятельности перед увольнением.
• Практика HR‑службы: Многие компании включают в процедуру увольнения этап «информирования сотрудника о содержании его трудовой книжки» в целях прозрачности и уменьшения риска споров.
• Риски для работодателя: Если в дальнейшем возникнут вопросы о причинах увольнения, отсутствие подтверждения того, что сотрудник был проинформирован, может усложнить защиту компании в суде.

Что обычно делают в практике?

Стандартный порядок выглядит так:

1. Подготовка выписки из трудовой книжки, где указана дата увольнения и основание.
2. Предоставление сотрудникам копии этой выписки.
3. Ознакомление сотрудника с её содержанием в присутствии свидетеля (чаще – представителя HR).
4. Подписание актa ознакомления с подписью сотрудника (или его уполномоченного представителя).

Таким образом, хотя законодательно это не обязано, ознакомление с записями в трудовой книжке считается хорошей практикой, способствующей юридической защите компании.

Как правильно оформить процесс ознакомления?

Для того чтобы процедура была юридически корректной и минимизировала риск недоразумений, рекомендуется следовать следующим шагам:

• Подготовить документ‑акт «Об ознакомлении с записями в трудовой книжке». В нём указываются ФИО сотрудника, номер страницы, где находятся записи, дата увольнения и основание.
• Выдать копию выписки из трудовой книжки. Копию можно оформить в свободной форме, но в ней должны быть видны все отметки об увольнении.
• Провести встречу с сотрудником (или его представителем) и в присутствии свидетеля обсудить содержание документа.
• Получить подпись сотрудника (или его представителя) в акте, подтверждающем, что он ознакомился с записями.
• Сохранить акт в личном деле сотрудника и в архиве компании.

Пример оформления акта

Акт ознакомления с записями в трудовой книжке

Мы, ________________________ (ФИО сотрудника), 
подписали настоящий акт, в котором подтверждаем, 
что ознакомились с записями в трудовой книжке 
№ ___________ за период с __________ по __________. 

Подпись сотрудника: ______________________ 
Подпись представителя HR: _______________ 

Что делать, если сотрудник отказывается ознакомиться?

Если по какой‑то причине сотрудник не желает получать выписку или подписывать акт, работодателю следует:

1. Зафиксировать факт отказа письменно (например, в протоколе встречи).
2. Убедиться, что все обязательные документы (свидетельство о расторжении, выплата расчетного листа) предоставлены в полном объеме.
3. В случае дальнейшего спора иметь в архиве подтверждения о том, что попытка ознакомления была предпринята.

• Законодательно работодателю не обязательно проводить подробный разбор записей в трудовой книжке перед увольнением.
• Практически ознакомление с этими записями – важный элемент процедуры, способствующий прозрачности и снижению риска юридических споров.
• Оформление ознакомления должно быть документировано, подписано сотрудником (или его представителем) и сохранено в деле.
• При возникновении сомнений лучше всего проконсультироваться с юристом или специалистом по персоналу, чтобы убедиться, что все этапы соблюдены в полном соответствии с ТК РФ.

Таким образом, хотя заключать обязательное ознакомление с записями в трудовой книжке не требуется, рекомендуется проводить эту процедуру, чтобы избежать недоразумений и защитить интересы компании.