В России документы, подтверждающие личность и трудовую деятельность, играют ключевую роль в процессе трудоустройства, получения социальных льгот и оформления различных сервисов. Наиболее важными из них являются паспорт и трудовая книжка. Ниже представлен подробный разбор того, как они связаны, какие требования к ним предъявляются и как правильно подготовить все необходимые копии.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, а также начисленные и уплаченные налоги. Она выдается работодателем и хранится в личном деле сотрудника.

• Обязательна для большинства видов трудоустройства (Трудовой кодекс РФ, ст. 65).
• Включает 8 пунктов, которые должны быть заполнены при каждом изменении трудового статуса.
• Внутренняя сторона обложки указывает документ-основание с его наименованием, номером и датой.

Что такое паспорт?

Паспорт – основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Он содержит сведения о ФИО, дате рождения, месте жительства, фотографии и уникальный номер. Паспорт необходим:

• Для подтверждения личности при трудоустройстве.
• Для оформления социальных услуг, банковских операций, поездок за границу.
• Для получения других официальных документов.

Как связаны паспорт и трудовая книжка?

При заключении трудового договора работник обязан предоставить:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС.
• Документы воинского учета (для военнообязанных).
• Документы об образовании.
• Трудовую книжку (если работник уже имел трудовую деятельность).

Однако при подаче заявления на загранпаспорт в отделение МВД не требуется оригинал или копия трудовой книжки, заверенная отделом кадров.

Как оформить трудовую книжку?

Для получения трудовой книжки необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров работодателя.
2. Предоставить копии паспорта, СНИЛС и, при необходимости, воинского учета.
3. Заполнить ьный лист в присутствии сотрудника: ФИО полностью без сокращений, копировать данные паспорта.
4. Получить книгу, которую работодатель будет вести в течение всей трудовой деятельности.

Если вы ранее работали, но отказались от ведения трудовой книжки, при новом трудоустройстве её можно оформить как дубликат. Для этого понадобится:

• Скан-копия всех страниц трудовой книжки (без бликов).
• Сведения о трудовой деятельности в форме СТД-СФР в формате PDF и XML.

Как подготовить скан-копии документов?

При сдаче документов в Управление персонала необходимо предоставить:

• Скан-копию 2‑й и 3‑й страницы паспорта.
• Скан-копию страницы с актуальной информацией о регистрации по месту жительства.
• Скан-копию всех страниц трудовой книжки;

Важно:

• Скан без бликов на ключевой информации.
• Формат PDF для копий документов.
• XML формат для сведений о трудовой деятельности (СТД-СФР).

Электронная трудовая книжка

С 2026 года можно перейти на электронную трудовую книжку. Для этого:

1. Подайте заявление сотрудником о переводе на электронную трудовую книжку.
2. Соберите паспорт и СНИЛС.
3. Оформите перевод через работодателя или в МФЦ.

Электронная версия упрощает доступ к данным, но при этом сохраняется юридическая сила записей.

Когда трудовая книжка не нужна?

Согласно Трудовому кодексу РФ:

• Трудовая книжка не обязательна, если трудовой договор заключается впервые.
• Если работник поступает на работу на условиях совместительства.
• При оформлении паспорта не требуется наличие трудовой книжки.

Как собрать документы для трудоустройства?

При приёме на работу работник должен собрать:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС.
• Документы воинского учета (для военнообязанных).
• Документы об образовании.
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (если не первый договор).

Если ранее работали в других местах, к заявлению нужно приложить справки о прошлых периодах работы.

Практические советы

• Сохраняйте копии всех документов в электронном виде.
• При сканировании избегайте бликов и убедитесь, что все поля читаемы.
• Проверяйте актуальность данных в паспорте и трудовой книжке перед подачей заявлений.
• Если вы планируете сменить работодателя, не забывайте передать копию трудовой книжки новому работодателю.

Паспорт и трудовая книжка – два ключевых документа, которые вместе подтверждают личность и трудовую историю гражданина. Знание требований к их оформлению, правильной подготовке копий и понимание юридической базы поможет избежать ошибок при трудоустройстве, получении социальных льгот и оформлении различных сервисов.

Всегда храните оригиналы и копии в надёжном месте, а при необходимости сдавайте документы в электронном виде в соответствии с требованиями работодателя или государственных органов.