Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В неё вносятся сведения о приёме, переводе, повышении, увольнении, а также об изменениях личных данных (ФИО, дата рождения, семейное положение и др.). Согласно действующему законодательству РФ, большинство записей в трудовой книжке делаются на основании официальных документов, среди которых паспорт гражданина играет ключевую роль.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73, 77) – определяет порядок ведения и заполнения трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Федеральный закон от № 90‑ФЗ – регулирует порядок внесения записей об изменении личных данных.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда РФ от г.
Во всех этих нормативных актах указано, что основанием для внесения записи является документ, подтверждающий факт изменения. Для большинства изменений это именно паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
Какие записи в трудовой книжке требуют паспорта?
- Изменение фамилии, имени, отчества – при вступлении в брак, разводе, изменении имени по желанию.
- Изменение даты рождения – в редких случаях (ошибки в прежних записях).
- Изменение гражданства – при получении нового гражданства РФ.
- Указание места рождения – при исправлении ошибок.
- Смена места жительства (адреса прописки) – в случае необходимости указать актуальный адрес в графе «Место жительства» (не обязательный, но часто делается).
Для каждой из этих записей работодатель обязан запросить у сотрудника паспорт (или его копию) и оформить соответствующее письменное основание (приказ, приказ‑постановление, справка).
Пошаговая процедура внесения записи на основании паспорта
Шаг 1. Получение оригинала (или заверенной копии) паспорта
Работник предоставляет паспорт в оригинале или заверенную копию; При необходимости могут потребоваться:
- Свидетельство о браке (для изменения фамилии после замужества/женитьбы).
- Свидетельство о разводе (для возврата прежней фамилии).
- Документ о смене гражданства.
Шаг 2. Оформление приказа работодателя
В приказе указываются:
- Дата и номер приказа.
- Полные ФИО работника до и после изменения.
- Основание изменения (паспорт, свидетельство о браке и т.п.).
- Ссылка на статью Трудового кодекса.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Запись делается в следующем виде (пример для изменения фамилии):
Запись: Фамилия, имя, отчество (по паспорту) – Иванов Иван Сергеевич. Основание: Паспорт РФ, серия 45 12 № 345678, выдан г. (отделом УФМС России по г. Москве). Приказ № 123 от г.
Запись подписывается начальником организации и работником (при необходимости).
Шаг 4. Архивирование документов
К трудовой книжке прилагаются копии всех документов‑оснований. Они хранятся в личном деле сотрудника в течение всего периода трудового стажа.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли вносить запись без паспорта? | Нет. По закону запись об изменении личных данных должна быть подтверждена официальным документом – паспортом, свидетельством о браке, разводе и т.п. |
| Сколько времени даётся работодателю на внесение записи? | Запись в трудовую книжку должна быть внесена не позднее недельного срока со дня издания приказа (см. Инструкцию по заполнению трудовых книжек). |
| Что делать, если паспорт утерян? | Необходимо оформить новый паспорт и предоставить его работодателю. В случае утери временного удостоверения (внутренний паспорт) запись в книжку вносится только после получения нового. |
| Можно ли исправить ошибку в записи без нового паспорта? | Только если ошибка относится к другим документам (например, справка о браке). Для исправления ФИО без нового паспорта необходимо оформить заявление в органах ЗАГС о смене имени и получить соответствующее свидетельство. |
| Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение порядка? | За нарушение порядка ведения трудовой книжки предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для работодателя (от 1 000 до 5 000 рублей) и возможность оспаривания записей в суде. |
Примеры типовых записей
Изменение фамилии после брака
Запись: Фамилия, имя, отчество (по паспорту) – Петрова Мария Ивановна. Основание: Паспорт РФ, серия 70 03 № 123456, выдан г.; свидетельство о браке № 789 от г. Приказ № 45 от г.
Возврат прежней фамилии после развода
Запись: Фамилия, имя, отчество (по паспорту) – Смирнов Алексей Петрович. Основание: Паспорт РФ, серия 45 12 № 345678, выдан г.; свидетельство о разводе № 321 от г. Приказ № 78 от г.
Смена гражданства
Запись: Гражданство (по паспорту) – Российская Федерация. Основание: Паспорт РФ, серия 70 03 № 987654, выдан г.; документ о получении гражданства РФ. Приказ № 102 от г.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие подписи работника. Запись считается недействительной без подписи сотрудника, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами.
- Неправильный формат даты. В трудовой книжке используется формат ДД.MM.ГГГГ.
- Отсутствие ссылки на документ‑основание. В каждой записи обязательно указывается, какой документ (паспорт, свидетельство и т.д.) послужил основанием.
- Пропуск срока внесения записи. Запись должна быть сделана в течение недели после издания приказа; иначе работодатель может быть привлечён к ответственности.
- Запись в неправильный раздел. Изменения ФИО вносятся в раздел «Запись о приеме», а не в раздел «Запись об увольнении».
Записи в трудовой книжке, связанные с изменением личных данных, обязательно делаются на основании паспорта (или другого официального документа). Это требование закреплено в Трудовом кодексе и нормативных актах Минтруда. Соблюдение правильной процедуры – гарантия юридической чистоты трудовых отношений и защиты прав работника.
Дата актуализации статьи: . Информация взята из официальных источников и публикаций сайта «Все новости трудового законодательства».