При устройстве на работу каждый соискатель сталкивается с необходимостью предоставления ряда личных документов. Среди них — паспорт‚ СНИЛС и трудовая книжка. Эти три документа являются основополагающими в процессе оформления трудовых отношений в России. В этой статье мы подробно разберём‚ что представляет собой каждый из них‚ в каких случаях они требуются‚ каковы правовые аспекты их хранения и как избежать нарушений при их предоставлении.

Что такое паспорт‚ СНИЛС и трудовая книжка?

Паспорт гражданина РФ

Паспорт — это основной документ‚ удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории страны. Он содержит персональные данные: ФИО‚ дату и место рождения‚ пол‚ фотографию‚ подпись владельца‚ а также информацию о регистрации по месту жительства.

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65)‚ при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность. Это требование является обязательным — без него оформление трудовых отношений невозможно.

СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)

СНИЛС — это уникальный номер‚ присваиваемый каждому гражданину при регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Он используется Пенсионным фондом РФ для учёта страховых взносов‚ начисления пенсий и формирования индивидуального пенсионного коэффициента.

СНИЛС выдаётся всем гражданам‚ включая детей‚ неработающих и иностранных граждан‚ временно проживающих в РФ. При трудоустройстве работодатель обязан зачислить сотрудника на персонифицированный учёт — для этого требуется номер СНИЛС. Без него невозможно начисление страховых взносов‚ а значит‚ и формирование пенсионного стажа.

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносяться сведения о всех местах работы‚ должностях‚ переводах и увольнениях.

Согласно статье 66 ТК РФ‚ работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников‚ заключивших трудовой договор. Однако есть исключения:

• первое трудоустройство (трудовая книжка ещё не оформлена);
• работа по совместительству (если основное место работы уже имеет трудовую книжку);
• трудовая книжка утеряна или повреждена — в этом случае выдаётся новая по заявлению работника.

Важно: с 2021 года в России активно развивается электронная трудовая книжка. Работник может выбрать‚ какой вариант предпочесть — бумажный или электронный. Если он не подал заявление об отказе от бумажной книжки‚ работодатель обязан вести оба варианта одновременно.

Когда и как предоставлять документы при трудоустройстве?

Согласно Роструду и Роскомнадзору‚ предоставление документов должно происходить только при оформлении трудового договора и только с письменного согласия работника.

Правила предоставления документов:

1. Работодатель не имеет права требовать копии паспорта‚ СНИЛС или трудовой книжки до подписания трудового договора.
2. Документы предоставляются в оригиналах для сверки. Копии делаются работодателем на месте‚ с обязательным заверением подписью и печатью (если есть).
3. Работник вправе отказаться от предоставления документов‚ не связанных с трудовой деятельностью (например‚ копии водительских прав‚ ИНН‚ дипломов — если они не требуются для должности).

Что требуют по закону?

Согласно статье 65 ТК РФ‚ при заключении трудового договора работник обязан предъявить:

• паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• трудовую книжку (если есть);
• документ об образовании, если это требуется по характеру работы;
• военный билет — для военнообязанных мужчин;
• справку о наличии (отсутствии) судимости — если это предусмотрено законом для конкретной должности.

Можно ли хранить копии документов в личном деле работника?

Это один из самых спорных вопросов в трудовом праве.

Позиция Роскомнадзора

Роскомнадзор считает‚ что хранение копий паспорта‚ СНИЛС‚ ИНН и других документов в личном деле работника — это избыточная обработка персональных данных и может повлечь административную ответственность по статье 13.11 КоАП РФ (штрафы до 75 000 рублей для юридических лиц).

Позиция Минтруда и ПФР

Министерство труда и Пенсионный фонд РФ допускают хранение копий документов‚ но только при наличии письменного согласия работника на обработку его персональных данных. При этом рекомендуется:

• не хранить копии документов‚ не связанных с трудовой деятельностью (например‚ копии свидетельства о браке‚ медицинских полисов);
• вносить необходимые данные из документов в личную карточку работника (форма Т-2) — это основной документ‚ который законодательно обязателен;
• хранить копии только в защищённом месте‚ с ограничением доступа.

Рекомендации работодателю:

1. Получите от работника письменное согласие на обработку персональных данных (включая копии паспорта‚ СНИЛС‚ трудовой книжки).
2. Не храните копии документов в открытом доступе — используйте защищённые архивы (электронные или бумажные).
3. Предпочтительно вносить данные в личную карточку (Т-2)‚ а не хранить копии.
4. Уничтожайте копии документов при увольнении‚ если они не нужны для архивного хранения (по закону — не менее 75 лет для некоторых документов).

Цифровая трансформация: будущее паспорта‚ СНИЛС и трудовой книжки

В 2024–2026 годах в России активно обсуждается инициатива объединения всех ключевых личных документов — паспорта‚ СНИЛС‚ трудовой книжки‚ водительского удостоверения — в единый цифровой профиль гражданина.

Предложения от фракции «Новые люди» предполагают создание единой цифровой платформы‚ где:

• все данные будут храниться в защищённом виде;
• работодатель получит доступ только к необходимой информации через портал Госуслуг;
• снижается риск подделки документов;
• упрощается процесс трудоустройства и учёта стажа.

Такая система уже частично реализована: электронная трудовая книжка‚ цифровой СНИЛС и электронный паспорт (в тестовом режиме) — это шаги к будущему‚ где бумажные документы станут историей.

Что делать‚ если работодатель требует копии документов до трудоустройства?

Если вам требуют копии паспорта‚ СНИЛС или трудовой книжки до подписания трудового договора — это нарушение закона.

Ваши действия:

1. Положите руку на закон: ссылайтесь на статью 65 ТК РФ и разъяснения Роструда.
2. Откажитесь предоставлять копии до подписания договора.
3. Если требование настаивают, обратитесь в Роструд (через сайт или горячую линию) или в Роскомнадзор.
4. Запишите дату‚ время и имя сотрудника‚ который требует документы, это может понадобиться при жалобе.

• Паспорт — обязательный документ для удостоверения личности при трудоустройстве.
• СНИЛС — необходим для учёта страхового стажа и начисления пенсии.
• Трудовая книжка — подтверждает трудовой стаж; при отсутствии — оформляется работодателем.
• Копии документов можно хранить только с письменного согласия работника.
• Хранение копий в личном деле, рискованно с точки зрения законодательства о персональных данных.
• Лучшая практика: вносите данные в личную карточку (Т-2)‚ а не храните копии.
• Будущее — за цифровыми профилями: электронная трудовая книжка и единый цифровой документ станут нормой.

Помните: ваши персональные данные — это ваше право. Не позволяйте нарушать его. Знайте закон — и вы всегда будете в безопасности.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.