Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Внутри неё фиксируются сведения о месте работы, должности, окладе, сроках трудового договора и пр. Вопрос о том, ставится ли печать организации в трудовой книжке, часто возникает как у работодателей, так и у работников. Ниже разберёмся в правовых нормах, практических нюансах и актуальных тенденциях.

Что такое печать организации?

Печать – это официальная печать предприятия, учреждения или организации, которая подтверждает подлинность документов, выданных этой организацией. В трудовой книжке печать обычно ставится в разделе «Отдел кадров» и служит подтверждением того, что запись сделана действительно работодателем.

Где хранится печать?

Печать может быть:

• Физической (печатная, с гравировкой) – ставится на бумажный документ.
• Электронной – в цифровой форме, если компания использует электронный документооборот.

Правовые основы

Вопрос о печати в трудовой книжке регулируется рядом нормативных актов:

1. Трудовой кодекс РФ (ст; 23, 24, 28).
2. Федеральный закон «О трудовой книжке» (№ 151-ФЗ от 30 июня 1994 г.).
3. Приказы Минтруда РФ о порядке оформления трудовой книжки.

Согласно ст. 23 ТК РФ работодателю необходимо постоянно вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о трудовой деятельности работника. Печать организации в трудовой книжке не является обязательным пунктом, но она помогает подтвердить подлинность записи и облегчает проверку со стороны органов социальной защиты.

Когда печать обязательна?

Печать ставится в следующих случаях:

• При первом вхождении работника в трудовую книжку (первый пункт).
• При каждом изменении данных (смена должности, оклада, места работы).
• При выходе работника из организации (последний пункт).

Однако в некоторых случаях печать может быть заменена подписью руководителя и штампом отдела кадров, если это предусмотрено внутренними регламентами.

Практическая часть: как ставить печать в трудовой книжке

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления печати в трудовой книжке.

Подготовка документов

1. Получить оригинал печати организации.
2. Подготовить форму трудовой книжки (обычно это бумажный экземпляр, предоставляемый работником).
3. Убедиться, что в разделе «Отдел кадров» есть место для печати.

Внесение записи

1. Заполнить все обязательные поля: дату начала работы, должность, оклад, место работы.
2. Подписать запись руководителем отдела кадров.
3. Поставить печать в правом нижнем углу записи.
4. Сохранить копию записи для внутреннего учёта.

Проверка и хранение

После того как печать поставлена, запись считается официальной. Работник должен хранить трудовую книжку в надёжном месте, а работодатель – вести учёт всех изменений.

Электронные трудовые книжки и печать

С 2023 г. в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае печать в бумажном виде не требуется, поскольку подлинность подтверждается цифровой подписью и сертификатом.

• ЭТК хранится в системе «Госуслуги».
• Печатные записи заменяются электронными, а печать – цифровой подписью.
• Работник может получить электронный сертификат, подтверждающий его стаж.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли не ставить печать в трудовой книжке? – Да, если в внутреннем регламенте компании предусмотрено использование подписи руководителя и штампа отдела кадров. Однако для официальной проверки со стороны Фонда социального страхования печать обычно требуется.
• Что делать, если печать потерялась? – В таком случае необходимо получить новую печать в соответствии с регламентом организации и поставить её в копии трудовой книжки.
• Можно ли поставить печать в электронном виде? – Да, при использовании ЭТК печать заменяется цифровой подписью.

Печать организации в трудовой книжке не является обязательным пунктом по закону, но она считается хорошей практикой и повышает надёжность документа. В большинстве случаев печать ставится при каждом изменении данных, а также в момент первого и последнего вхождения работника в книгу. С переходом на электронные трудовые книжки печать будет заменена цифровой подписью.

Таким образом, если ваша организация ещё использует бумажные трудовые книжки, рекомендуется ставить печать в каждом пункте. При переходе на электронный формат – использовать цифровую подпись.