Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное оформление записей, включая проставление печати, имеет юридическое значение и влияет на последующее трудоустройство, получение пособий и пенсионных выплат. Ниже рассмотрены все ситуации, когда требуется ставить печать, где именно она должна располагаться и какие нормативные акты регулируют этот процесс.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑264‑16‑15 – разъяснение о необязательности печати при её отсутствии у организации.
• КонсультантПлюс – готовые решения и образцы оформления трудовых книжек (2024‑2026 гг.).

Где ставится печать при первичном оформлении трудовой книжки

Согласно пункту 4.2 Приказа № 320н, при первом заполнении трудовой книжки (то есть при приёме на работу) печать организации ставится на титульном листе (первой странице) книжки.

Расположение на титульном листе

1. В нижней части титульного листа, под строкой «Дата заполнения трудовой книжки».
2. Рядом с подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров или руководитель организации).
3. Если организация не имеет собственной печати, допускаеться использовать печать отдела кадров или иное уполномоченное подразделение.

Пример оформления:

Дата заполнения трудовой книжки:

Подпись: ______________________ (И.О. Фамилия, должность)

[Печать организации]

Печать при внесении записей о приёме на работу, переводе и увольнении
Запись о приёме на работу
После внесения сведений о приёме (раздел «Сведения о работе») печать ставится не требуется. Достаточно подписи уполномоченного лица. Однако многие организации ставят печать для дополнительной уверенности – это не противоречит законодательству, но и не является обязательным.
Запись о переводе (внутри организации)
Печать также не обязательна. Достаточно подписи руководителя и даты.
Запись об увольнении
Согласно пункту 5.1 Приказа № 320н, при увольнении запись о расторжении трудового договора заверяется:

подписью лица, уполномоченного на выдачу трудовой книжки;
датой выдачи;
печатью организации (или печатью отдела кадров) в нижней части записи;

Таким образом, печать при увольнении ставится непосредственно под записью об увольнении, обычно в той же строке, где указывается дата выдачи книжки.
Печать на копиях трудовой книжки
Если работник требует заверенную копию трудовой книжки (например, для подачи в другое учреждение), то:

На копии делается отметка «Копия верна»;
Ставится подпись уполномоченного лица;
Ставится печать организации (или отдела кадров) рядом с подписью.

Это подтверждает, что копия является точной reproduкцией оригинала.
Что делать, если у организации нет печати?
Согласно разъяснению Роструда (Письмо № ПГ/07‑264‑16‑16 от ), отсутствие печати не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку. В таком случае:

Записи заверяются только подписью уполномоченного лица;
В трудовой книжке делается отметка о том, что у организации отсутствует печать (можно написать в примечании: «Печать организации отсутствует»);
Такой документ имеет полную юридическую силу.

Однако, если у организации есть печать, её использование рекомендуется для избежания возможных вопросов со стороны контролирующих органов.
Частые ошибки и как их избежать


Ошибка
Последствия
Как исправить


Печать ставится на записи о приёме на работу
Несоответствие требованиям Приказа № 320н; может вызвать сомнения в достоверности записи
Убрать печать с этой записи, оставить только подпись


Печать отсутствует при увольнении
Запись может быть признана незаверенной
Добавить печать организации рядом с подписью и датой


Печать ставится на обложке или внутренней стороне листа, не связанной с записью
Не считается заверением конкретной записи
Перенести печать в соответствующее место (под запись об увольнении или на титульный лист при оформлении)


Используется чуждая печать (например, печать другой организации)
Нарушение достоверности документа
Удалить неправильную печать, поставить правильную


Рекомендации по практике

Определите ответственного за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров). Он должен знать, где и когда ставить печать.
Храните образцы правильно оформленных титульного листа и записей об увольнении – это упростит работу новых сотрудников.
Периодически проверяйте наличие печати у организации. Если она утеряна или повреждена, своевременно заказывайте новую.
При отсутствии печати фиксируйте это в внутреннем локальном акте (например, в положении о ведении трудовых книжек) и информируйте сотрудников.
Используйте только чёткие, читаемые оттиски. Смазанные или неполные печати могут вызвать вопросы при проверке;

Печать в трудовой книжке ставится в следующих случаях:

На титульном листе при первичном оформлении книжки (при приёме на работу).
Под записью об увольнении (в нижней части строки).
На заверенных копиях трудовой книжки.

При отсутствии собственной печати организации допустимо обойтись только подписью уполномоченного лица, сделав соответствующую отметку о falta печати. Соблюдение этих правил обеспечивает юридическую чистоту трудовой книжки и защищает права как работника, так и работодателя.
Следуя приведённым рекомендациям и опираясь на актуальные нормативные акты (Приказ Минтруда № 320н от , разъяснения Роструда, Трудовой кодекс РФ), вы сможете избежать типичных ошибок и оформить трудовые книжки в полном соответствии с законодательством;